Data wprowadzenia obowiązkowego KSeF była regularnie zmieniana. Wraz z początkiem roku Ministerstwo podało, że faktury ustrukturyzowane będą obowiązywać  od 1 lipca 2024. Tę datę powinni zapamiętać wszyscy przedsiębiorcy. Co prawda może być jeszcze zmieniona, ale prace nad systemem są tak intensywne, że wszystko wskazuje na to, że od podanego momentu przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury elektroniczne oraz papierowe, a także faktury ustrukturyzowane.

Programy do fakturowania nie przestaną służyć przedsiębiorcom. To narzędzia, których nigdy nie powinno zabraknąć na rynku, wymaga się tylko integracji z KSeF, a następnie postępowania zgodnie z wymaganiami ustawodawcy. Trzeba jednak dodać, że docelowym działaniem Ministerstwa jest całkowite usunięcie faktur papierowych i elektrycznych, czyli wysyłanych w formie pliku PDF na podany adres e-mail i zastąpieniem ich e-Fakturami. 

KSeF, od kiedy można wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Krajowy System e-Faktur został wprowadzony na rynek w 2022 roku, ale od tego czasu przeszedł wiele zmian. Prace nad nim cały czas trwają, ale można z niego korzystać, gdyż coraz bardziej przypomina ostateczną wersję, której używać będą wszyscy przedsiębiorcy bez względu na charakter i wielkość prowadzonej działalności. Ustawodawca wprowadza takie rozwiązanie ze względu na liczne przestępstwa na tle podatkowym i wyłudzenia finansowe – przedsiębiorcy nie płacą za zawierane transakcje, tworzą fikcyjne firmy i wykonują inne działania mające na celu uniknięcie obowiązku płacenia podatków. Na szczęście, już niedługo nie będzie to możliwe, właśnie dzięki systemowi kontrolowanemu przez wszystkie organy podatkowe. 

Reasumując, faktury ustrukturyzowane można wystawiać od 2022 roku, mimo iż nie są jeszcze obowiązkowe. Szczerze zachęcamy do wypróbowania systemu, gdyż to pierwszy krok, aby oswoić się z wprowadzanymi zmianami i zrozumieć, jak będzie funkcjonował, jakie informacje trzeba wpisać i jak krok po kroku będzie wyglądało fakturowanie. Jeżeli przedsiębiorca przekona się do zmian i przyzwyczai do nowego sposoby przygotowania dowodów sprzedaży już teraz, zmiany nie będą odczuwane tak mocno po 1 lipca 2024 roku. 

KSeF – od kiedy obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców?

Faktura ustrukturyzowana to nazwa dokumentu, który został przygotowany w formie pliku XML. Takie wymogi wprowadziło Ministerstwo Finansów. Wymogiem jest również określona struktura logiczna, uzupełnienie wszystkich wymaganych informacji, a także nadanie indywidualnych numerów KSeF. Jednak nikt nie wymaga od przedsiębiorców, żeby wszystkie zmiany były wprowadzone od razu. Ustawodawca pozostawia czas na tak zwany okres przejściowy, kiedy można uniknąć kary, ale działania będę skrupulatne i monitorowane. 

Od dnia 1 lipca 2024 roku polscy przedsiębiorcy mają obowiązek obsługi KSeF, ale w tym dniu w obrocie gospodarczym nie przestają obowiązywać faktury papierowe oraz faktury elektroniczne. Z informacji podanych przez Ministerstwo Finansów dowiedzieliśmy się, że e-Faktury będą obowiązywać na równi z innymi formami dokumentowania zawieranych transakcji. Nie znamy jeszcze dokładnej daty, kiedy ta sytuacja ma zostanie zmieniona i w jaki sposób będzie dokładnie funkcjonować wtedy rynek. Mamy jednak pewność, że w bliżej nieokreślonej przyszłości zarówno faktura papierowa, jak i elektroniczna przestaną być traktowane jako faktury, czyli nie będą dokumentować zawieranych transakcji. Wymienione faktury nie będą wprowadzane do kosztów, a także nie posłużą do pomniejszenia podstawy opodatkowania. Działanie będzie na tyle niekorzystne dla firmy, że każdy przedsiębiorca będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane, chociażby ze względu na podane powyżej informacje. 

Wystawianie faktur w KSeF 

Faktura zostanie przyjęta przez KSeF dopiero w chwili, gdy będzie miała formę ustrukturyzowanego pliku XML. W pliku występują obowiązkowe pola, które stanowią warunek wystawienia dowodu sprzedaży. Mowa, chociażby o polu P_1 (data wystawienia). Ta kwestia jest szczególnie problematyczna dla przedsiębiorców, gdyż dowiadujemy się, że e-Faktura jest wystawiona w dniu przyjęcia jej do KSeF, a mimo wszystko w formularzu widzimy pozycję: data wystawienia. 

Jak już wspomnieliśmy, prace nad systemem cały czas trwają, dlatego możemy spodziewać się, że dozwolone będzie przygotowanie faktury jednego dnia i dostarczenie jej do KSeF z opóźnieniem (inny dzień) uwarunkowany, chociażby awarią systemu. W takim przypadku data wystawienia jest różna od daty przesłania dokumentu. Jeżeli podane daty są inne, system nie odrzuci faktury ustrukturyzowanej, tylko zweryfikuje ją pozytywnie i wyśle do kontrahenta. 

Afaktury.pl, czyli sprawdzone narzędzie do fakturowania z KSeF

Dobry program do fakturowania to najlepsze narzędzie w rękach przedsiębiorcy, gdyż pozwala na przygotowanie estetycznych dokumentów, uzupełnianie ewidencji i sprawowanie wysokiej jakości kontroli. Wszystkie działania powinni być w pełni intuicyjne, a w razie ewentualnych problemów grupa wsparcia umożliwia zarówno kontakt mailowy, jak i telefoniczny. Uzupełniając ewidencję, przedsiębiorca dokładnie wie, jak kształtują się jego przychody oraz koszty, ile zarabia, a także którzy kontrahenci są najbardziej aktywni. To jeden ze sposobów monitorowania pracy przedsiębiorstwa, ale w tym celu warto też wykorzystać dostępne statystyki i analizy. 

Nieterminowe płatności to problem, z którym zmaga się ogromna część przedsiębiorców. Na szczęście z dłużnikami również można rozprawić się przy pomocy Afaktury.pl. Wystarczy tak naprawdę kliknąć odpowiedni przycisk, a informacja o kontrahencie, razem z jego danymi i nieopłaconą fakturą zostaje dostarczona do windykatora, który zajmie się prowadzeniem całej sprawy. 

W programie do fakturowania można zmienić język, w jakim przygotowywane są dokumenty, a także walutę. W trakcie przeliczania wykorzystywany jest aktualny kurs NBP. Przedsiębiorca nie musi szukać kursów i przeliczać płatności, co naraża go na ewentualne błędy. Wszystkie działania są w pełni automatyczne. 

Z kolei funkcja szybkie płatności online pozwala uzyskać pełną kwotę za transakcję znacznie szybciej niż w przypadku tradycyjnych form płatności. To gwarancja płynności finansowej jednostki.