Tradycyjny model księgowości już wkrótce się zakończy, a dzień, którego obawia się spore grono przedsiębiorców, nastąpi już za mniej niż 6 miesięcy. Jednak, czy obawy są zasadne? Nie, pod warunkiem że przedsiębiorca dobrze zapozna się ze sposobem funkcjonowania platformy, pozna korzyści związane z jej używaniem, a także rozpocznie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jeszcze zanim będzie wymagany. Kiedy ksef będzie obowiązkowy dla czynnych podatników VAT oraz podatników korzystających ze zwolnienia?

Od kiedy obowiązuje ksef?

Ustawa wydana 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw stanowi podstawę wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur.
W ustawie wyznaczono także ogólne zasady funkcjonowania platformy. 7 lipca 2023 roku Prezydent RP złożył swój podpis na nowelizacji ustawy.
Nowe faktury elektroniczne, znane również jako faktury ustrukturyzowane będą obowiązywać od 1 lipca 2024 roku i to właśnie od tego dnia czynni podatnicy VAT są zobowiązani do używania Krajowego Systemu e-Faktur do wystawiania dokumentów sprzedaży.

Z kolei podatnicy przedmiotowo i podmiotowo zwolnieni z podatku VAT mają obowiązek korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025 roku.
Przed wprowadzonymi terminami rząd pracował nad projektem pilotażowym, w którym brali udział podatnicy oraz platforma testowa, która istnieje od 2022 roku. Decyzja wykonawcza Rady UE 2022/1003 wydana 17 czerwca 2022 roku jest równocześnie zgodą na wprowadzenie obowiązku stosowania KSeF do wystawiania, przesyłania i archiwizacji e-faktur.

Co to KSeF?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur używanego do:
- rejestracji,
- odbierania,
- przechowywania
faktur ustrukturyzowanych.

Platforma została stworzona przez Ministerstwo Finansów i zdecydowanie usprawni system fakturowania polskich przedsiębiorców i jednocześnie umożliwi cyfryzację transakcji biznesowych, poprzez odejście od tradycyjnego modelu księgowości.
Faktura elektroniczna powstaje zgodnie ze wzorem opracowanym przez rząd – jest dostępna w formacie xml.  
Faktury są wystawiane w KSeF albo dostarczane z komercyjnych programów księgowych. W systemie nadany zostaje numer identyfikacyjny i w takiej formie dokument zostaje przekazany do odbiorcy. Odbiorca z kolei potwierdza otrzymanie dokumentu, jednak wcześniej jest zobowiązany do zaakceptowania takiej formy otrzymania faktury – ustawodawca nie wyznaczył sposobu, w jaki należy wyrazić zgodę. Można wysłać wiadomość e-mail, tekstową albo zaakceptować regulamin przedsiębiorcy.

Dla kogo dedykowany jest KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorstw oraz instytucji, co w praktyce oznacza:
- podatników,
- podmioty określone przez podatników (chociażby biura rachunkowe),
- organy,
- organy ściągania.

Należy wyraźnie podkreślić, że Krajowy System e-Faktur nie jest obowiązkowy dla zagranicznych podmiotów, nawet jeżeli w Polsce dokonali rejestracji dla celów podatkowych. W ich przypadku cały czas obowiązują faktury elektroniczne oraz faktury papierowe.
W systemie nie można wystawiać faktur pro forma, not korygujących oraz faktur RR.
Razem z fakturą ustrukturyzowaną nie można dostarczyć odbiorcy dodatkowych dokumentów czy wysłać powiadomień o wystawionej fakturze – muszą zostać przekazane drogą mailową.

Korzyści wprowadzenia KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wiąże się dla przedsiębiorców z wieloma zmianami, warto się z nimi zapoznać i już teraz poznać korzyści używania systemu. Zacznijmy od tego, że przepisy związane z fakturowaniem zostały maksymalnie uproszczone, co jest ważne zarówno dla przedsiębiorców, którzy dopiero rejestrują swoją działalność, jak i mających doświadczenie w prowadzeniu firmy.
KSeF pozwoli uniknąć nieprawidłowości związanych z podatkami.
Zwrot podatku VAT zostanie przyspieszony, a procedura uproszczona.
Poziom bezpieczeństwa dokumentów zostanie podwyższony, a ryzyko zgubienia i zniszczenia zostanie ograniczone, co oznacza brak obowiązku wystawiania duplikatów faktur i mniejsze nakłady pracy dla przedsiębiorcy.
Obrót dokumentów zostanie przyspieszony, gdyż faktury ustrukturyzowane trafiają bezpośrednio do odbiorców i muszą zostać przez nich zaakceptowane.
Wzajemne rozliczenia będą odbywać się w standardowym modelu.
Księgowanie faktur również zostanie uproszczone.
Zdjęty zostanie obowiązek przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Jakie kary będą nakładane na podmioty, które nie korzystają z KSeF?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF dotyczy wszystkich podmiotów – poza wyjątkami wyznaczonymi przez ustawodawcę. Jeżeli zobowiązani podatnicy nie będą przestrzegać zasad, muszą liczyć się z konsekwencjami swojego postępowania, a mianowicie nałożona zostanie na nich kara pieniężna o maksymalnej wysokości 100 procent kwoty podatku wykazanego na fakturze, która nie została wystawiona w KSeF. Jeżeli na fakturze nie widnieje podatek, maksymalna wartość kary to 18,7% kwoty należności ogółem.
Zastosowanie kar ma na celu zobligowanie przedsiębiorców do stosowania nowych przepisów dotyczących fakturowania.

Przypisuje im się charakter prewencyjny – to jedyny skuteczny sposób, dzięki któremu system spełni swoją funkcję i będzie używany przez wszystkich przedsiębiorców.
Przypomnijmy, że faktury muszą być nie tylko wystawiane w KSeF, ale jednocześnie musi to nastąpić w wyznaczonym przez ustawodawcę terminie.
Ryzyko nałożenia kary powinno stanowić dla przedsiębiorców czynnik motywujący do postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zmierza również do zmniejszenia ilości i skali oszustw podatkowych, takich jak znikający podatnik.

Kiedy ksef będzie obowiązkowy – podsumowanie

Data wprowadzenia obowiązkowego KSeF została kilka razy zmieniona, jednak wyznaczony na 1 lipca 2024 roku termin nie zostanie już przesunięty w czasie. Od połowy roku 2024 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur spoczywa na czynnych podatnikach VAT, a z kolei od 1 stycznia 2025 roku obowiązek używania KSeF jest nałożony na podatników zwolnionych przedmiotowo albo podmiotowo. Nierespektowanie przepisów jest równoznaczne z nałożeniem kary finansowej w wyznaczonej wysokości.

Korzystanie z systemu nie należy do problematycznych ani też pracochłonnych, ważna jest praktyka, przestrzeganie obowiązujących zasad oraz terminów wyznaczonych przez ustawodawcę.
W systemie oprócz wystawiania faktur można je także wysyłać i archiwizować, dzięki czemu obowiązkowe dokumenty będą bezpiecznie zgromadzone na platformie przez 10 lat. Organy kontrolne w każdej chwili będą mogły zweryfikować dokonywane transakcje, wartość i charakter wykonanych transakcji, a przez to ograniczyć skalę przestępstw podatkowych.