Karta zgonu to dokument, który zostaje uzupełniony po śmierci człowieka. W zależności od miejsca, w którym doszło do zgonu, dokument może zostać wystawiony przez lekarza z przychodni w przypadku śmierci w domu albo pracownika oddziału szpitalnego, jeśli do zgonu doszło w placówce medycznej. Karta zgonu zawiera podstawowe informacje o zmarłym, czyli imię, nazwisko, datę urodzenia oraz śmierci, wykształcenie i inne dane. 

Bardzo ważne, aby w karcie znalazły się informacje o miejscu oraz przyczynie zgonu, a także (opcjonalnie) okolicznościach, które nawet w najmniejszym stopniu wpłynęły na zgon. 

Karta zgonu może zostać wystawiona przez lekarza pracującego w przychodni, do której uczęszczał zmarły, a jeśli jest to niemożliwe, to istnieje obowiązek wezwania pogotowia rachunkowego. Przybyły medyk wystawia kartę zgonu.
Jeśli śmierć nastąpiła w placówce medycznej albo opiekuńczej karta zgonu jest wydawana na szpitalnym oddziale, albo w placówce, w której przebywał członek rodziny. Jeśli konieczne jest wykonanie sekcji zwłok, karta jest wypisywana przez lekarza wykonującego sekcję i można ją uzyskać w zakładzie medycyny sądowej. 

Karta zgonu jest wydawana w jednym egzemplarzu, stąd często pojawia się konieczność uzyskania duplikatu. 

W jaki sposób otrzymać kopię (duplikat) karty zgonu? 

Kartę zgonu można uzyskać w tym samym miejscu, gdzie została ona wystawiona, czyli u lekarza, który zbadał zmarłego i stwierdził zanik wszystkich funkcji życiowych albo u pracowników szpitala czy placówki opiekuńczej. W celu uzyskania duplikatu trzeba się zgłosić do jednej z wymienionych instytucji/miejsc. 

Warto zaznaczyć, że kopia nie zostaje wydana przez Urząd Miasta/Gminy. Takie postępowanie jest uwarunkowane obowiązkiem strzeżenia danych osobowych używanych w celach statystycznych. Konieczne jest przygotowanie wniosku o ponowne wydanie karty zgonu albo ewentualnie zdecydować się na skorzystanie z kserokopii poświadczającej zgodność z oryginałem. 

Aby otrzymać dokumenty występujące w aktach zbiorowych rejestracji aktów stanu cywilnego, niezbędne jest stwierdzenie interesu prawnego wnioskodawcy. Jeśli istnieją nawet najmniejsze wątpliwości odnośnie do występowania interesu prawnego, odbywa się badanie kontrolne wykonywane przez kierownika urzędu stanu cywilnego. W praktyce oznacza to, że każda negatywna (odmowna) decyzja musi zostać poprzedzona postępowaniem wyjaśniającym. Brak interesu prawnego przekłada się na uzyskanie przez właściwy organ aktu władczego w postaci odmowy wydania duplikatu karty zgonu. 

Duplikat karty zgonu – kto może go wymagać? 

Statystyczna karta zgonu może być wymagana przez bank. W takim przypadku niezbędne jest przedłożeniu do GUS wniosku o jej wydanie.

W skład karty zgonu wchodzą trzy odcinki przeznaczone do: 

- rejestracji zgonu, 

- administracji cmentarza, 

- na potrzeby statystyki publicznej. 

Wydana karta zgonu trafia do małżonków, rodziców albo dzieci zmarłego, a druga jest kierowana do GUS w celach statystycznych. 

W sytuacji, kiedy bank albo inna instytucja wymaga wydania karty zgonu, można ją uzyskać w GUS po wykazaniu interesu prawnego. W większości przypadków będzie to postępowanie spadkowe po zmarłym. Jeśli GUS wyda negatywną odpowiedź i nie wyda wniosku, bank może bezpośrednio zgłosić się do instytucji. Bank jest wierzycielem i ma interes prawny, stąd ryzyko uzyskanie odmowy jest znikome. 

Jak uzyskać duplikat karty zgonu – kilka słów podsumowania 

Karta zgonu jest wystawiana przez lekarza rodzinnego albo pracownika placówki opiekuńczej czy szpitala. Wszystko zależy od tego, w jakim miejscu doszło do śmierci. W celu uzyskania duplikatu trzeba zwrócić się osobiście do wymienionych podmiotów. Wystosowanie odpowiedniego wniosku pozwala na uzyskanie kopii. Drugim rozwiązaniem jest zwrócenie się do GUS-u. W tym przypadku niezbędne jest wykazanie interesu prawnego.