Z dniem 1 stycznia 2024 wszyscy przedsiębiorcy działający w Polsce będą zobowiązani do wystawiania faktur z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur, określanego w skrócie KSeF. Zmiany dotyczą wielu płaszczyzn, dlatego warto przyjrzeć się dokładnie, jak będzie prezentować się księgowość i rozliczanie przy pomocy systemu, a także jakie kary są przewidziane przez ustawodawcę, jeżeli przedsiębiorca nie dostosuje się do wyznaczonych zasad. 

Kogo dotyczy KSeF?

KSeF to określenie Krajowego Systemu e-Faktur, czyli systemu teleinformatycznego. Do jego zarządzania powołana została Krajowa Administracja Skarbowa. System pozostaje do dyspozycji podatników od 2022 roku, jednak od tego czasu wprowadzane są bezustanne modyfikacje, dzięki którym w ostateczności KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

System służy do wystawiania oraz otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a także dostępu do nich (to prawo przysługuje również organom egzekucyjnym). 

Określenie faktura ustrukturyzowana została wprowadzona do obrotu gospodarczego 1 stycznia 2022 roku. Mowa o dokumencie w formacie XML. Do wystawienia służy wzorzec dostępny w Krajowym Systemie e-Faktur, dzięki czemu każdy dokument wygląda tak samo. We wzorcu znajdują się wszystkie niezbędne do uzupełnienia elementy i pola nieobowiązkowe, które mogą być przydatne, ale jeżeli nie ma konieczności ich uzupełniania, należy je pozostawić puste. Skoro mamy już świadomość, jak wygląda przygotowanie dowodów sprzedaży i jak odbywa się cały proces, przychodzi czas na znalezienie odpowiedzi na pytanie, kto może skorzystać z tego systemu. 

Kogo dotyczy KSeF a kogo nie?

Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF obowiązek korzystania z niego będą mieli:

- czynni podatnicy VAT, 

- przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT, 

- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS mający przyznany polski NIP. 

W tym miejscu trzeba podkreślić, że nie ma znaczenia, w jakiej branży działa przedsiębiorca, jakie są dochody w firmie oraz ile zatrudnia pracowników. KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich, gdyż ma na celu zapobieganie wyłudzeniom finansowym i oszustwom podatkowym, co na dużą skalę dzieje się w naszym kraju każdego dnia. 

Jedynym podatnikiem, który nie będzie miał obowiązku korzystania z e-Faktur będzie przedsiębiorca, który nie ma siedziby działalności gospodarczej albo stałego miejsca prowadzania działalności gospodarczej w Polsce. W ich przypadku fakturowanie będzie sprawą czysto fakultatywną. 

KSeF nie będzie obowiązkowy również dla podatników, którzy mają prawo korzystać z procedur szczególnych omówionych w dziale XII w rozdziale 7, 7a oraz 9 ustawy o VAT. 

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Ustawodawca pozwala na przygotowanie e-Faktury na kilka sposobów, co daje przedsiębiorcom wybór i pozwala dopasować sposoby przygotowania dowodów sprzedaży. Pierwszą opcję stanowi bezpłatna aplikacja udostępniona przez Ministerstwo Finansów, wliczając w to aplikację mobilną, a druga to oprogramowania komercyjne. 

Wystawianie faktur z wykorzystaniem KSeF dotyczy czynności podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce, wliczając do tego:

- krajowe dostawy towarów, 

- świadczenie usług wykonywane między przedsiębiorcami (w skrócie B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) bądź konsumentów (B2C). 

W tym miejscu trzeba podkreślić, że faktury korygujące także muszą zostać przygotowanie w formie ustrukturyzowanej. W systemie dostępne będą faktura VAT RR, faktury korygujące VAT RR, dostępna będzie też opcja wystawienia e-faktur uproszczonych. 

Jeżeli przedsiębiorca nie będzie przestrzegał wymogów wyznaczonych przez ustawodawcę, może zostać na niego nałożona kara grzywny w wysokości do 5000 zł. Oczywiście, organy podatkowe i inne instytucje zdają sobie sprawę, że przedsiębiorcy muszą stopniowo oswajać się ze zmianami, stąd tak ważny jest tak zwany okres przejściowy, kiedy można dokładnie omówić wszystkie kwestie, wyłapać błędy i niedociągnięcia, a następnie wyprowadzić z pomyłek czy wskazać prawidłowy sposób korzystania z KSeF. Aby od 2024 roku nie popełniać błędów, warto poznać system wcześniej, jest cały czas dostępny dla przedsiębiorców. 

Afaktury.pl, czyli jak używać KSeF w dobry m programie do fakturowania

Dobry program do fakturowania to jedno z najważniejszych narzędzi w całym przedsiębiorstwie. Przede wszystkim pozwala na przygotowanie estetycznych dokumentów i nie chodzi tutaj jedynie o faktury, ale również dowody KP i KW, oferty handlowe, zamówienia i dokumenty magazynowe. Ich wygląd jest dostosowany do charakteru prowadzonej firmy, a także preferencji użytkownika. Dowody można wzbogacić o zdjęcia, logo, pieczęć graficzną i inne dodatki. Wersja ostateczna prezentuje się bardzo ciekawie, zapada w pamięci kontrahentów, a do tego zawiera wszystkie niezbędne elementy. 

Wprowadzenie dodatkowych oddziałów firmy daje możliwość przygotowania dokumentów i prowadzenia księgowości z różnych punktów. W Afaktury.pl nie ma żadnych ograniczeń, kiedy chodzi o liczbę oddziałów, tak samo, jak i ilość pracowników, którzy otrzymują dostęp do programu. Oddziały mogą mieć różne nazwy i adresy, a przedsiębiorca czy księgowy ma wgląd do wszystkich informacji i działań. Wszystkie formalności należy uzupełnić w ustawieniach, a następnie korzystać z tej funkcji, mając wszystkie informacje w jednym miejscu. 

W Afaktury.pl przygotujesz estetyczne dokumenty bez konieczności ich drukowania i przechowywania w tradycyjny sposób. Zamiast tego należy skorzystać z dostępnego archiwum w chmurze, które stanowi ekologiczny i funkcjonalny sposób przechowywania faktur i innych dowodów przez 5 lat wymaganych przez ustawodawcę. 

Kody GTU to bardzo przydatny dodatek wprowadzany na faktury, który jest wykorzystywany w celach kontrolnych. Każda funkcja czy dodatkowe działanie dostępne w programie do fakturowania upraszcza sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa, pozwala uniknąć błędów i jednocześnie gwarantuje oszczędność czasu. 

To tylko wybrane funkcje i możliwości, jakie oferuje dobry program do fakturowania. Jest tego zdecydowanie więcej.