Zamówienie stanowi bardzo ważny dokument w trakcie prowadzenia każdej firmy. Przede wszystkim pozwala na potwierdzenie transakcji, na którą zdecydował się klient, co w dalszej kolejności przyczyni się do jej realizacji i wystawienia faktury. Zamówienie musi zawierać wymagane informacje, które w dalszej kolejności przyczynią się do rzetelnej realizacji i pozwolą dostarczyć klientowi wszystkie potrzebne towary albo wyświadczyć zamówione usługi. 

Każda firma sprzedająca produkty powinna wystawiać zamówienia, gdyż to jedyny sposób na zachowanie ładu i porządku. Oczywiście im więcej jest zamówień, tym lepiej, gdyż przekłada się to na uzyskiwany zarobek, jednak wraz ze wzrostem popularności firmy pojawia się także więcej pracy i możliwych pomyłek. Dzięki udokumentowaniu zamówienia każda transakcja jest nie tylko dobrze opisana, ale przede wszystkim zawiera wszystkie wymagane informacje. Klient także otrzymuje potwierdzenie i ma pewność, że jego zamówienie zostało przyjęte, a następnie przekazane do realizacji. Z kolei w firmie sprzedającej na podstawie zamówienia można stwierdzić, ile towarów znajduje się jeszcze w magazynie, jakie jest zapotrzebowanie i czy ilość oferowanego towaru odpowiada stanom magazynowym. 

 Program do tworzenia zamówień — jak przygotować dokument?

Zamówienie jest bardzo przydatnym dokumentem, który pozwala zaplanować wszystkie prace związane z konkretną transakcję, sprawną realizację, a jeśli zaistnieje taka konieczność – uzupełnienie stanów magazynowych. Dokument jest potrzebny dla klientów, którzy chcą upewnić się, że zamówienie trafiło do konkretnego sprzedawcy, a proces realizacji został już rozpoczęty. Dokumentowanie zamówienia nie należy do skomplikowanych, ale warto wiedzieć, jakich elementów nie może zabraknąć na dowodzie.
 

Już na wstępie zauważmy, że przygotowanie zamówienia nie zajmuje dużo czasu i dzięki zastosowaniu dobrego programu do tworzenia zamówień odbywa się szybko i intuicyjnie. Zarządzanie firmą jest dodatkowo ułatwione dzięki opcji przekształcenia zamówień w faktury. Z doświadczenia wiemy, że mowa najczęściej o fakturze zaliczkowej albo tradycyjnej fakturze, gdyż przedsiębiorca realizujący zamówienie wymaga części albo całości zapłaty. To skuteczny sposób umożliwiający zachowanie wiarygodności. Kontrahent może otrzymać również fakturę PRO FORMA. Mowa o dokumencie, który nie jest zaliczany do dowodów księgowych, jednak znajdują się na nim ważne informacje związane z zamówieniem oraz uregulowanymi płatnościami. Można śmiało stwierdzić, że odgrywa rolę informacyjną. 

Program do tworzenia zamówień — jakie elementy musi zawierać zamówienie?

W zamówieniu muszą znaleźć się przede wszystkim informacje dotyczące konkretnej transakcji oraz detale związane ze zleceniem. Dokument zawiera numer, który jest zgodny z przyjętą numeracją oraz strony biorące udział w transakcji. Kolejne elementy to data oraz miejsce wystawienia, data sprzedaży oraz zakończenia zlecenia. 

Kolejne informacje dotyczą szczegółów zlecenia. Należy wpisać dane o towarze, czyli ile ma go być, podać wartość oraz cenę końcową. Na dokumencie trzeba wpisać także planowany sposób i termin zapłaty. Aby dokument stał się bardziej wiarygodny, podpisuje się go. Każdy przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że na rynku panuje ogromna konkurencja, stąd dbanie o klientów jest niezwykle ważne i przynosi bardzo dobre efekty. Zanim klient otrzyma fakturę, warto dostarczyć mu maila potwierdzającego rozpoczęcie realizacji zamówienia. Takie działanie wymaga nieco więcej pracy, ale jest w pełni profesjonalne. Wiadomość nie musi zawierać zbyt wielu informacji, ale daje klientowi pewność, że przedsiębiorcy zależy na obsłudze na najwyższym poziomie i pragnie przekazać wszystkie istotne informacje. Takie działanie pozwala na zbudowanie dobrej relacji z klientem i przełoży się na realizowanie kolejnych zamówień i satysfakcję odczuwaną przez obie strony. 

Program do tworzenia zamówień — dodatkowe funkcje programu

Program do zarządzania firmą umożliwia przygotowanie wielu dokumentów, które prezentują się estetycznie, zawierają wszystkie potrzebne informacje, a do tego ich przygotowanie odbywa się szybko i bez zbędnych komplikacji. Wybór odpowiedniego programu powinien być uwarunkowany intuicyjnym i prostym w obsłudze menu, w którym znajdują się wszystkie potrzebne dokumenty oraz informacje.
 

Zamówienia, faktury i dokumenty magazynowe warto wystawiać nie tylko w języku polskim, ale również innych językach odpowiadających preferencjom odbiorców. Oferowanie towarów czy usług w krajach Unii Europejskiej, czy w dalszych regionach świata nie jest niczym dziwnym, a wręcz zaczyna być standardowym działaniem wielu przedsiębiorców. Afaktury.pl to wybór firm stawiających się międzynarodowy rozwój i wielopoziomowy biznes. W programie dostępnych jest aż 31 języków. Aby wystawić dokument w obcym języku i walucie, wystarczy wybrać jedną z propozycji i w taki sposób budować doskonałą relację z klientem. 

Program do tworzenia zamówień  pozwala sprawować wielopoziomową kontrolę nad przedsiębiorstwem. Jest to możliwe ze względu na monitorowanie płatności od klientów. Terminy płatności wraz z numerami dowodów znajdują się w jednym miejscu – potwierdzenie przelewu zajmuje kilka sekund, a wgląd do tabelki pozwoli stwierdzić, kto jeszcze zwleka z płatnością i jakie działania można przedsięwziąć.
 

Z poziomu programu przygotowuje się statystyki i analizy, które ułatwią działalność przedsiębiorstwa, a także pozwolą podejmować skuteczne decyzje. W raportach brane są pod uwagę różnorodne parametry: począwszy od osiąganej sprzedaży, przez generowane koszty,  popularność poszczególnych towarów czy usług. Szeroki obraz sprawia, że przedsiębiorca może działać, a jeśli zajdzie taka potrzeba, wprowadzać modyfikacje albo rozbudować firmę. 

Wszystkie dokumenty mogą być odpowiednio zabezpieczone przy pomocy kodów QR i kodów EORI. Z kolei dodatkowe informacje przekazane na pieczęci graficznej czy logo sprawiają, że dokumenty prezentują się bardzo profesjonalnie i estetycznie.