GUS to skrót od nazwy Główny Urząd Statystyczny, który gromadzi informacje potrzebne do różnych badań, analiz i innych czynności.
W celu uzyskania dostępu do tych danych należy w pierwszej kolejności skontrolować wymagania techniczne. Używa się przeglądarek internetowych, a wśród nich Google Chrome, FireFox oraz Internet Explorer (wersja minimum 7.0). Trzeba także zaakceptować pliki Cookiem. Wydruki formularzy występują w formacie PDF, dlatego w celu odtworzenia danych potrzebny jest program Adobe Acrobat Reader – jest on całkowicie darmowy.

W jaki sposób zalogować się do GUS?

Aby uzyskać dostęp do danych zgromadzonych przez Główny Urząd Statystyczny, należy w pierwszej kolejności wpisać adres www.raport.stat.gov.pl.
W celu zalogowania się, trzeba wprowadzić dane uwierzytelniające oraz hasło, które zostało przekazane z US albo przez osobę odpowiadającą za zarządzanie sprawozdawczością w przedsiębiorstwie czy instytucji. Wymagane jest uzupełnienie formularza elektronicznego.

Po wejściu na stronę GUS i poprawnym logowaniu pojawia się ekran powitalny, na którym występuje kilka informacji na temat użytkownika.
Chodzi przede wszystkim o obowiązki sprawozdawcze, pojawią się także nieprzeczytane wiadomości widniejące w skrzynce odbiorczej.

W celu uzyskania danych statystycznych nagromadzonych przez urząd trzeba kliknąć ikonkę „sprawozdawca”, która rozbija się na dwie sekcje, jedna z nich to „lista jednostek sprawozdawczych obsługiwanych przez użytkownika” wyszczególniający jednostki, które pozwalają na realizacje obowiązków sprawozdawczych. Jeśli podmiot starający się uzyskać dane ma rozbudowaną strukturę organizacyjną, na jego liście znajdzie się więcej jednostek.
Chodzi o podmiot, który w systemie REGON ma zarejestrowane jednostki lokalne.
Z kolei druga sekcja to „lista aktualnych obowiązków sprawozdawczych”.

Kolejnym krokiem jest wskazanie przycisku „formularz”, który otwiera się w nowym oknie przeglądarki. Przed pierwszym pojawieniem się okna, należy udzielić zgody na pokazywanie wyskakujących okien dla witryny Portalu.
Sprawozdawca może zdecydować się także na kanał papierowy i w taki sposób otrzymać potrzebne informacje.

Jak uzyskać dostęp do GUS?

Aby poprawnie wypełnić formularz o uzyskanie danych GUS, trzeba wpisać szereg potrzebnych informacji. Jest to wykonywane w kilku formach – wskazanie pola wyboru, wybór właściwej pozycji w wykazie bądź wskazanie wartości do pól edycyjnych. Jeśli pojawią się jakiekolwiek trudności w uzupełnianiu formularza, należy skierować swojego kroki do pliku Pomoc.

Formularz składa się z kilku stron, które można uzupełniać w dowolnej kolejności. Zróżnicowana tematyka sprawia, że użytkownik powinien sprawdzić dokładnie całą strukturę formularza, dzięki czemu wpisywane dane są poprawne i nie wkradły się żadne braki albo nieprawidłowości. Informacje są ściśle związane z przedmiotem prowadzonej działalności/aktywności.  

Ustawodawca rekomenduje uzupełnianie formularza w sposób liniowy, czyli wpisywanie wszystkich potrzebnych informacji po kolei. W taki sposób ryzyko pominięcia poszczególnych rubryk jest stosunkowo małe, co przekłada się na dobry efekt i wpisanie wymaganych danych odnośnie do Jednostki Sprawozdawczej. Kiedy dane zostaną wpisane na jednej stronie, zostają automatycznie zapisane w momencie przechodzenia na kolejną stronę. Jeśli wypełnianie wniosku zostanie nagle przerwane, można zapisać stronę manualnie i powrócić do niej w dowolnym momencie.

Kiedy formularz jest gotowy, trzeba nacisnąć „zatwierdź formularz” albo potwierdzić przyciskiem znajdującym się na dole ostatniej strony formularza. Takie działanie przyczynia się do rozpoczęcia procedury sprawdzania poprawność danych widniejących w dokumencie. Jeśli w trakcie kontroli nie zauważono żadnych błędów czy nieścisłości, formularz zostaje automatycznie zapisany w systemie, a status użytkownika widnieje jako „zatwierdzony”.
To ostatnia czynność, którą wykonuje wnioskodawca. Portal Sprawdzający przekazuje drogą elektroniczną potwierdzenie przekazania sprawozdania.

Jak poprawić błędy w formularzu?

Po wpisaniu wszystkich danych Portal Sprawozdawczy odpowiada za przekazanie sprawozdania. Jednak wcześniej odbywa się kontrola poprawności danych. Takie działanie ma na celu zabezpieczenie przed wpisywaniem informacji niezgodnych z prawdą. Cały proces jest wykonywany w trakcie przechodzenia z jednej strony na drugą oraz w momencie, kiedy wnioskodawca kliknie przycisk „zapisz stronę”.

Występuje kilka rodzajów błędów. Mowa o pomyłkach bezwzględnych oraz uznaniowych. Pierwsza grupa błędów uniemożliwia uzyskanie akceptacji formularza, a z kolei błąd uznaniowy ma przypisany charakter informacyjny, który nie blokuje tej opcji. Kiedy na ekranie pojawi się informacja o występującym błędzie, można momentalnie podejrzeć, o co chodzi. Pomyłki można sprawdzić także w panelu błędów wywołanym oraz ukrywanym przy pomocy przycisku „pokaż/ukryj błędy”. Jest on widoczny na wypełnianym formularzu. Kiedy klikniemy przycisk „błąd”, program automatycznie przeniesie użytkownika we wskazane miejsce, co znacznie skróci proces przygotowani formularza do akceptacji.

Jeśli w trakcie weryfikacji błędów pojawią się pytania, czy wątpliwości zawsze można zwrócić się o pomoc do urzędu. Do tego zadania służy przycisk „nowa wiadomość” umożliwiająca nawiązanie kontaktu z GUS. Odpowiedź zostanie skierowana na skrzynkę odbiorcą wnioskodawcy.
Nie zawsze trzeba kontaktować się z urzędnikiem, gdyż w celu wyjaśnienia ewentualnych problemów i niejasności można sprawdzić materiały informacyjne znajdujące się na stronie internetowej GUS. Wystarczy wejść w rubrykę „opis formularza”. Szczegółowe informacje są dostępne w formie pliku PDF.

Jak sprawdzić status sprawy?

Każde sprawozdanie ma swój status, który widnieje w rubryce „sprawozdawca/status sprawozdania”. Najpierw pojawia się informacja „Nierozpoczęte” dla wszystkich formularzy elektronicznych, w których nie wpisano nawet jednej informacji. „Wypełniane” dotyczy dokumentów, które są w trakcie uzupełniania, ale nie zostały w żaden sposób zweryfikowane. Kiedy pojawia się komunikat „Zatwierdzone” to potwierdzenie, że dokument został wypełniony, a następnie zatwierdzony. Status „Weryfikowane” oznacza, że dokument jest aktualnie sprawdzany przez Urząd Statystyczny.
Ostatni status „Korygowane” wskazuje na otwarcie formularza w celu poprawy błędów.