Od 2022 roku trwa okres przejściowy, kiedy korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, a więc wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne. Zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podatnicy zwolnieni nie mają obowiązku używania platformy, chociaż ta zasada ulegnie zmianie za kilka miesięcy.
Oznacza to, iż przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur papierowych, elektronicznych oraz faktur ustrukturyzowanych. Ustawodawca wyznaczył szereg dowodów, które nie będą dostępne w KSeF, wybrane dokumenty nawet przestaną istnieć.

Jakich faktur nie wystawimy w KSeF?

Zacznijmy od tego, że w KSeF nie można wystawić żadnej faktury niezgodnej ze wzorem wyznaczonym przez ustawodawcę — w praktyce oznacza to faktury z brakiem numeru używanego do identyfikacji sprzedawcy na potrzeby podatku albo danych wykorzystywanych do jednoznacznej identyfikacji nabywcy.
Mowa o fakturach, w których zgodnie z przepisami występuje mniejsza ilość danych, są mniej szczegółowe — zakres węższy niż wyznaczony w art. 106e ustawy o VAT. 29 października 2021 Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie wystawienia faktur, gdzie można znaleźć wykaz dokumentów.
Wybrane rodzaje faktur nie muszą zawierać obowiązkowego numeru NIP sprzedawcy albo danych używanych do jednoznacznej identyfikacji nabywcy, a są one obowiązkowe w fakturze ustrukturyzowanej — zgodnie z przepisami wyznaczonymi przez Ministra Finansów.

Do 1 stycznia 2025 roku faktury dokumentujące dostawę towarów bądź świadczenie usług zwolnionych z VAT zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 2-6.8-36 ustawy o VAT bądź przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 Ustawy o VAT nie są objęte obowiązkiem dostarczenia do KSeF ( w tym momencie nie wiadomo jeszcze kiedy dokładnie stanie się to obowiązkowe).

System nie jest przystosowany do wystawiania faktur potwierdzających przejazd autostradą płatną, bądź przejazd na dowolną odległość.
Przedsiębiorcy nie mają możliwości wystawiania faktur, dokumentowany jako bilety jednorazowe przez podatników uprawnionych do świadczenia usług zajmujących się przewozem osób kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.

W ich przypadku obowiązek używania KSeF zostaje zdjęty.
W KSeF nie ma możliwości wystawiania not korygujących. Nie mogą być one również przesyłane bądź archiwizowane w systemie. Przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania not korygujących poza systemem do ostatniego dnia czerwca 2024 roku. Gdy faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe dla części podmiotów, błędnie wystawiono faktura, może zostać skorygowana jedynie poprzez kolejną fakturę ustrukturyzowaną.

KSeF nie umożliwia również przygotowania duplikatów faktur. W fakturach ustrukturyzowanych nie stosuje się zasad wyznaczonych w art. 106l ustawy o VAT, gdyż dokument zapisany w systemie nie może zostać zgubiony albo zniszczony — jest w pełni bezpieczny, stąd nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów.

Jakie faktury nie będą dostępne w KSeF?

Krajowy system e-Faktur nie obejmie faktur wystawianych z wykorzystaniem kas rejestrujących. Zgodnie z nowelizacją przepisów, kas rejestrujących można używać do końca 2024 roku (data przesunięta do odwołania).

Analizując system KSeF, należy wspomnieć również o fakturach VAT RR, gdyż dla tego rodzaju dokumentu również ustanowiono szczególne zasady. Po 30 czerwca 2024 roku wszystko zależy od decyzji podjętej przez konkretnego rolnika ryczałtowego. Przypomnijmy, że faktury VAT RR wystawia nabywca produktów rolnych, dlatego mogą być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane albo ich wystawianie będzie odbywać się na takich samych zasadach, jak do tej pory, czyli w formie papierowej bądź elektronicznej. Jeżeli rolnik ryczałtowy wyrazi zgodę, faktury VAT RR mogą być wystawiane w KSeF. W tym celu rolnik wskazuje w KSeF danego nabywcę jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Po uzyskaniu zgody, nabywca ma obowiązek używania KSeF, nie może dostarczać dowodów sprzedaży w formie tradycyjnej. Ta zasada obowiązuje do chwili jej odwołania.

Faktury pro forma również nie będą wystawione w KSeF.

W KSeF nie wystawimy również faktur dokumentujących czynności rozliczane w wybranych procedurach szczególnych, jak chociażby w procedurach nieunijnych w tzw. One Stop Shop — oznacza to sprzedaż na odległość towarów importowanych. Faktury zostają przygotowane w formie papierowej albo elektronicznej, platforma wprowadzona przez Ministerstwo Finansów nie jest w tym przypadku używana.

W systemie nie można przygotować również dowodów sprzedaży na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jeżeli konsument zażąda od przedsiębiorcy wystawienia faktury, nie zostaje przygotowana w KSeF, ale stosuje się do tego dotychczasowe metody. Warunkiem przygotowania faktury dla osoby fizycznej jest wydanie żądania — w przeciwnym wypadku przedsiębiorca nie ma takiego obowiązku.

Pierwsze miesiące po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF mogą być stresujące dla wielu przedsiębiorców, jednak w celu uniknięcia błędów wystarczy w pierwszej kolejności zacząć korzystać z systemu w okresie, gdy jest on dobrowolny, co pozwoli zapoznać się ze sposobem funkcjonowania platformy, a także poznać dostępne funkcje i możliwości. Następnie warto mieć świadomość obowiązujących przepisów, gdyż część dokumentów nie zostaje przygotowana w systemie, należy tego dokonać na dotychczasowych zasadach i z wykorzystaniem dostępnych narzędzi. Przypomnijmy, że zwolnienie może być zarówno przedmiotowe, jak i podmiotowe.

Jakich faktur nie wystawimy w KSeF - podsumowanie

KSeF to platforma używana do wystawiania, przesyłania oraz archiwizacji faktur, która dla czynnych podatników VAT jest obowiązkowa od 1 lipca 2024 roku (aktualnie data ta została przesunięta do odwołania, ponieważ system KSeF nie jest w pełni gotowy), a dla podatników zwolnionych z VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych rozpocznie się 1 stycznia 2025 roku (ta sama sytuacja, data jest w tym momencie już nieaktualna).

Ustawodawca wyznaczył szereg podmiotów oraz transakcji i dokumentów podlegających zwolnieniu z obowiązku używania KSeF. Rozporządzenie będzie na bieżąco modyfikowane, przewiduje się, że lista dokumentów i podmiotów ulegnie skróceniu, jednak te informacje nie zostały jeszcze potwierdzone. Szczegółowe informacje zostaną udostępnione przez Ministra Finansów.
Należy mieć świadomość, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie miało szereg korzyści — zwrot podatku VAT nastąpi w krótszym terminie, wystawianie identycznych dokumentów pozwoli uniknąć błędów, ograniczone zostaną przestępstwa podatkowe, które mają niekorzystny wpływ na funkcjonowanie całego państwa.

Ustawodawca dostarcza przedsiębiorcom darmowe narzędzie do fakturowania i archiwizacji dowodów sprzedaży, jednak podatnicy mają prawo korzystać z dotychczasowego oprogramowania, pod warunkiem że jest ono kompatybilne z KSeF.
KSeF nie powinien budzić strachu i wątpliwości, wystarczy rozpocząć korzystanie z platformy, zapoznać się z dostępnymi funkcjami i możliwościami, a następnie wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodnie ze wzorem wyznaczonym przez Ministerstwo Finansów.