Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, musi mieć świadomość, że oprócz wykonywania usług musi także przygotowywać faktury, odprowadzać podatki czy płacić składki ZUS. Przed rozpoczęciem pracy na pełen etat warto zacząć od zatrudnienia dobrych pracowników, wyposażenia firmy w najlepszy sprzęt, narzędzia oraz dbanie o zadowolenie konsumentów. Dopiero później przychodzi czas na wystawianie faktur. Ta czynność może dostarczyć sporo problemów przede wszystkim przedsiębiorcom, którzy stawiają swoje pierwsze kroki w biznesie.

Dokumenty sprzedażowe mogą być wystawiane ręcznie albo z wykorzystaniem programu do fakturowania. W przypadku drugiej opcji generowanie dokumentów odbywa się intuicyjnie, a przygotowane bazy kontrahentów czy dostępnych usług skracają czas. Jeśli kontrahenci korzystają regularnie z tych samych usług i opiewają one na takie same kwoty, można zdecydować się na skorzystanie z opcji cyklicznych faktur, które bez żadnej inicjatywy przedsiębiorcy trafiają co miesiąc do klienta. Przedsiębiorca ma za zadanie czuwać, żeby wszystkie informacje podane na fakturze były prawidłowe, począwszy od danych kontrahenta, przez cenę, a kończąc na prawidłowym terminie płatności oraz numerze konta.

Faktura zgoda z prawem – o czym musi pamiętać przedsiębiorca?

Ustawa o podatku od towarów i usług nakłada na przedsiębiorcę obowiązek zawarcia w dokumencie szczegółowych informacji, a wśród nich:
- datę i miejsce wystawienia dokumentu,
- numer kolejnej faktury (ważna jest właściwa chronologia numeracji),
- numer NIP sprzedawcy oraz kontrahenta,
- nazwa firmy,
- dane adresowe stron.

Numeracja faktur jest uzależniona od preferencji przedsiębiorcy, jednak największą popularnością cieszą się dwa sposoby. Jedna z nich zawiera następującą konfigurację:
- numer/rok (kolejność jest zachowywana przez cały rok),
- numer/miesiąc/rok (kolejność jest zachowana przez cały miesiąc).

Oprócz wymienionych danych na dokumencie musi znaleźć się szereg informacji ściśle związanych z wykonaną usługą:
- nazwa usługi,
- miarę oraz ilość usługi,
- informacji o przydzielonym rabacie (opcjonalnie),
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku VAT,
- suma wartości sprzedaży netto z podziałek na konkretne stawki podatku, a także sprzedaż zwolnioną z VAT,
- kwota podatku VAT z podziałek na stawki podatku,
- kwota należności ogółem.

Jak wystawić fakturę za usługę?

Już na samym wstępie należy zaznaczyć, że na fakturze nie może występować jedynie informacja „sprzedaż usługi”. Potrzebna jest dokładna specyfikacja wykonanej usługi, a więc wyszczególnienie czego ona dotyczyła (to od tego zależy stawka podatku VAT) i na podstawie jakiego zlecenia/umowy została wykonana (dotyczy sytuacji, kiedy takie czynności miały miejsce). W praktyce oznacza to zdanie: „Usługa… na podstawie zlecenia nr… z dnia…”.

W ostatniej części faktury trzeba zawrzeć następujące informacje:
- sposób płatności,
- datę uiszczenia należności,
- numer rachunku bankowego firmy.

W jakim miejscu musi znaleźć się informacja o metodzie kasowej?
Napis „metoda kasowa” również mus znaleźć się na fakturze za wykonaną usługę. Oczywiście mowa o przedsiębiorcach, którzy wybrali taką metodą w rozliczaniu podatku VAT. Właściciele firmy, którzy nie są podatnikami podatku od towarów i usług, w dolnej części strony muszą wpisać artykuł z Ustawy o VAT, który upoważnia ich do skorzystania ze zwolnienia. Oznacza to, że mogą oni pominąć środkową część poświęconą stawce podatku. Napis „metoda kasowa” czy wspomniany powyżej przepis może zostać umieszczony także w uwagach do dokumentu.

Pomyłki w fakturze – co robić?
Błędy w fakturze zdarzają się każdemu i dotyczą przede wszystkim ilości, kwoty oraz ceny. W omawianej sytuacji trzeba przygotować fakturę korygującą, a nie jak wielu przedsiębiorców notę korygującą. Drugi z dokumentów jest wystawiany przez kontrahenta, kiedy zauważy błąd w nazwie firmy, dacie czy innych danych dotyczących jego działalności. Dzięki przygotowaniu noty korygującej i poprawie błędów kontrahent ma prawo do odliczenia VAT (wszelkie błędy na dokumencie to uniemożliwiają). Warto pamiętać, że na nocie korygującej musi znaleźć się także podpis wystawcy faktury. Dowiedz się też: Jak uniknąć powszechnych błędów na fakturze?

Elektroniczne dokumenty – najlepszy i najszybszy sposób na rozliczanie usług
Przedsiębiorcy mogą wystawiać tradycyjne faktury papierowe oraz faktury elektroniczne. Druga opcja jest szczególnie korzystna, gdyż dokumenty dostępne są w formacie PDF, co jest dobre dla środowiska. Nie trzeba także marnować czasu na stanie w kolejkach na poczcie, wypisywanie faktur oraz marnowanie pieniędzy na koperty,  znaczki czy wykonaną przez pocztę polską usługę. Kiedy każdy kontrahent otrzymuje faktury papierowe na przestrzeni jednego roku, przedsiębiorca wydaje ogromne kwoty, których można uniknąć, dzięki programom do fakturowania.  Faktury elektroniczne to oszczędność czasu i pieniędzy, kiedy sam przedsiębiorca może się skoncentrować na własnej działalności.

Kilka słów podsumowania odnośnie wystawiania faktur za usługę

Wystawianie faktury za usługi nie należy do trudnych zadań. W trakcie wpisywania wszystkich informacji trzeba przede wszystkim dokładnie sprawdzić dane, aby uniknąć ewentualnych błędów. Warto także pamiętać, kiedy wystawić dokument potwierdzający wykonanie usługi.
Zgodnie z art. 106i Ustawy o VAT faktura musi być wystawiona nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi. Chociaż od tej zasady również występują wyjątki.

Do wystawiania faktur warto wykorzystać jeden z programów dostępnych w sieci. To najszybszy i najskuteczniejszy sposób. Wersje podstawowe dostępne są za darmo, ale bardziej zaawansowane programy i dodatkowe funkcje wiążą się z koniecznością zapłaty abonamentu. Wystawianie dokumentów jest szybkie, intuicyjne i pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Szczególnie przydatne jest zapisywanie kontrahentów w bazach danych, doskonale sprawdza się także tworzenie baz dostępnych usług wraz z ich specyfiką. Gotowy szablon jest wypełniany niemalże automatycznie po wpisaniu kilku wymaganych danych. Dostępna jest także opcja faktur cyklicznych.

Kiedy przedsiębiorca wystawia fakturę dla nowego kontrahenta, wystarczy wpisać jego NIP, a pozostałe dane niezbędne na dokumencie zostają pobrane z Głównego Urzędu Statystycznego. Program  afaktury.pl  ułatwia przygotowanie całej dokumentacji sprzedażowej i nie tylko. To ogromne ułatwienie dla każdego przedsiębiorcy.