Faktury cykliczne

Wystawiasz często dokumenty dla tych samych kontrahentów ? - faktury cykliczne wspomogą Twoją pracę :)

Nowa funkcja, jaka została właśnie udostępniona, pozwala na pełną automatyzację wystawianych faktur. Dzięki fakturą cyklicznym w pełni zautomatyzujesz wystawienie tych dokumentów oraz ich wysyłkę.

Jak utworzyć faktury cykliczne w afaktury.pl

Wystawienie dokumentów cyklicznych tak, aby co określony czas automatycznie same się tworzyły jest banalnie proste i możemy tego dokonać na 2 różne sposoby.

1. w momencie wystawienia faktury  - wystawiając fakturę, na samym dole formularza zaznaczymy okienko (check box ) : Ustaw jako faktura cykliczna

Po wybraniu tej opcji pokażą nam się takie dane jak:

Wystaw co - w tym miejscu wprowadzamy co jaki czas ma się wystawiać dokument  (np 1 miesięcznie)

Wybór okresu - co dzień, co tydzień, co miesiąc, co rok

Data rozpoczęcia - data od kiedy dokument ma się zacząć wystawiać

Adres e-mail do wysyłki -w to pole wprowadzamy adres email kontrahenta, na który ma zostać wysłany dany dokument.

Po wypełnieniu i zaznaczeniu tych opcji klikamy zapisz do bazy  - od tego momentu faktury cyklicznie same będa nam się tworzyły w wyznaczonym przez nas terminie.

2. z listy zapisanych faktur - w liście faktur pojawiła się kolumna cykliczny. Odnajdujemy wybrany dokument i klikamy w tej kolumnie przycisk utwórz. 

Wówczas otwierzy nam się okienko, gdzie wskazujemy i wybieramy co jaki  okres oraz z jaką częstotliwością dany dokument ma się utworzyć. Oczywiście po wskazaniu wszystkich opcji klikamy przycisk utwórz

Utworzona faktura pojawi nam się w zakładce Lista dokumentów -> dokumenty cyklicznie. W tym miejscu, w ustalonym terminie utworzy się dokument, który będzie podobny do tego, na podstawie którego go tworzyliśmy. Podgląd tego dokumentu otrzymujemy po kliknięciu w podgląd dokumentu.

Wzory dokumentów cyklicznych

Po utworzeniu faktury cyklicznej tworzy się w systemie jej wzór czyli podstawa na której tworzyć będą sie kolejne dokumenty.

Lista faktur wzorcowych dostępna jest z poziomu listy faktur cyklicznych, dzięki temu w dowolnej chwili możemy przeanalizować lub zedytować te dokumenty.

W liście wzorców cyklicznych dostępne mamy tabele z opcjami:

- Numer dokumentu wzorcowego / Edycja dokumentu

- Kontrahent

- Kwota brutto

- Okres - co ile, jkai czas wystawiać się ma dana faktura

- Data rozpoczęcia 

- Data wygenerowania ostatniego dokumentu 

- Data wygenerowania następnego dokumentu

- Status

- Edytuj czas

- Usuń

Dzięki czemu mamy szybki podgląd na jakiej podstawie dokument został utworzony, dla kogo, jak często i kiedy się automatycznie utworzy.

Dodatkowo mamy funkcję szybkiej zmiany jego statusu na nieaktywny lub aktywny - co daje nam pełną kontrolę nad danym wzorcem bez konieczności go usuwania.

Istotną cechą listy wzorców cyklicznych jest rozbicie jej na zakładki dla pozostałych dokumentów, ponieważ afaktury.pl umożliwia tworzenie dokumentów cyklicznych dla wszystkich typów szablonów jakie są dostępne w programie.

Poniżej przedstawiamy listę dokumentów cyklicznych jaka będzie możliwa do utworzenia na początek w naszym programie:

• Faktura

• Pro-forma

• Faktura zaliczkowa

• Faktura RR

• WZ

• Rachunek

• Oferta

• Zamówienie

Lista faktur cyklicznych - funkcje

W tym miejscu pokażą nam się wszystkie faktury utworzone cyklicznie na podstawie wzorca faktury i parametrów jakie sobie ustaliliśmy podczas tworzenia tego dokumentu.

Do dyspozycji mamy takie opcje jak:

wyszukiwarka, podział na lata i miesiące, mozliwość akceptacji dokumentu (funkcja kontroli faktur cyklicznych)

Akceptacja ręczna faktur cyklicznych

Jeżeli wygenerowana faktura jest zgodna z naszą potrzebą, zatwierdzamy ją przyciskiem Akceptuj znajdującym się w liście dokumentów cyklicznych co powoduje automatyczne przetworzenie jej w fakturę z numerem kolejnym i aktualną datą.

Dodatkowo o ile był wprowadzony adres email podczas jego tworzenia zostanie ta faktura na niego wysłana. 

 Akceptacja automatyczna faktur cyklicznych 

Zaznaczenie tej opcji podczas tworzenia faktury cyklicznej powoduje, że dany dokument od razu przerodzi nam się w właściwą fakturę a dodatkowo o ile podamy do niego adres email z automatu zostanie ona wysłana do adresata.

Jak zawsze czekamy na ewentualne uwagi dotyczące modułu faktur cyklicznych.

Najnowsze porady

• Jak szybko wystawić fakturę?
• Jak zautomatyzować proces wystawiania faktur?
• Jak uniknąć powszechnych błędów na fakturze?