Założenie własnej działalności gospodarczej to niezwykle ważna decyzja, która wiąże się z ciężką pracą, bezustannym dokształcaniem się i podnoszeniem kwalifikacji, a często również samodzielnym prowadzeniem księgowości.
Wystawienia faktur to jedna z czynności, które są całkowitą nowością dla początkującego przedsiębiorcy. Przygotowanie dokumentu nie należy do skomplikowanych, szczególnie kiedy można korzystać z intuicyjnych programów do fakturowania, jak na przykład afaktury.pl, które mają gotowe wzory oraz bazy kontrahentów i towarów skracające czas przygotowania dokumentów.
Przed wystawieniem pierwszej faktury, trzeba przede wszystkim poznać zasady omówione w przepisach oraz zapoznać się z informacjami, których nie może zabraknąć w każdym dokumencie.  

Po co przedsiębiorcy wystawiają faktury?

Każda transakcja czy usługa odbywająca się w przedsiębiorstwie musi zostać udokumentowana. Dokumentowanie sprzedaży i zakupów dotyczy przedsiębiorców rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Dochód stanowi podstawę do obliczenia podatku dochodowego. W jaki sposób obliczyć dochód? To różnica między kwotą ze sprzedaży (przychód) a poniesionymi kosztami. Wartość sprzedaży może trafić do księgi tylko w przypadku, kiedy jest udokumentowana dowodem księgowym.

Może posłużyć do tego:
- faktura VAT,
- rachunek,
- paragon.

VAT-owcy wystawiają faktury VAT, osoby, które nie muszą płacić podatku, wystawiają rachunki. Z kolei paragon to dowód wystawiany przez przedsiębiorców operujących kasą fiskalną. Zarówno rachunek, jak i faktura muszą uwzględnić szereg tych samych informacji na temat nabywcy oraz odbiorcy towarów czy usług, nie może zabraknąć także informacji o cenie, ilości i innych danych. Jedyna różnica polega na wskazaniu stawki oraz kwoty podatku VAT na fakturze. Takie informacje nie widnieją na rachunku.

Firmy, które korzystają ze zwolnienia z podatku VAT, mogą wystawiać faktury VAT na takich samych zasadach. W ich przypadku kwota podatku będzie wynosić 0%, czyli kwota netto i brutto będą jednakowe. Na dokumencie jest miejsce do wpisania podstawy prawnej umożliwiającej skorzystanie z ulgi.

Jakie dane muszą występować na fakturze?

Informacje, które muszą znaleźć się na fakturze, są wyznaczone przez przepisy prawa. Wymaga się:
-tytułu dokumentu, czyli w tym przypadku faktura,
- numeru dokumentu (numeracja roczna albo miesięczna – w przypadku pierwszej opcji zmienia się tylko numer nr 1/22, a kiedy przedsiębiorca wybiera opcję miesięczną, zmienia się numer oraz miesiąc, czyli 1/01/22),
- imienia i nazwiska albo nazwy firmy wraz z adresem,
- numeru NIP (Dowiedz się: Firmy po nipie - Jak efektywnie korzystać z wyszukiwarki NIP?),
- imienia i nazwiska albo nazwy kupującego oraz jego adresu,
- NIP-u kupującego (opcjonalnie, jeśli dokument jest przygotowany dla przedsiębiorcy, w przypadku osób fizycznych nie jest on wymagany),
- daty wystawienia dokumentu,
- daty sprzedaży, jeśli nie jest taka sama, jak data wystawienia faktury,
- nazwy towaru albo usługi, która jest ściśle związana z fakturą,
- jednostki miary albo ilości towarów,
- ceny jednostkowej netto (bez VAT),
- stawki podatku,
- wartości towarów netto (cena jednostkowa pomnożona przez ilość),
- kwoty podatku do zapłacenia od całej faktury z wyszczególnieniem kwot odpowiednich do stawek VAT,
- wartości kwoty należnej ogółem razem z kwotą podatku (wartość brutto).

Na fakturze mogą znaleźć się także dodatkowe informacje, a wśród nich metoda zapłaty, termin uiszczenia należności oraz numer konta bankowego.

Podstawowe informacje o fakturach

Faktura musi zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach - jeden pozostaje u przedsiębiorcy, a drugi trzeba przekazać odbiorcy towarów czy usług.
Każda faktura musi zostać wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy odbyła się dostawa towarów albo usługa została wykonana. Jeśli istnieje taka możliwość, warto wystawiać wszystkie dokumenty w tym samym dniu, wtedy łatwo jest kontrolować termin płatności i ścigać ewentualnych dłużników.

W trakcie korzystania z programu do fakturowania afaktury.pl można łatwo rozpoznać dokumenty, które nie zostały opłacone – system wysyła stosowną informację.
Istnieje kilka opcji dostarczania faktur. Największą popularnością cieszą się dokumenty elektroniczne przesyłane z poziomu programu do fakturowania albo w wersji PDF. Część konsumentów cały czas wybiera jednak wersję papierową, co wiąże się z koniecznością przesłania faktury w formie listu.
Na fakturze nie musi znaleźć się podpis wystawiającego.
Termin płatności za zakupione towary albo usługi zostaje ustalony przez przedsiębiorcę. Program do fakturowania podpowiada 7- dniowy, 14-dniowy albo 30-dniowy termin, ale datę płatności można również umówić z kontrahentem.

Rodzaje faktur

W obrocie finansowym funkcjonuje kilka rodzajów faktur, które są dużo mniej popularne niż tradycyjna faktura VAT. Faktura pro forma, faktura zaliczkowa oraz korygująca mogą się przydać w każdej firmie, dlatego warto pokrótce zapoznać się z ich charakterystyką.

Faktura pro forma pozwala na przekazanie klientowi informacji na temat cen towarów albo usług, dlatego ten dokument cieszy się szczególną popularnością wśród dostawców w sklepach internetowych. Po zamówieniu (np. mailowym) przedsiębiorca przygotowuje pro formę, a następnie po uiszczeniu należności wysyła towar i wystawia tradycyjną fakturę. Pro forma jest szczególnie przydatna w trakcie rozliczeń z kontrahentami unikającymi albo spóźniającymi się z płatnościami. Jaka jest różnica między pro formą a fakturą VAT? Na pro formie nie trzeba zawrzeć wszystkich danych (nie widnieje nr NIP i inne informacje). Inny jest też tytuł dokumentu. Pro forma nie jest dokumentem księgowym, dlatego nie można jej uwzględnić w kosztach oraz przychodach firmy. Brak faktury to dodatkowa motywacja dla klienta, który spóźnia się z zapłatą, bo dopiero po uiszczeniu płatności wydatek może zostać wliczony do kosztów prowadzenia działalności.

Faktura zaliczkowa - jak sama nazwa wskazuje, dokument jest wystawiany po wpłaceniu zaliczki na poczet towarów albo usług. Kiedy cała usługa zostanie zrealizowana, trzeba wystawić fakturę VAT pomniejszoną o kwotę zaliczki.
Faktura korygująca - trzeba ją wystawić, kiedy faktura zawiera błędy albo kwota musi zostać pomniejszona o przyznany rabat.
Sporządzenie faktur nie jest skomplikowane, dlatego każdy przedsiębiorca powinien poradzić sobie z tym zadaniem.