Krajowy system e-Faktur będzie obowiązkowy niemalże dla wszystkich podatników i obejmie większość faktur. Nie bez powodu użyliśmy słowa „niemalże”, gdyż ustawodawca wyznaczył szereg podmiotów, których nie obejmą nowe przepisy. Kto nie ma obowiązku korzystania z KSeF?

Od kiedy obowiązuje KSeF?

KSeF jest dostępny do użytku przedsiębiorców od 2022 roku, jednak od 1 lipca 2024 roku miał być obowiązkowy ale z racji niedopracowania został termin jego wprowadzenia przesunięty bez podania daty jego uruchomienia dla czynnych podatników VAT.
Z kolei przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo albo przedmiotowo z VAT mieli korzystać z KSeF od 1 stycznia 2025 roku. Niedostosowanie się do obowiązujących przepisów jest równoznaczne z nałożeniem kar przez ustawodawcę. Oczywiście, ustawodawca wyznaczył szereg podmiotów, które nie mają obowiązku korzystania z systemu, nawet po 1 stycznia 2025 roku (w tym momencie data ta jest już na szczęscie nieaktualna).

Kogo nie obejmuje KSeF?

Ustawodawca wymienił wyjątki czasowe (wyjątki przejściowe), dla których obowiązek używania KSeF zostanie wprowadzony nieco później. Jednak występują również podatnicy i kilka rodzajów faktur, które nie będą objęte obowiązkiem używania KSeF ani w 2024, ani w 2025 roku. Warto dokładnie zapoznać się z przepisami, aby później uniknąć konsekwencji nieznajomości prawa.

W pierwszej kolejności skupimy się na wyjątkach przejściowych, czyli podmiotach, którzy nie mają obowiązku używania systemu od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku — mowa o podatnikach zwolnionych z VAT. Podatnicy używający podmiotowego zwolnienia, czyli zwolnienia dla drobnych przedsiębiorców z art. 113 i podatnicy zajmujący się jedynie czynnościami zwolnionymi przedmiotowo z podatku (ze względu na fakt, iż nie mają innego rodzaju sprzedaży, niż sprzedaż podlegające zwolnieniu z podatku) nie są zobowiązani do używania KSeF od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku. Oczywiście, przysługuje im prawo dobrowolnego używania systemu.

Zwolnienie przestanie obowiązywać 1 stycznia 2025 roku, czyli w momencie zakończenia tzw. okresu przejściowego — od tej chwili podatnicy mają obowiązek wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF.
W tym miejscu warto przypomnieć o przepisach ustawy o VAT, zgodnie z którymi czynność zwolniona z podatku nie musi zostać udokumentowana fakturą — jest to dobrowolne. Należy podkreślić, że transakcja zostaje udokumentowana fakturą, gdy taka jest wola usługobiorcy, albo gdy usługodawca lub podatnik zajmujący się dostawą towarów pragnie wystawić fakturę.

Wyjątków jest więcej, a mianowicie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie dotyczy faktur wystawianych na kasach rejestrujących, określanych mianem faktur uproszczonych. Przypomnijmy, iż na fakturach uproszczonych nie trzeba wpisywać wszystkich danych, które są obowiązkowe na tradycyjnej fakturze oraz ich wartość nie może przekroczyć kwoty 450 zł (dodajmy, że paragony z numerem NIP również zostają sklasyfikowane jako faktury uproszczone).

Jednak od 1 stycznia 2025 roku możliwość wystawiania faktur z wykorzystaniem kas rejestrujących zostanie zniesiona, konieczne będzie korzystanie z programu do księgowości i wysyłanie dowodów sprzedaży do KSeF albo wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Kogo nie obejmuje KSeF - wyłączenia podmiotowe

