Urząd Stanu Cywilnego zajmuje się rejestracją dzieci, które przychodzą na świat. Po narodzeniu rodzice mają 14 dni na dopełnienie wszystkich formalności.
To właśnie w urzędzie wydawany jest akt urodzenia, na którym widnieje szereg informacji, począwszy od imienia i nazwiska, przez dane rodziców oraz miejsce i datę urodzenia. Odpis aktu urodzenia otrzymuje się właśnie w Urzędzie i jest potrzebne do złożenia wniosku o wydanie dokumentów, zapisanie do szkoły i w wielu innych sytuacjach.
W dalszej kolejności każdy katolik po zameldowaniu dziecka zaczyna myśleć o sakramencie chrztu. Gdzie przechowywane są akty chrztu i jak można je uzyskać?

W jaki sposób uzyskać akt chrztu? 

Każdy chrzest musi zostać udokumentowany, gdyż udzielanie sakramentu jest podstawą do przyjęcia Komunii  Świętej, sakramentu bierzmowania, a następnie w dorosłym życiu – zawarcia małżeństwa czy wyboru kapłaństwa. Jeśli chrzest odbywa się w parafii, to zostaje zapisany w księdze chrztów i to właśnie w taki sposób powstaje niniejszy dokument.  

Akt chrztu zawiera nazwę parafii, w której udzielono sakramentu wraz z adresem oraz numer dokumentu. Dla przykładu Par. Św. Anny ul. Kościelna 7, nr 55/2022 oznacza, że sakrament chrztu odbył się właśnie w tym kościele. Numer 55 oznacza numer udzielanego chrztu. Na końcu widnieje rok, kiedy sakrament został udzielony. Pod numerem zostają umieszczone wszystkie dane dziecka, jego rodziców, rodziców chrzestnych. Na dokumencie widnieje także imię i nazwisko kapłana, który ochrzcił nowego członka kościoła katolickiego. 

Odpis aktu chrztu nazywany jest także świadectwem chrztu i jest przygotowywany przez kancelarię parafialną. To właśnie tam należy się udać po zakończonym nabożeństwie w celu uzyskania aktu, a także w dowolnym momencie życia, kiedy akt chrztu jest potrzebny do kolejnych wydarzeń w życiu chrześcijanina. 

Kancelaria parafialna to miejsce, gdzie gromadzone są wszystkie akty chrztu, a kopie wydawane są głównie przed przyjęciem kolejnych sakramentów, czyli bierzmowania, małżeństwa czy kapłaństwa. 

Księga chrztów to rozbudowana księga, w której widnieje kilkanaście rubryk z wyłączeniem jednej wolnej uzupełnianej tylko w szczególnych sytuacjach. Mowa o zmianie nazwiska dziecka, które zostało zaakceptowane przez sąd. W takim przypadku w rubryce pojawia się nie tylko nowe nazwisko, ale również sygnatura sądowego wyroku. 

Dodatkowa rubryka służy także do wpisywania informacji o kolejnych przyjmowanych sakramentach, a wśród nich Komunii świętej i bierzmowania, a następnie małżeństwa czy kapłaństwa. 

Kancelaria odpowiada za skrupulatne prowadzenia ksiąg religijnych aktów chrztów. Uzupełnianie dokumentacji nie należy do skomplikowanych, ale jest żmudnym zajęciem i wymaga precyzji, gdyż każdy błąd niesie za sobą szereg konsekwencji. Warto jednak zaznaczyć, że wpisywanie danych na temat chrztów nie musi odbywać się już tylko w tradycyjnej wersji. 

Jak uzyskać akt chrztu – forma elektroniczna

Parafie również korzystają z dobrodziejstw technologii i archiwizują dane religijne w nowoczesny sposób. Specjalny program wykorzystywany przed kancelarie parafialne ułatwia i zdecydowanie skraca czas potrzebny do odnalezienia informacji o konkretnych osobach. Program umożliwia wydrukowanie świadectwa, zaświadczeń oraz aktów. Mimo niewątpliwych zalet programów do gromadzenia i przechowywania informacji o parafianach papierowe księgi są cały czas skrupulatnie uzupełniane. 

Zapisana księga trafia do archiwum ksiąg parafialnych, które znajduje się w kurii biskupiej. Z kolei kopia księgi pozostaje w parafii, gdzie była uzupełniana. Uzupełnianie dwóch egzemplarzy ma na celu zabezpieczenie ważnych treści na wypadek zdarzeń losowych, zniszczeń, pożarów czy kradzieży, gdyż one również się zdarzają. Dane o chrzcinach są niezwykle istotne, stąd nie można pozwolić sobie na ich nagłe „zniknięcie”. 

Chrzest dziecka – kiedy i gdzie?

Kościół nie wyznacza daty chrztu, dlatego nie do końca wiadomo, kiedy jest dobry czas na ochrzczenie dziecka. Większość rodziców czyni to pomiędzy 1 a 2 miesiącem życia nowego członka rodziny. 

Nabożeństwo odbywa się w parafii odpowiedniej do miejsca zamieszkania, w którym mieszka się przez co najmniej 6 miesięcy. Wskazanie odpowiedniej parafii nie zawsze jest łatwe. Mowa, chociażby o sytuacji, kiedy rodzice wraz z nowo narodzonym dzieckiem mieszkają w jednym parafii, ale ze względu na budowę domu czy zakup mieszkania rodzice wiedzą, że już niedługo będą uczęszczać do innej parafii. W omawianej sytuacji trzeba porozmawiać z proboszczem. W większości przypadków rodzice wraz z księdzem dochodzą do wniosku, że udzielenie sakramentu powinno odbyć się w parafii, do której dziecko dopiero będzie należeć. Jest to uwarunkowane miejscem przechowywania dokumentów życia religijnego. Omawiana sytuacja nie rodzi żadnego sprzeciwu czy wątpliwości wśród duchownych, a decyzja należy do rodziców. 

Wybór przyszłej parafii jest uwarunkowany przede wszystkim brakiem dodatkowych formalności w trakcie przyjmowania kolejnych sakramentów, gdyż świadectwo chrztu jest już na miejscu. Można uniknąć starania się o wydawanie nowych dokumentów, przewożenia ich, gdyż w księdze znajdują się wszystkie informacje dotyczące chrztu. 

Zmiana miejsca zamieszkania a akt chrztu

Akt chrztu jest wydawany tylko i wyłącznie w parafii, której udzielono sakramentu i nie ma znaczenie czy rodzina mieszka w innej części Polski, a może i nawet kraju. Przed przyjęciem kolejnych sakramentów trzeba udać się do miejscowości, w której odbył się chrzest i w kancelarii parafialnej uzyskać świadectwo chrztu.   

W sytuacji, kiedy parafia rozrasta się i w jej miejscu powstaje zupełnie nowy kościół pod innym wyzwaniem, stara księga chrztów również tam pozostaje, stąd nie ma problemu z pozyskaniem potrzebnych dokumentów. 

Świadectwo chrztu powinno być pobrane przed przyjęciem sakramentu małżeństwa, ale nie należy się z tym zadaniem zbyt bardzo spieszyć, gdyż jego data ważności wynosi 3 miesiące. Akt chrztu wydany przed I Komunią Świętą czy bierzmowaniem nie może zostać ponownie wykorzystane, gdyż straciło swoją ważność.