Faktura VAT jest dowodem używany do dokumentowania transakcji na rzecz przedsiębiorcy prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą.
Istnieją dwa sposoby przygotowania dokumentów. Pierwszą i jednocześnie coraz rzadziej wybierają opcją, jest ręczne uzupełnianie szablonu.

To bardzo pracochłonne zajęcie, gdyż trzeba skrupulatnie wpisać wszystkie informacje dotyczące kontrahenta, firmy, specyfiki towaru i zamieścić dodatkowe informacje. Po uzupełnieniu i sprawdzeniu wszystkich danych, fakturę należy dostarczyć do kontrahenta – najczęściej z wykorzystaniem usług oferowanych przez pocztę polską. Taki wybór generuje dodatkowe koszty i wymaga sporo czasu oraz zaangażowania.

Na szczęście istnieje alternatywa, czyli wystawianie dokumentów w programie do fakturowania. Nowoczesne narzędzie pozwala na szybkie i bezbłędne przygotowanie niezbędnych dowodów sprzedaży, ale ułatwia również prowadzenie ewidencji, rozliczanie na koniec miesiąca i pozwala sprawować kontrolę nad działaniami całego przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie jest nie tylko szybkie i wygodne, ale jeśli zajdzie taka konieczność — pozwala na wprowadzenie potrzebnych zmian. 

Jakie elementy muszą pojawić się na fakturze?

Zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w Polsce na fakturze VAT musi znaleźć się szereg informacji dotyczących zarówno nabywcy, jak i przedsiębiorcy oraz samego towaru czy usługi. Przedsiębiorca musi pamiętać o:

- dacie wystawienia dokumentu, 

- kolejnym numerze zgodnym z wybraną serią, 

- nazwie nabywcy oraz podatnika wraz z adresem, 

- numerach NIP (jeśli kupującym jest osoba fizyczna, trzeba wpisać numer PESEL), 

- dacie wykonania albo zakończenie dostawy towarów czy wykonania usług, jeśli jest inna od daty wystawienia dokumentu, 

- nazwie towaru albo usługi wraz z liczbą (miarą) oraz ceną jednostkową towaru bądź usługi (wartość netto za jedną sztukę, czyli bez podatku), 

- wartość towarów bądź usług – chodzi o zsumowaną wartość oferowanych produktów albo usług, 

- stawce podatku, 

- kwocie podatku liczonej od wartości sprzedaży netto, 

- kwocie należności ogółem (wartość brutto) stanowiącej sumę kwoty netto oraz wyliczonych podatków. 

Wymienionych informacji nie może zabraknąć na fakturze – w przeciwnym wypadku dokument jest nieważny i nie może zostać wykorzystany w ewidencji. W praktyce nie zostaje zakwalifikowany jako faktura kosztowa pomniejszająca przychody firmy. Jednak można wymienić również elementy, które mogą, ale nie muszą pojawić się na fakturze (zgodnie z art. 106e ustawy o VAT). Mowa o samofakturowaniu w przypadku, gdy kupujący samodzielnie wystawia fakturę, zamiast sprzedawcy. Jeśli przedsiębiorstwo działa na zasadach odwrotnego obciążenia, informacja o tym również musi znaleźć się na fakturze. Przedsiębiorca może zawrzeć informację o przyznanym rabacie, a także powinien wskazać termin płatności oraz numer konta, na który reguluje się zobowiązanie. 

Czy do wystawienia faktury potrzebny jest program?

Wystawianie dokumentów nie musi odbywać się przy pomocy programu do fakturowania. Jednak taki sposób jest lubiany nie tylko przez samych przedsiębiorców, ale również i kontrahentów, którzy otrzymują estetyczne dowody sprzedaży, bez błędów czy braków. To także najszybszy sposób fakturowania, na jaki może zdecydować się przedsiębiorca. Dzięki bazom towarów i usług oraz kontrahentów cały proces zostaje skrócony do minimum. Wystarczy wpisać NIP kontrahenta, a pozostałe dane uzupełniają się automatycznie. Z kolei w przypadku oferowanych produktów czy usług, do uzupełniania bazy warto powołać pracowników. Mogą oni uzyskać dostęp do wybranych funkcji konta i wspomóc przedsiębiorcę w uzupełnianiu informacji, które następnie ułatwiają wystawianie dokumentów. 

Przygotowanie jednej faktury zajmuje mniej niż minutę. Co ważne, kompletny i sprawdzony dowód sprzedaży może zostać automatycznie dostarczony do klienta. Wystarczy podać jego adres mailowy, a dokument jest przekazywany do nabywcy z poziomu programu. Drugą dostępną opcją jest zapisanie faktury na komputerze i samodzielne załączenie do wiadomości kierowanej do nabywcy. 

Dla porównania tradycyjne przygotowanie dokumentów zajmuje zdecydowanie więcej czasu, a efekt nigdy nie jest tak dobry, jak faktura przygotowana w profesjonalny sposób. Klienci otrzymujący faktury papierowe niestety rezygnują z takiej współpracy, gdyż załączenie dowodu do ewidencji kosztów w programie do fakturowania wymaga od nich dodatkowych nakładów pracy, których chcą przecież uniknąć.  

Jaki program do fakturowania wybrać?

Kiedy przedsiębiorca ma świadomość, że dobry program do faktur to podstawowe narzędzie do budowania dobrej relacji z kontrahentami, powinien wiedzieć, na jakie elementy zwrócić szczególną uwagę. Zacznijmy od intuicyjnej obsługi i bezpieczeństwa. Informacje występujące w systemie nigdy nie powinny wydostać się poza firmę. Prosty i intuicyjny interfejs gwarantuje szybkie wystawianie wszystkich dokumentów, przygotowywanie analiz oraz sprawowanie kontroli nad firmą. 

Nie warto wybierać trudnych w obsłudze i skomplikowanych programów, gdyż marnują czas i jednocześnie przyczyniają się do występowania błędów. Najważniejsze i najczęściej używane opcje mają widnieć na pierwszym planie, a w razie ewentualnych problemów wsparcie zespołu technicznego pomoże rozprawić się z nimi.

Program do faktur uruchamiany z poziomu chmury pozwala na wystawianie faktur bez względu na miejsce przebywania  czy używany sprzęt. Chmura oferuje również archiwum, w którym można zgromadzić wszystkie dokumenty wystawiane przez przedsiębiorstwo i otrzymywane od kontrahentów. 

Reasumując, ręczne wystawianie dokumentów jest niemodne i nieopłacalne. Zamiast tego zdecydowanie lepiej jest wybrać zaawansowane narzędzie, które ułatwia fakturowanie, sprawowanie kontroli i monitorowanie postępów firmy. Dzięki uzyskanym informacjom przedsiębiorca jest w stanie podejmować ważne decyzje, wprowadzać zmiany i generować jeszcze większe zyski.