Program do fakturowania to narzędzie bardzo przydatne dla przedsiębiorców, które od 2018 roku jest wymagane przepisami prawa. Korzystanie z dobrego systemu pozwala nie tylko przygotować dokumenty, ale przede wszystkim stanowi skuteczne narzędzie do monitorowania zysków, kontrolowania kosztów oraz obserwowania, jak kształtuje się sytuacja firmy na rynku i czy działania konkurencji nie przyczyniają się do straty klientów. Co więcej, programy do faktur ułatwiają generowanie miesięcznych rozliczeń, raportów oraz ściganie dłużników, którzy nie regulują płatności za faktury. Alternatywą dla programu nie jest dłużej wystawianie dokumentów w sposób tradycyjny, czyli ręcznie.

Kilka lat temu można było korzystać z gotowych szablonów, jednak takie działanie wymagało sporo czasu i wiązało się z występowaniem wielu błędów. Jeśli w firmie nie korzysta się z dobrego oprogramowania wszystkie wyliczenia, raporty i analizy muszą być przygotowywane własnoręcznie, co wymaga nie tylko wiedzy, ale również i czasu, które brakuje większości przedsiębiorców. Jeśli właściciel nie chce samodzielnie prowadzić księgowości, może skorzystać z pomocy biura rachunkowego albo zatrudnić księgową. 

Program do fakturowania – dlaczego warto?

Dobrze dobrane narzędzie do fakturowania pozwala na szybkie i sprawne przygotowanie dokumentów i prowadzenie rozliczeń. Oprócz dowodów sprzedaży można przygotować również dokumentację magazynową i archiwizować dokumenty, czyli nie trzeba ich drukować. Takie działanie jest nie tylko ekologiczne, ale również pozwala zaoszczędzić sporo czasu i miejsca. Właśnie tak działają nowocześni przedsiębiorcy, którzy idą z duchem czasu. 

Narzędzie do fakturowania może być obsługiwane nie tylko na komputerze czy laptopie, gdyż doskonale sprawdzi się aplikacja mobilną, którą ściąga się na telefon. Dzięki temu wystawianie faktury może odbywać się bez względu na miejsce przebywania przedsiębiorcy – nawet w trakcie weekendu ze znajomymi czy dnia wolnego sprawy w firmie nie pozostają bez opieki. Takie działanie jest niemożliwe w przypadku wystawiania dokumentów w wersji papierowej. 

Po przygotowaniu faktur i innych dokumentów można je automatycznie umieścić w ewidencji, co ułatwia kontrolowanie sytuacji w firmie. Przedsiębiorca dokładnie wie, jak kształtują się zarobki poszczególnych pracowników, jaka jest suma wszystkich kosztów, a także jakie przychody wygenerowała firma w danym miesiącu. Wszystkie ważne informacje są zgromadzone w jednym miejscu, a przedsiębiorca może z nich skorzystać do woli. To właśnie dzięki analizom i statystykom w firmie można wprowadzać potrzebne zmiany, zdecydować się na rozbudowę jednostki, zmianę sprzętu czy skorzystanie z pomocy specjalistów do spraw marketingu. Takie działanie jest możliwe również bez pomocy programu, ale wymaga wielu godzin planowania, liczenia i analizowania, a tutaj wszystko odbywa się w pełni automatycznie. 

Czy trzeba mieć program do wystawiania faktur?

Przepisy prawa obowiązujące w Polsce zobowiązują przedsiębiorców do używania programów do fakturowania. Zmiana wprowadzona w 2018 roku ma na celu całkowite wyeliminowanie z obiegu dokumentów papierowych, które są nieekologiczne i niechętnie otrzymywane przez klientów. Taka decyzja ustawodawcy jest związana także z obowiązkiem generowania raportu JPK. 

Obowiązek wystawiania dokumentów w programie ma na celu zapobieganie nadużyciom podatkowym. Przedsiębiorcy nie będą w stanie dopuszczać się dłużej wyłudzeń podatku VAT, co stanowiło ogromny problem w naszym państwie. Od 2018 roku właściciele firmy nie mają wyboru i muszą prowadzić ewidencję wszystkich transakcji w programie do generowania faktur. Całkowicie zabrania się korzystania z dokumentów w wersji papierowej. 

Kiedy w systemie widnieją wszystkie wystawione faktury, generowanie plików kontrolnych JPK odbywa się w pełni automatycznie. Co ważne, faktury elektroniczne muszą mieć takie same elementy, co tradycyjne dokumenty, ale w porównaniu do starszych wersji prezentują się bardzo estetycznie i nie zawierają tak wielu błędów. Jedyną różnicą jest podpis, gdyż nie jest on wymagany w przypadku dokumentów elektronicznych. 

Jakie informacje muszą znaleźć się na fakturze elektronicznej?

Aby dokument mógł zostać określony nazwą faktura, musi zawierać wszystkie wymagane przez ustawodawcę elementy. Mowa o:

- tytule wraz z numerem, 

- dacie wystawianie dokumentu i miejscowości, 

- terminie uregulowania należności, 

- nazwie towarów bądź usługi, 

- dacie dostarczenia towarów bądź usług, jeśli różni się od daty wystawiania dokumentu, 

- jednostce miary, 

- liczbie produktów albo usług, 

- stawce oraz kwocie podatku VAT, 

- walucie, 

- ewentualnie kwocie przyznanych rabatów i upustów, 

- danych sprzedawcy i nabywcy wraz z adresem i numerem NIP, 

- cenie jednostkowej netto, 

- cenie jednostkowej brutto, 

- kwocie całkowitej netto oraz brutto zamówienia. 

Oprócz wymienionych elementów na dokumencie może pojawić się informacja o terminie i sposobie płatności. Istnieje również możliwość zawarcia dodatkowych informacji dla nabywcy. 

Czy trzeba mieć program do wystawiania faktur – kilka słów podsumowania

Programy do wystawiania faktur są obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce. Obowiązujące zmiany weszły w życie w 2018 i są ściśle związane z koniecznością przygotowywania plików kontrolnych JPK mających na celu zabezpieczenie przed oszustwami o podłożu podatkowym. 

Jeśli przedsiębiorca nie chce samodzielnie prowadzić księgowości i zarządzać firmą, może skorzystać z pomocy biura rachunkowego czy księgowej. W takim przypadku wysyła się jedynie dane do przelewu, nazwę kontrahenta i inne szczegóły potrzebne do przygotowania dokumentów. Pozostałe czynności są wykonywane przez powołane do tego osoby. 

Korzystanie z programu to nie tylko wystawianie faktur VAT, zaliczkowych, pro-forma i wielu innych. To również uzupełnianie magazynu, ściganie dłużników, wpisywanie do kalendarza ważnych spotkań i terminów płatności oraz nawiązywanie bardzo dobrej relacji z klientami nie tylko w Polsce, ale i Europie.