Nota korygująca to dokument, który może zostać wystawiony przez każdego nabywcę towarów albo usług. Ma on na celu poprawę błędów występujących na fakturze przekazanej przez sprzedawcę. Nota korygująca pozwala na zmianę imienia, nazwiska albo nazwy podatnika bądź nabywcy towarów czy usług, a także ich adresy. Dodatkowo można zmienić błędnie zapisany numer faktury. Tylko takie informacje można zmodyfikować przy pomocy noty korygującej. Nota korygująca nie pozwala na zmianę ilości towaru czy usługi, ceny albo stawki podatku. W omawianej sytuacji niezbędne jest przygotowanie faktury korygującej.

Jakie informacje muszą znaleźć się na nocie korygującej?

Jak sama nazwa wskazuje, nota korygująca ma na celu poprawę występujących błędów formalnych, stąd może ją wystawić jedynie przedsiębiorca korzystający z usługi albo odbierający towary.

Opierając się na art. 106k ust. 3 ustawy o VAT nota korygująca musi zawierać następujące elementy:
- słowa „NOTA KORYGUJĄCA”,
- numer kolejny wraz z datą jej wystawienia,
- imiona i nazwiska albo nazwy podatnika czy nabywcy towarów bądź usług wraz z ich adresami i numer używany do weryfikacji na potrzeby podatku oraz numer używany przez nabywcę towarów albo usług do identyfikacji na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
- informacje występujące w fakturze, których dotyczy nota, o której informuje ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6,
-wykazanie treści korygowanej informacji, a także treści, które są właściwe.

Nota korygująca powinna zostać wystawiona tak szybko, jak tylko przedsiębiorca zauważy błędy. Ustawodawca nie przewiduje sztywnych ram czasowych na wystawianie dokumentu.

Jakie błędy można poprawić z wykorzystaniem noty korygującej?

Przypomnijmy jeszcze raz, że notę korygującą wystawia tylko nabywca towarów albo usług w przypadku, kiedy na dokumencie widoczne są błędy formalne, a wśród nich:
- niewłaściwa nazwa firmy,
- złe imię oraz nazwisko podatnika albo podmiotu wystawiające fakturę,
- niewłaściwy adres,
- błędny numer faktury,
- zła data wystawianie,
- niewłaściwa data wykonania usługi albo zakończenia dostawy towarów,
- błędna data zapłaty,
- źle dobrany termin płatności,
- niewłaściwy sposób płatności,
- błędny NIP sprzedawcy oraz nabywcy.

Nota korygująca nie może poprawiać błędów wyznaczonych  art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, a wśród nich:
- miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów albo zakresu wykonanych usług,
- cena jednostkowa netto,
- kwota przyznanych upustów albo obniżek cen, wliczając w to przyznane rabaty będące efektem wcześniejszych zapłat, pod warunkiem, że nie były one wliczone w cenę jednostkową netto,
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku,
- suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż przypisaną do konkretnych stawek podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące konkretnych stawek podatku,
- kwota należności ogółem.

Jeśli błędy występujące na dokumencie nie mogą zostać poprawione przez notę korygującą, niezbędne jest wystawienie faktury korygującej. Jednak ten dokument może przygotować tylko przedsiębiorca.
W przypadku, kiedy na oryginalnej fakturze wszystkie dane przedsiębiorcy są błędne, jest to jednoznaczne ze wskazaniem zupełnie innego podmiotu, czyli wymagane jest przygotowanie faktury korygującej. Nota korygująca nie jest w takiej sytuacji wystarczająca.  Rozumiemy przez to, że nie w każdej sytuacji trzeba wystawić fakturę korygującą, ale często stanowi ona jedyne skuteczne rozwiązanie.

Czy nota korygująca musi zostać podpisana przez kontrahenta?

Posiłkując się art. 106k ust. 2 ustawy o VAT nota korygująca musi zostać zaakceptowana przed podmiot wystawiający pierwotny dokument, czyli w tym wypadku fakturę. W przepisach nie znajdziemy informacji, w jaki sposób trzeba ją zaakceptować, ale informacja o wprowadzonych zmianach musi dotrzeć do przedsiębiorcy. W praktyce oznacza to dowolną formę oraz termin akceptacji.

Jeśli nota korygująca nie zostanie zaakceptowana, podmiot cały czas ma możliwość odliczenia podatku VAT. Jest to uwarunkowane faktem, że dokument umożliwia jedynie poprawę pomyłek niższej rangi. Zmiana w nazwie czy numerze dokumentu w żadnym stopniu nie wpływa na liczbę sprzedanego towaru albo wartość wykonanej usługi. W praktyce, jeśli przedsiębiorca jest pewny, że faktura dotyczy jego osoby i zawieranej przez niego transakcji, nie ma żadnych przeciwwskazań do odliczenia VAT w okresie, kiedy faktura została do niego doręczona.

Z kolei w przypadku, kiedy informacje występujące na nocie korygującej nie zostały doprecyzowane i rodzą wątpliwości odnośnie do stron, które brały udział w transakcji, trzeba powstrzymać się z księgowaniem faktury. Nie można także odliczać podatku VAT aż do czasu, kiedy nota księgowa zostanie zaakceptowana. Tylko w taki sposób można uniknąć oskarżenia, że faktura dotyczy innych przedmiotów. Trzeba także pamiętać o terminie odliczenia VAT, który powstaje w dniu, kiedy faktura została doręczona, chyba że jest ona różna od daty sprzedaży (wtedy termin przypada na datę sprzedaży) albo w jednym z dwóch następujących po sobie okresów rozliczeniowych.


Kiedy nota korygująca zostanie już zaakceptowana, niezbędne jest dopięcie jej do faktury. Notę księgową, tak samo, jak i inne dokumenty występujące w księgowości firmy trzeba przechowywać przez okres minimum 5 lat. Dokumentacja księgowa może występować w formie elektronicznej albo papierowej.
W jaki sposób wystawia się notę korygującą w programach do fakturowania?

Nota księgowa może zostać wypisana ręcznie albo wygenerowana w darmowym programie do faktur. Intuicyjny interfejs, jak na przykład w afaktury.pl zdecydowanie ułatwi księgowanie i wykonanie niezbędnych poprawek. W systemie trzeba wejść w fakturę, która zawiera błędy, a następnie w pasku zadań odnaleźć opcję „nota korygująca”. Po kliknięciu pojawi się puste miejsce, a w nim „treść do poprawienia” – pomyłkowe dane albo literówki, a następnie w kolumnie „treść prawidłowa” wpisuje się poprawne informacje. Następnie trzeba zaakceptować i dołączyć do firmowej dokumentacji.