Oferta handlowa jest przygotowywana w każdej firmie, bez względu na liczbę pracowników czy klientów. To najlepszy sposób na zaprezentowanie firmy, oferowanych towarów i usług, a przez co zwiększenie zysków. Dokument jest swego rodzaju wizytówką i może przynieść szereg korzyści pod warunkiem, że jest właściwie przygotowany. Oferta handlowa pozwala rozszerzyć działalność firmy, podbić nowe, zupełnie nieznane do tej pory rynki, poprawić sytuację jednostki, zatrudnić kolejnych pracowników i wspierać gospodarkę.

Wydaje się tak proste, jednak w rzeczywistości to sporo ciężkiej pracy, która przynosi doskonałe efekty. 

Samo tworzenie ofert handlowych jest bardzo ważne, gdyż dokument musi zainteresować, wywołać chęć posiadania i sprawić, że klient wybierze właśnie tę, konkretną ofertę. 

Tworzenie ofert handlowych – na co należy zwrócić uwagę?

Oferta handlowa zachęca do współpracy i przekazuje kilka informacji o dostępnych towarach czy usługach. W dokumencie nie może zabraknąć cennika, gdyż to właśnie cena w większości przypadków wpływa na decyzję podjętą przed klienta i umożliwia nawiązanie współpracy. Potencjalni klienci sprawdzają opinie i komentarze dotychczasowych odbiorców, dlatego ważne, żeby przedsiębiorstwo cały czas pracowało nad nienaganną opinią na rynku, oferowało dobrej jakości towary i staranną obsługę. Tylko w taki sposób można szybko uzyskać nowych klientów i prowadzić firmę, która przynosi sporo korzyści.
 

Już na początku należy podkreślić, że oferta jest przygotowywana dla konkretnej osoby czy firmy, tylko wtedy ma szansę przynieść dobre efekty. Tekst staje się wtedy zgodny z oczekiwaniami i potrzebami, przygotowuje się go na podstawie informacji uzyskanych ze strony internetowej potencjalnego klienta. Oferta składa się z kilku części, dlatego najważniejsze informacje, które mają największą moc i przyczynią się do podjęcia decyzji warto umieścić na początku, tak aby przyciągnęły uwagę i wzbudziły zainteresowanie. 

Tworzenie ofert handlowych – jakie elementy muszą znaleźć się na dokumencie?

Oferta handlowa składa się z kilku podstawowych elementów, które pozwalają przekazać odbiorcy wszystkie potrzebne informacje. W pierwszej kolejności należy zadbać o tytuł oraz nazwę firmy, czyli adresata oferty. Powinny widnieć na pierwszym planie. Należy też umieścić informacje o sprzedawcy, czyli jego nazwę i adres, ale również imię i nazwisko oraz numer telefonu osoby, z którą należy się kontaktować w celu uzyskania odpowiedzi na pytania oraz wyrazić chęć nawiązania współpracy.
 

Informacje kierowane specjalnie do oferenta mogą zostać umieszczone w stopce – wtedy prezentują się bardzo estetycznie i zwracają uwagę (w tym miejscu warto wprowadzić dane dotyczące głównej siedziby, wpisać numer NIP oraz KRS czy kwotę kapitału zakładowego). 

W przypadku bardzo rozbudowanych dokumentów należy zadbać o spis treści, co jest ważne również ze względu na zachowanie spójności i ułatwi odszukanie wiadomości, które interesują odbiorcę w danym momencie. 

W ofercie handlowej musi znaleźć się szereg informacji dotyczących podmiotu przygotowującego dokument. Oznacza to nic innego jak krótkie opisanie firmy. Warto wspomnieć o roku założenia, liczbie pracowników, charakterze prowadzonych działań, dobrze jest napisać również o osiągnięciach. 

Bardzo ważnym elementem jest portfolio, w którym znajdują się opinie dotychczasowych klientów razem z opisem wykonanych zleceń czy skończonych projektów. Tak przygotowany dokument będzie kompletny i wartościowy. Portfolio może występować jako jedna z części oferty, ale często zostaje dołączony również w formie linku, który przenosi do oddzielnej zakładki z krótką, ale treściwą historią wykonanych projektów. 

Na dokumencie musi widnieć cennik, gdyż żaden klient nie rozpocznie współpracy bez policzenia kosztów, jakie musi ponieść w celu skorzystania z usługi czy zakupienia towarów. Z oczywistych względów cena odgrywa niezwykle ważną rolę i jest jednym z najważniejszych elementów oferty handlowej. 

Dokładniejsze omówienie oferty, czyli przedstawienie towarów bądź usług to kolejna część. Używając prostych sformułowań i języka korzyści należy zawrzeć specyfikę oferowanych dóbr. Nie warto używać skomplikowanych zwrotów czy technicznych sformułowań, gdyż nie przyniosą pożądanych efektów. Nie należy też nadmiernie się rozpisywać – w przeciwnym wypadku potencjalny klient szybko straci zainteresowanie i nie zdecyduje się na podjęcie współpracy. 

W dokumencie muszą pojawić się korzyści ze współpracy nawiązanej pomiędzy dwiema stronami. 

Tworzenie ofert handlowych – co jeszcze warto wiedzieć o tym dokumencie?

Przygotowanie dobrej oferty handlowej wymaga czasu, ale sukces jest tak naprawdę uwarunkowany wieloma czynnikami, które trzeba wziąć pod uwagę. Skupienie się na kliencie jest niezwykle istotne i pozwala osiągnąć bardzo dobre rezultaty. Jednak na uwagę zasługuje także właściwy mailing. Kluczowe znaczenie odgrywa odpowiedni, przekonujący tytuł, który nie przejdzie niezauważony. To trudne zadanie, gdyż każdego dnia jesteśmy bombardowani setkami różnych bodźców i informacji, jednak przy odrobinie wysiłku może się udać. Nieatrakcyjny tytuł sprawia, że oferta przepadnie, zostanie niezauważona albo szybko wyparta kolejnymi wiadomościami. Wysilenie się na oryginalność w tym wypadku bardzo się opłaca. 

Skierowanie maila do właściwej osoby to również ważne zadanie. Jeśli dokument trafi do księgowego czy pracownika, który nie odpowiada za sprzedaż, istnieje duże ryzyko, że mail znajdzie się w koszu, zamiast skierowany do właściwej osoby. Przesyłanie oferty na ogólny adres mailowy sprawia, że odbiorcy w natłoku zajęć nie czytają dokładnie takich wiadomości, a ich wysyłanie nie przynosi żądnych efektów. Aby tego uniknąć, wystarczy wykonać telefon do firmy i poprosić o kontakt do osoby zajmującej się nawiązywaniem współpracy z kontrahentami. Ewentualnie zawsze można skierować wiadomość do właściciela czy kadry zarządzającej. Nie ma też przeciwwskazań w dostarczeniu oferty do kilku osób w jednej firmie. Najważniejsze, żeby została odczytana i przeanalizowana.