Archiwizacja dokumentów i nadawanie statusów w afaktury.pl

Lista dokumentów - czyli podręczne archiwum 

Jedną z podstawowych i najważniejszych funkcji w programie afaktury.pl jest możliwość zapisu dokumentu. Tworząc dokument, zarówno sprzedażowy ( np faktura, faktura zaliczkowa, faktura korygująca), jak i niesprzedażowy ( np. proforma, zamówienie, oferta), zapisujemy go poprzez kliknięcie Zapisz w menu górnym lub na samym dole dokumentu. 

Zapis spowoduje uwidocznienie dokumentu w liście dokumentów jak również wielokrotną jego edycję.

Statusy - do czego służą 

Zapisany dokument możemy oznaczyć odpowiednim statusem - w tabeli w liście dokumentów.


                           

Statusy można używać zgodnie z zapotrzebowaniem i oznaczać dokument  odpowiednim terminem oraz kolorem. 

Status można wielokrotnie zmieniać tak jak zmienia się np. proces sprzedaży.

W liście dokumentów zaproponowane są terminy, jednakże jest możliwość dodania do wyboru swoich własnych. 

W Ustawieniach -> statusy i dopiski  można dodawać własne statusy i  przypisać wybrany kolor tła. 

Status archiwizacja

Dokumenty, w tym faktury można wielokrotnie edytować i zmieniać treść.  W sytuacji, kiedy chcemy czy potrzebujemy zablokować taką możliwość, gdy faktura jest już rozliczona i nie powinno jej się juz edytować można dokument zarchiwizować wybierając status Zarchiwizowano.

                          

Wówczas taki dokument zabezpieczony jest przed usunięciem i edycją.

Można natomiast: 

• utworzyć pdf
• wysłać mailem
• ująć go w ewidencji i w pliku JPK
• stworzyć na jego podstawie „podobny”

Ważne!

Statusu archiwizacji nie da się cofnąć, proces ten jest nieodwracalny. 

Najnowsze porady

• Gdzie jest numer paragonu ?
• Odwrócony VAT
• Przelicz VAT