Przedsiębiorcy przygotowują oferty handlowe w celu zapoznania potencjalnych klientów z towarami bądź usługami znajdującymi się w ofercie firmy. Estetyczny dokument to niemalże gwarancja sukcesu, gdyż odbiorcy zwracają uwagę na spójny charakter, wygląd, a także informacje, które zostają na nim przekazane. Kiedy oferta jest przygotowana językiem korzyści, a klient zrozumie, że zakup przedstawianych dóbr czy usług to najlepsza decyzja, na jaką może się zdecydować, przedsiębiorca może liczyć na owocną i długotrwałą współpracę, która oznacza wiele korzyści dla każdej ze stron.

Ofertę handlową najlepiej przygotować w programie do zarządzania firmą, gdyż cały proces jest ułatwiony, a finalny dokument prezentuje się bardzo estetycznie i zawiera wszystkie wymagane elementy. Nie ma też większych problemów z dostarczeniem dokumentu do klienta – odbywa się to z poziomu programu, wystarczy wpisać adres email odbiorcy i potwierdzić swoje działanie. 

Oferta handlowa PDF – jakich elementów nie może zabraknąć w dokumencie?

Oferta handlowa to bardzo charakterystyczny dokument, gdyż zawiera szereg informacji niezbędnych dla każdego potencjalnego klienta. Przede wszystkim oferta zawiera dane odbiorcy – adres, nazwę firmy czy imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej. Można wprowadzić również znak firmowy  czy logo – takie działanie cieszy się dużą aprobatą klientów i pokazuje, że sprzedawca bardzo stara się nawiązać dobrą współpracę.
 

Po wprowadzeniu danych klienta, na dokumencie automatycznie pojawiają się podstawowe informacje o firmie – oczywiście w przypadku, kiedy oferta handlowa jest przygotowywana przy pomocy programu. Numer i data wystawienia również powinny pojawić się automatycznie. 

Przechodzimy teraz do najważniejszej kwestii, a mianowicie opisu produktów. W pierwszej części dokumentu powinna znaleźć się krótka specyfika towarów i usług występujących w ofercie. Wśród informacji nie może zabraknąć ilości, jednostki miary, ceny netto, stawki VAT, ceny brutto oraz podsumowania. 

Wymienienie towarów czy usług i podanie ich cen nie wystarczy, aby zdobyć nowych klientów, dlatego należy zawrzeć również krótkie opisy napisane językiem korzyści. Właściwie dobrane słownictwo i prosty przekaz sprawią, że odbiorca będzie chętny do nawiązania współpracy. Nie warto używać technicznych zwrotów, trudnych słów czy skomplikowanych wyrażeń – klient niczego nie zrozumie i szybko straci zainteresowanie. 

Przedsiębiorca powinien zrobić wszystko, żeby wzbudzić zaufanie w potencjalnym kliencie. W tym celu przygotowuje się krótką historię firmy. Warto podać kluczowe informacje, czyli od kiedy działa na rynku oraz jaka jest aktualna pozycja jednostki. Warto pochwalić się uzyskanymi dyplomami i certyfikatami, a także przedstawić opinie innych klientów (w tym celu najlepiej załączyć link do strony internetowej z komentarzami). Takie działanie jest bardzo profesjonalne, a informacji zgromadzonych w ofercie nikt nie podważy. 

Oferta handlowa PDF – jak zwiększyć wiarygodność dokumentu?

Nie ma jednego wzoru ofert handlowych. Przedsiębiorca powinien skupić się na przekazaniu wszystkich potrzebnych informacji. Odbiorca ma mieć pełną świadomość, że dokument jest przygotowany specjalnie dla niego, z wcześniejszym sprawdzeniem informacji o firmie i jej potrzebach. Tylko takie oferty mają szansę sukcesu. Przygotowany i wysyłany do wszystkich jednakowy tekst nie będzie przekonujący i nie przyniesie pożądanych efektów. 

W ofercie handlowej warto dokładnie rozpisać harmonogram prac – szczególnie w przypadku wieloetapowych usług. Na końcu należy wymienić oczekiwane efekty i czas ich uzyskania. Rzetelna wiedza sprawi, że klient nie będzie odczuwał rozżalenia ewentualnymi niepowodzeniami czy zbyt długim działaniem. Przygotowanie dobrej oferty zajmuje sporo czasu, dlatego w wielu firmach są do tego dedykowani pracownicy, którzy najpierw skupiają się na odszukaniu potencjalnych klientów, poznają ich nieco lepiej, a następnie przygotowują pod nich ofertę. 

Co ważne, dobry program do zarządzania firmą pozwala przekształcić ofertę w:

- fakturę pro forma, 

- fakturę VAT, 

- rachunek, 

- zaliczkę, 

- zamówienie, 

-WZ. 

Jednym z dodatkowych elementów, który może pojawić się na ofercie to przedstawienie kilku wariantów cenowych. Pakiet podstawowy to oczywiście najkorzystniejsza cena, dlatego należy zaznaczyć, co wchodzi w jego skład. Z kolei droższe, bardziej zaawansowane pakiety dają więcej możliwości, pozwalają na skorzystanie z bardziej zaawansowanych funkcji i uzyskanie jeszcze lepszych efektów. Nawet jeśli klient zdecyduje się na wersję podstawową, wiedza o dodatkowych funkcjach jest bardzo przydatna i często jest wykorzystywana w późniejszym czasie. 

Oferta handlowa PDF – podsumowanie

Dobrze przygotowany i spójny dokument trafia do klientów i wywołuje w nich chęć nawiązania współpracy. Dlatego w końcowej części warto zawrzeć krótkie podsumowanie przedstawianej oferty, czyli wypunktować najważniejsze informacje, takie jak cena, termin realizacji, dostępne opcje. Należy też wskazać preferowany sposób kontaktu, czyli wpisać numer telefonu, adres email oraz inne przydatne informacje. 

Korzystając z programu Afaktury.pl przygotowanie oferty handlowej odbywa się szybko i sprawnie. Przedsiębiorca korzysta z gotowych szablonów, które ułatwiają wpisanie wszystkich potrzebnych informacji, a także gwarantują estetyczny wygląd. Tak przygotowany dokument wzbudza zaufanie i rodzi w odbiorcy chęć posiadania towarów czy skorzystania z usług, gdyż zdaje on sobie sprawę z korzyści płynących z takiego rozwiązania. 

Program do ofertowania ma także szereg innych funkcji, które ułatwią prowadzenie firmy. Mowa przede wszystkim o przygotowaniu estetycznych dokumentów, sprawowaniu kontroli nad płatnościami od klientów, a jeśli zajdzie taka potrzeba – nawiązanie współpracy z firmą windykacyjną. W programie funkcjonuje kalendarz, w którym przedsiębiorca wpisuje nadchodzące wydarzenia oraz terminy płatności. Następnie na numer telefonu czy podany adres mailowy otrzymuje przypomnienia.