Faktura VAT to dokument wystawiany przez każdego przedsiębiorcę – to jedyny skuteczny sposób potwierdzania zawieranych transakcji. To dowód, który pozwala obliczyć dochód osiągany przez przedsiębiorstwo oraz pozwalający wyznaczyć kwotę podatku i składek do uregulowania. Ustawodawca warunkuje, w jakim terminie trzeba przygotować faktury, a także jakie podmioty mają obowiązek wystawiania faktur VAT. W przepisach wskazano także niezbędne elementy, których nie może zabraknąć w żadnym dowodzie sprzedaży.

Transakcje wyszczególnione na fakturze zostają opodatkowane podatkiem od towarów i usług. To cały schemat, o którym musi pamiętać każdy podatnik podatku od towarów i usług. Jego przestrzeganie jest narzucone przepisami. 

Przykładowe faktury VAT – kto ma obowiązek wystawiania dowodów sprzedaży?

Już na wstępie należy zaznaczyć, że wybrana część przedsiębiorców nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT. Mowa o podatnikach, którzy zajmują się czynnościami zwolnionymi z opodatkowania uwarunkowanego zwolnieniem przedmiotowym (czynność zwolniona na podstawie art. 43 ustawy o VAT) albo podmiotowym (zwolnienie z opodatkowania VAT do kwoty 200 tysięcy złotych). 

Podatnicy podatku od towarów zgodnie z obowiązującymi przepisami muszą dokumentować  każdą sprzedaż i dostawę towarów, a także świadczenie usług na rzecz innego podatnika albo osoby prawnej (służą do tego faktury). Udokumentowana zostaje także sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju oraz sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego podatnika VAT. Ta sama sytuacja dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz uzyskania całości bądź części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów albo wyświadczenia usługi – mowa o zaliczce. 

W wymienionych sytuacjach przedsiębiorca, nawet jeżeli nie jest czynnym podatnikiem VAT, ma obowiązek przygotować fakturę VAT dokumentującą sprzedaż towarów czy wykonanie usługi. Podatnik nie musi za to wystawiać faktur osobom fizycznym, określanych mianem konsumentów, chociaż i od tej zasady wymienia się pewne wyjątki, a dokładnie sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju oraz na terytorium kraju i wewnątrzwspólnotową dostawę nowych środków transportu. Podatnik ma obowiązek wystawienia faktury dla osoby prywatnej, jeżeli ta zgłosi takie żądanie. Jednak konsument ma na to maksymalnie 3 miesiące, liczone od końca miesiąca, kiedy odbyła się dostawa towaru albo wyświadczenie usługi bądź cała płatność została uregulowana. 

Jakie informacje zawierają przykładowe faktury VAT?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura może zostać przygotowana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wymaga się, aby dowód sprzedaży był wystawiony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron. Nie ma co ukrywać, zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na faktury w wersji elektronicznej, gdyż ich wystawianie nie zajmuje dużo czasu, a do tego są przechowywane w archiwum w chmurze, czyli nie trzeba ich drukować, a następnie szukać miejsca w gabinecie czy, co gorsza, wynajmować specjalnych pomieszczeń na gromadzenie wszystkich dokumentów (w potężnych przedsiębiorstwach wystawia się ich nawet kilkadziesiąt na miesiąc). To strata czasu i pieniędzy, kiedy program do fakturowania nie tylko wystawia dowody sprzedaży i inne dokumenty, ale ma także funkcję ewidencji i archiwizacji. 

Każda faktura musi zawierać wymagane przez ustawodawcę elementy i informacje, a wśród nich datę wystawienia oraz kolejny numer. Wymaga się podania szczegółowych danych osobowych obu stron – imię, nazwisko i nazwę podatnika oraz nabywcy wraz z adresem i numerem NIP albo innym numerem używanym do weryfikacji w celach podatkowych.

Na fakturze musi znaleźć się data wykonania albo zakończenie dostawy towarów czy wyświadczenia usługi, albo ewentualnie data przekazania zapłaty pod warunkiem, że data wystawienia faktury nie jest taka sama, jak data sprzedaży. Ustawodawca wymaga podania nazwy (rodzaju) towaru albo usługi, aby wyznaczyć kwotę do zapłaty, trzeba podać miarę i ilość dostarczanych towarów albo zakres świadczonych usług.

Kolejną niezbędną informacją jest cena jednostkowa towaru albo usługi (bez wykazanej kwoty podatku), podaje się kwoty upustów i obniżek, wliczając w to rabaty z tytułu wcześniejszej zapłaty (jeżeli nie zostały już doliczone do ceny jednostkowej netto). Wymaga się wpisania na fakturze wartości dostarczonych towarów bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto). Należy podać stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z wyszczególnieniem zastosowanych stawek i na końcu kwotę należności ogółem.

Program do fakturowania, czyli sprawdzony sposób prowadzenia firmy

Program do fakturowania, jak sama nazwa wskazuje, służy do wystawiania dowodów sprzedaży, ale to tylko jedna z bardzo wielu dostępnych funkcji. Przede wszystkim w programie i to bez konieczności pobierania na komputer można prowadzić całą ewidencję firmy. Przedsiębiorca dokładnie wie, jak kształtują się koszty uzyskania przychodu i jakie osiąga dochody, dzięki czemu może na bieżąco kontrolować sytuację, wprowadzać potrzebne zmiany i ustalać kolejne zamówienia. 

W programie dostępna jest opcja przygotowania ofert handlowych i wspomnianych zamówień. Bez żadnych problemów można wystawić też dowody magazynowe i inne dokumenty potrzebne w trakcie prowadzenia firmy. 

Program do fakturowania Afaktury.pl pozwala na szybką zmianę języka, w jakim wystawiany jest dokument, co ułatwi nawiązanie owocnej współpracy z zagranicznymi kontrahentami. Bardzo istotnym dodatkiem jest możliwość stworzenia subkont dla pracowników, którzy odpowiadają za przygotowanie dowodów księgowych, uzupełnianie stanów magazynowych oraz pilnowanie terminów płatności. Na szczęście nie ma żadnych ograniczeń odnośnie do subkont – przedsiębiorca może zarówno stworzyć jedno konto, jak i kilkadziesiąt. To on niego, czyli właściciela konta głównego zależy, jakie uprawnienia mają poszczególni użytkownicy. Konta w każdym momencie mogą zostać ograniczone albo nawet usunięte. 

Wybór intuicyjnego i prostego w obsłudze programu Afaktury.pl to skuteczny sposób prowadzenia działalności wraz z dodatkowymi korzyściami w formie statystyk, raportów i wsparcia księgowej.