Narzędzia używane do generowania dokumentów w firmie oraz zarządzania jednostką stanowią niezbędny element dobrze prosperującej działalności. Aby narzędzie spełniało swoje zadanie, musi zostać dopasowane do wymagań przedsiębiorcy. W małych firmach, które wystawiają do 3 paragonów miesięcznie, wystarczy darmowa wersja, która oferuje podstawowe raporty, analizy czy inne funkcji. Z kolei wśród bardziej zaawansowanych opcji wymienia się możliwość tworzenia subkont dla pracowników, generowania i dostarczanie pliku JPK czy przygotowywanie własnych szablonów dokumentów.

Takie możliwości są szczególnie przydatne w średnich oraz dużych firmach. Korzystając z zaawansowanych funkcji oprogramowania, można nie tylko kontrolować sytuację w firmie, ale również wprowadzać niezbędne zmiany i wzmacniać relacje z kontrahentami. Doskonałe efekty pojawiają się nawet przy minimalnym wysiłku. A jak wygląda kwestia wystawiania paragonów? Czy ta opcja występuje w każdym narzędziu do fakturowania?

Paragon – co to za dokument?

Paragon fiskalny jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż odbywającą się na rzecz osoby fizycznej, która nie ma zarejestrowanej działalności gospodarczej. W tym miejscu warto dodać, że jeśli osoba fizyczna skieruje swoje kroki do przedsiębiorcy, który wystawił paragon i zażąda przygotowania faktury – jest on zobowiązany do wystawienia dokumentu. Oczywiście pod warunkiem, że rachunek został wystawiony mniej niż 3 miesiące wcześniej. 

W styczniu 2020 roku ustawodawca wprowadził szereg zmian w przepisach i na paragonie przygotowywanym dla przedsiębiorców musi znajdywać się numer NIP nabywcy. W przeciwnym wypadku wystawienie faktury do rachunku jest niemożliwe. Takie działanie nie należy do skomplikowanych, wystarczy przedyktować numer sprzedawcy, a on wprowadzi wymagany element.

Paragon może zostać potraktowany tak samo, jak faktura, czyli stanowić koszt uzyskania przychodu. Po spełnieniu wszystkich warunków paragon określany jest również nazwą faktury uproszczonej, na której nie muszą znaleźć się wszystkie informacje wymagane na tradycyjnej fakturze. 

Na rachunku musi pojawić się data wystawienia paragonu, kolejny numer zgody z przyjętą przez przedsiębiorcę numeracją, numer używany do identyfikacji w celach podatkowych (zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy). W przypadku, gdy data wykonania albo zakończenia dostawy towarów bądź wyświadczenia usługi jest inna niż data wystawienia dokumentu, trzeba ją również umieścić na dokumencie. Ustawodawca wymaga wpisania nazwy (rodzaju) towaru albo usługi, kwoty przyznanych rabatów oraz kwoty należności ogółem. 

Paragon stanowi alternatywę dla tradycyjnej faktury, jednak maksymalna wartość transakcji na dokumencie nie może przekraczać 450 zł bądź 100 euro. Dopiero po spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków, paragon zostaje potraktowany jak faktura uproszczona i służy do odliczenia podatku VAT naliczonego. 

Jaki program do paragonów online?

Wybierając narzędzie do zarządzania firmą i przygotowania dokumentów, trzeba zwrócić uwagę na wszystkie szczegóły. Zacznijmy od prostego i intuicyjnego interesu. Przedsiębiorca, który musi spędzać sporo czasu na odszukiwaniu potrzebnych funkcji czy dokumentów, a następnie na jego drodze pojawiają się kolejne problemy, marnuje czas, a także zniechęca się do samodzielnego prowadzenia księgowości. Nie musi tak być. Kiedy na pierwszej stronie rozwija się czytelne menu – to już połowa sukcesu.
Dodatkowe instrukcje przygotowania dokumentów czy raportów, zmiana języka – takie informacje powinny być automatycznie przygotowane przez producenta i dostępne dla każdego użytkownika. Jeśli instrukcje nie są wystarczające albo pojawiają się dodatkowe pytania, wsparcie zespołu technicznego jest niezbędne. Pomoc nie powinna wiązać się z żadnymi dodatkowymi kosztami, jednak trzeba to sprawdzić jeszcze przed wyborem programu. 

Dobry program do fakturowania pozwala na szybkie i sprawne przygotowanie wszystkich potrzebnych dokumentów, możesz w nim również wystawić paragon. Wartość paragonu nie może przekraczać 450 zł, stąd przedsiębiorcy powinni korzystać z narzędzia mającego w menu różne rodzaje faktur, dokumenty magazynowe i noty korygujące. Wielu kontrahentów wymaga ofert handlowych — taka pozycja również musi znaleźć się w spisie. Co ważne, to przedsiębiorca powinien zdecydować, jak wyglądają dokumenty wysyłane do klientów, czyli wybrać rodzaj i wielkość czcionki, a także kolory występujące na dokumencie. Bardzo przydatnymi  owocnym działaniem jest wzbogacenie dokumentów w zdjęcia, które nie tylko pobudzają wyobraźnię klientów, ale jednocześnie wywołują w nich pragnienie szybszego zrealizowania transakcji.

Oszczędność czasu jest bardzo ważna dla każdego przedsiębiorcy, stąd bazy kontrahentów oraz towarów i usług to element, którego nie może zabraknąć w żadnym programie. System zapisuje dane potrzebne do wystawienia paragonów czy innych dokumentów. Takie działanie sprawia, że przygotowanie dowodu sprzedaży nie zajmuje kilku minut, ale trwa kilkanaście sekund. Wystawianie dokumentów jest szybkie, intuicyjne i bardzo przyjemne, a samodzielne prowadzenie księgowości nie dostarcza większych trudności.

Jaki program do paragonów? – Kilka słów podsumowania

W trakcie wyboru programu do fakturowania warto go wcześniej sprawdzić. Wiele producentów oferuje kilkudniowy okres próbny – w tym czasie można dokładnie zbadać interfejs, upewnić się, że system jest w pełni bezpieczny i oferuje wszystkie niezbędne raporty czy przydatne statystyki. Ciekawą i lubianą opcją jest możliwość realizowania płatności on-line, co zdecydowanie skraca czas potrzebny do uregulowania należności. 

Jeśli sprzedawca bierze pod uwagę zagraniczne transakcje, możliwość zmiany języka oraz waluty są niezbędne. Dostępne na rynku systemy mają w swoim menu kilka opcji wyboru, jednak na szczególną uwagę zasługuje program do fakturowania afaktury.pl, dlaczego? Dostęp do 31 języków jest godny podziwu i zachęca do nawiązywania dobrej, długoterminowej współpracy z zagranicznymi klientami. Przydaje się również kontrola statusu płatności, która pozwala oszacować dokładnie, jak kształtuje się sytuacja firmy i czy nie pojawiają się problemy finansowe.