Wyłączenie podmiotowe z KSeF dotyczy podatników zagranicznych, czyli podmiotów niemających w Polsce siedziby działalności gospodarczej albo miejsca zamieszkania. Nie ma przeciwwskazań, aby wystawiali faktury, jednak nie muszą być wprowadzane do KSeF.
Ta sama zasada odnosi się do zagranicznych podatników niemających siedziby w Polsce, ale mających stałe miejsce prowadzenia działalności. Przepisy odnoszą się do fakturowania czynności odbywający się bez zaangażowania stałego miejsca prowadzenia działalności, czyli siłami centrali bądź siłami innego oddziału niż polski oddział. W niniejszej sytuacji podatnik nie ma obowiązku korzystania z KSeF.
Jeżeli polski podatnik, który ma siedzibę w Polsce, wykonuje czynności, w których odbiorcą jest podatnik zagraniczny niemający w Polsce siedziby bądź stałego miejsca prowadzenia działalności jest zobowiązany do korzystania z KSeF. W dalszej kolejności faktura zostaje przekazana zagranicznemu kontrahentowi w wyznaczony sposób, gdyż z wiadomych względów nie jest zarejestrowany w KSeF.

Jakie faktury są wyłączone z KSeF?

Wyłączenia z KSeF dotyczą czynności rozliczanych w ramach procedury nieunijnej, określanej jako szczególna. Mowa o One Stop Shop, czyli okazjonalnym przewozie drogowym osób oraz procedurach importu dla tzw. SOTI, co oznacza sprzedaż na odległość towarów importowanych. Wymienione transakcje mogą być udokumentowane fakturą, jednak zostaje ona wystawiona na wcześniejszych warunkach, dokumenty nie zostają wprowadzone do KSeF.

Wyłączeniu podlegają również faktury, których odbiorcą jest konsument, co oznacza osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Warto przypomnieć, że faktury są wystawiane na rzecz konsumentów tylko po wydaniu stosownego żądania. W transakcjach dla osób fizycznych nie jest podawany numer NIP.
Jeżeli konsument pragnie uzyskać fakturę bez NIP, zostaje ona wystawiona ręcznie albo z wykorzystaniem programu do księgowania na dotychczasowych zasadach.

Wyjątki od KSeF a kompetencje Ministra Finansów

W przepisach mowa o kompetencjach dla Ministra Finansów, które upoważniają go do wyznaczenia sytuacji albo przypadków, kiedy korzystanie z KSeF nie jest obowiązkowe, czyli faktury są wystawiane na dotychczasowych zasadach. Aktualnie, nie jesteśmy w stanie wskazać, do jakich transakcji, faktur albo podmiotów odnosi się niniejsza zasada, gdyż rozporządzenie nie zostało jeszcze wydane. Jednak eksperci uważają, że w rozporządzeniu wykonawczym pojawią się między innymi faktury za przejazd płatnymi autostradami (w ich przypadku korzystanie z KSeF jest nie tylko utrudnione, ale nawet niemożliwe) oraz bilety kolejowe i autobusowe na wybrane trasy, które również traktowane są jak faktury, mimo iż są paragonami.

Przewiduje się, że faktury za tzw. opłaty trasowe, za wystawienie których odpowiada Centralne Biuro Opłat Trasowych również nie zostaną objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Jednak szczegółowe informacje jeszcze nie są znane, chociaż możemy spodziewać się przepisów przejściowych, które ulegną zmianie albo wprowadzą dla danego podmiotu stale zwolnienie z wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Obowiązkowy KSeF - podsumowanie

KSeF to system, który wzbudza strach wśród przedsiębiorców, jednak niepotrzebnie. Część podatników korzysta z przedmiotowego albo podmiotowego zwolnienia – przepisy mogą jeszcze ulec zmianie, chociaż już teraz kluczowe znaczenie odgrywa dobra znajomość platformy. Umiejętne używanie pozwoli uniknąć błędów i konsekwencji ze strony organów kontrolnych.

Od 1 lipca 2024 roku część przedsiębiorców miał mieć obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Pół roku później obowiązek miał zostać rozszerzony i obejmować kolejne podmioty.
Na szczęscie tak się nie stanie i ptrzedsiębiorcy maja wiecej czasu na to, aby zapoznać się i nauczyć obsługi platformy takiej jak afaktury.pl, gdyż ma ona wiele dodatkowych korzyści dla każdego przedsiębiorcy.