Oferta handlowa jest przygotowywana przez przedsiębiorców, którzy starają się zdobyć nowych klientów, rozpocząć realizację ciekawych projektów, zwiększyć popularność i co za tym idzie – uzyskać większe zarobki. Dokument powinien zawierać szereg potrzebnych informacji zarówno o firmie, jak i przedmiocie oferty. Każde słowo należy dokładnie przemyśleć. Przedsiębiorca musi dobrze odgadnąć potrzeby odbiorcy, zapoznać się z jego oczekiwaniami, znaleźć lukę na przepełnionym rynku, zaoferować unowocześnienie strony internetowej czy poprawę jakości oferowanych usług bądź sprzedawanych towarów. Przygotowanie dobrej oferty wymaga wykonania wcześniejszego researchu, a dopiero później sprawnego działania z wykorzystaniem dobrego programu. 

Program do ofertowania – jak przygotować dokument?

Każdy element oferty handlowej powinien zostać dobrze przemyślany. W pierwszej kolejności należy wprowadzić znak firmowy, nazwę i adres potencjalnego klienta. Takie działanie sprawia, że odbiorca czuje się doceniony, a przygotowana oferta zostaje lepiej odebrana. Kolejnym krokiem jest przedstawienie firmy, która pragnie nawiązać współpracę. Nie trzeba pisać całej historii, ale dobrze jest wspomnieć o zdarzeniach czy osiągnięciach napawających dumą, czyli dużych realizacjach oraz projektach. Warto napisać o referencjach uzyskanych od dotychczasowych klientów. Każda z podanych informacji powinna potwierdzać profesjonalizm, zaangażowanie oraz świadczenie dobrej jakości usług. 

W dalszej kolejności w ofercie handlowej musi znaleźć się prezentacji produktu czy usługi. Używanie prostego języka to podstawa. Potencjalny klient powinien uzyskać informację, dlaczego właśnie autor oferty powinien zostać wybrany, czyli przedstawić korzyści płynące z nawiązania współpracy. Warto wspomnieć o wiedzy, doświadczeniu, umiejętnościach, zatrudnianiu najlepszych specjalistów czy bezustannym podnoszeniu kwalifikacji.
 

Następny punkt w ofercie handlowej to harmonogram prac, w którym pokrótce omówione zostaną konkretne etapy, czas potrzebny do ich realizacji oraz efekty. Jeżeli potencjalny klient uzyska potrzebną wiedzę i ma świadomość, jak będzie kształtować się współpraca, chętniej zdecyduje się na podpisanie umowy. To również doskonały sposób, żeby uniknąć frustracji czy negatywnych emocji w stosunku do wykonawcy usługi, jeżeli projekt wymaga więcej czasu.
 

W ofercie nie może zabraknąć wyceny, chociaż nie jest to łatwe zadanie. Cena jest uwarunkowana branżą i możliwościami klienta. Nie warto podawać jednej wartości, ale rozbić ją na kilka elementów. Wymagane jest także podanie wartości netto oraz brutto. 

Doskonałym pomysłem jest przedstawienie kilku wariantów cenowych, czyli klient ma świadomość, że może skorzystać z wersji podstawowej albo zdecydować się na bardziej rozbudowane rozwiązanie. Z kolei w ostatniej części należy umieścić dane kontaktowe, adres mailowy czy social media. 

Program do ofertowania – jakie funkcje ułatwią zarządzanie firmą?

Program do ofertowania pozwala przygotować estetyczną ofertę, która przekaże potencjalnemu klientowi wszystkie potrzebne informacje, pokaże, że przedsiębiorca jest godny zaufania, a także dba o szczegóły. Wszystkie działania odbywają się intuicyjnie, część danych pojawia się automatycznie, a do tego można wprowadzić szereg dodatkowych elementów, jak zdjęcia, logo czy pieczęć firmowa, które sprawią, że efekt będzie bardzo dobry. Oprócz oferty handlowej narzędzie pozwala na przygotowanie wielu innych dokumentów, a wśród nich także tradycyjnych faktur, zamówień, dowodów magazynowych i wiele innych. Wszystkie działania odbywają się intuicyjnie, a to dzięki dobrze zaprojektowanemu interfejsowi, który prowadzi przedsiębiorcę krok po kroku i usprawnia cały proces przygotowania dowodów księgowych.

Program do ofertowania  skraca proces przygotowania dokumentów, dzięki wbudowanym bazom kontrahentów i dostępnych towarów/usług. W jednym miejscu można zgromadzi wszystkie potrzebne informacje, co znacząco ułatwia fakturowanie, ofertowanie i tworzenie innych dowodów. Kiedy dane są pobierane z baz, można uniknąć błędów i pomyłek, a do tego przedsiębiorca oszczędza sporo czasu. 

Każdy dokument spełnia oczekiwania obu stron biorących udział w transakcji. Dostępne są różne szablony, które można bez problemu dopasować do własnych potrzeb i oczekiwań. Opcja wzbogacenia dokumentów o zdjęcia, logo czy znak firmowy pozwala jeszcze szybciej dotrzeć do odbiorcy dokumentu i wywołać dobre wrażenie. Praca nad renomą marki przekłada się na zdobycie nowych klientów i jednocześnie pozwala zabezpieczyć przed skorzystaniem z usług konkurencji. 

Program do ofertowania – ważne dodatki w systemie 

Kontrola płatności jest bardzo ważną funkcją, której nie może zabraknąć w dobrym programie do ofertowania. W tabeli znajduje się informacja o tym, czy płatność za dany dokument została  już uregulowany, a jeśli termin płatności został przekroczony, informacja pojawia się w systemie razem z dostępnymi opcjami. Jedną z nich jest skorzystanie z pomocy firmy windykacyjnej. Informację o dłużniku wysyła się z poziomu programu, a następnie czeka na efekty działania specjalistów. Pierwszym krokiem jest miękka windykacja, a jeśli nie przyniesie pożądanych efektów, sprawę można skierować do sądu. 

Używanie programu ma ułatwiać funkcjonowanie całej firmy, stąd każdy element wymaga sprawdzenia i weryfikacji. Aby przedsiębiorca nie musiał zmagać się ze wszystkimi zadaniami samodzielnie, ważną możliwością jest możliwość stworzenia subkont dla pracowników. Zatrudnione osoby otrzymują ograniczony dostęp do konta, mogą wystawiać dokumenty, wprowadzać towary do magazynu i wykonywać szereg innych działań. Jednocześnie nie muszą mieć wglądu do kosztów, z których można odczytać wynagrodzenie innych pracowników, jak i przychodów generowanych przez przedsiębiorstwo. Co ważne, w Afaktury.pl nie ma żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o ilość subkont. Może ich być kilka, ale również kilkanaście. 

Dzięki statystykom i raportom dokładnie wiemy, jak kształtuje się sytuacja w przedsiębiorstwie i czy nie ma konieczności wprowadzania zmian.