KSeF to skrót od Krajowy System e-Faktur, w którym można przygotować ustrukturyzowane faktury przygotowywane na podstawie jednolitego wzoru. Wystarczy uzupełnić wzór, co nie wymaga dużych nakładów pracy ani nie należy do pracochłonnych i faktura zostaje od razu przesłana do kontrahenta. To doskonały sposób, żeby zaoszczędzić sporo czasu i jednocześnie sprawować kontrolę nad przedsiębiorcami i unikać wyłudzeń podatkowych, co stanowi spory problem nie tylko w Polsce, ale także wśród firm na całym świecie. To bardzo poważny krok na polskim rynku, jednak moment jego wprowadzenia jest cały czas opóźniany. 

Początkowo planowano wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 2023 roku, jednak ogrom  pracy nad systemem pokazał, że musi to zostać przesunięte w czasie. Na chwilę obecną planowana data wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych to 1 lipca 2024 roku, ale czy dojdzie to skutku? Jeszcze nie znamy odpowiedzi na to pytanie. 

KSeF - co to jest?

KSeF to system stworzony przez Ministerstwo Finansów mający na celu przyspieszenie oraz uproszczenie obrotu dokumentów odbywającego się pomiędzy przedsiębiorcami. Wszystkie dokumenty prezentują się tak samo, zawierają jednakowe elementy, dzięki czemu ryzyko błędów jest ograniczone do minimum. System jest już dostępny i funkcjonuje bardzo sprawnie, ale na chwilę obecną nie jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. 

Korzystanie z systemu ma wiele korzyści. W pierwszej kolejności trzeba zwrócić uwagę na szybszy zwrot VAT – czas oczekiwania skraca się z maksymalnie 60 dni do 40 dni. Nie wymaga się wystawiania pliku kontrolnego JPK_FA, co skraca czas i pozwala przedsiębiorcy skupić się na innych działaniach związanych z prowadzeniem firmy. Przygotowane dokumenty są bezpieczne – nie zniszczą się tak jak papierowe, a także znika ryzyko ich utraty wśród plików zapisanych na komputerze. Trzeba zaznaczyć, że wystawione faktury są archiwizowane w KSeF przez okres 10 lat. 

Wszystkie działania są w pełni intuicyjne, nie zajmują dużo czasu i pozwalają na monitorowanie wszystkich firm funkcjonujących na polskim rynku. 

KSeF – co to jest i jak funkcjonuje?

W KSeF jest w pełni zintegrowany z oprogramowaniem finansowo-księgowym, dzięki czemu każdy przedsiębiorca może przygotować ustrukturyzowane faktury dostępne w formacie XML. System samodzielnie sprawdza, czy każdy dokument jest zgodny z wymaganymi standardami. Jeśli wszystkie elementy są zawarte i żadna kwestia nie budzi wątpliwości, system automatycznie nadaje specjalny, oryginalny numer. Wystawcy jest dostarczane urzędowe potwierdzenie odbioru określane skrótem UPO. 

Trzeba mieć świadomość, że każdą fakturę wystawia się tylko jeden raz. Precyzując, wymaga się, aby fakturę wystawić w KSeF, a nie w programie do fakturowania i w KSeF – w omawianym przypadku w systemie byłyby dwie faktury na taką samą kwotę i z tymi samymi danymi, co zrodziłoby poważne komplikacje. Należy tego za wszelką cenę unikać.
 

Trzeba mieć świadomość, że data wystawienia faktury jest zgodna z dniem, kiedy została wprowadzona do systemu, a data otrzymania jest zgodna z terminem przydzielenia numeru identyfikacyjnego. Odbiorca faktury otrzymuje do niej dostęp po uwierzytelnieniu się KSeF albo w momencie wskazania konkretnych danych widniejących w dokumencie (mowa o tak zwanym dostępie anonimowym). 

Aby system działał sprawnie, wymaga się, żeby odbiorca faktury potwierdził jej otrzymanie. To jeden z warunków funkcjonowania e-Faktur. Ustawodawca nie narzuca formy akceptacji, dlatego każdy przedsiębiorca może wybrać atrakcyjny dla siebie sposób. W przypadku, gdy nie uda się otrzymać zgody, wystawca będzie miał możliwość używać KSeF, jednak ma wtedy obowiązek udostępnić dowód sprzedaży drugiej stronie biorącej udział w sprzedaży z wykorzystaniem klasycznych metod, czyli dostarczyć papierową fakturę albo wersję elektroniczną, wystawioną przy pomocy programu do fakturowania. 

Pamiętajmy, że Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, na którym skorzystają najlepiej czynni podatnicy VAT oraz przedsiębiorcy, którzy zgodnie z obowiązującymi przepisami mają prawo skorzystać ze zwolnienia z VAT. KSeF jest dedykowany także dla podatników zidentyfikowanych w Polsce, mowa o charakterystycznej procedurze unijnej OSS i przedsiębiorcach mających nadany numer NIP. 

Ustawodawca nie narzuca, jakie branże mogą korzystać z systemu, a komu jest to zabronione, wielkość przedsiębiorstwa, uzyskiwane zyski czy ilość wystawionych faktur – te informacje nie są istotne.

Intuicyjny program do fakturowania – Afaktury.pl

Program do fakturowania to bardzo ważne narzędzie używane przez przedsiębiorców prowadzących księgowość samodzielnie albo z pomocą księgowych. W programie dostępne są wszystkie dokumenty funkcjonujące w obrocie. Opcja wystawienia dowodów księgowych w obcych językach to niewątpliwa korzyść i uproszczenie nawiązywania bardzo dobrych relacji z zagranicznymi kontrahentami. W Afaktury.pl dostępnych jest aż 31 języków. Wystarczy wybrać język, a następnie przygotować dokument – gotową wersję przesyła się kontrahentom po podaniu adres e-mail.

Przedsiębiorcy muszą prowadzić ewidencję dokumentów, jest to uproszczone, dzięki programowi. Wszystkie wystawione faktury są automatycznie księgowane jako przychody przedsiębiorstwa, a od użytkownika konta głównego wymaga się jedynie wprowadzenia do systemu faktur kosztowych. To skuteczny sposób, żeby znać wartość generowanych przychodów oraz kosztów i obliczyć, jaki jest zysk każdego miesiąca. Kiedy wszystkie informacje są zgromadzone w jednym miejscu, można porównywać kolejne miesiąca i zauważyć ewentualne nieprawidłowości albo problemy finansowe, które mogą wpłynąć niekorzystnie na funkcjonowanie całej firmy. 

W Afaktury.pl dostępne są także raporty i statystyki. Przedsiębiorca może sprawdzić, które produkty cieszą się największą popularnością, a co nie sprzedaje się zbyt dobrze. To dla przedsiębiorcy podstawa do przeanalizowania sytuacji, jaka panuje w firmie, a jeśli zajdzie taka konieczność – wprowadzenia ważnych zmian i restrukturyzacji. 

Wszystkie działania odbywają się szybko i bez większych trudności – to zasługa intuicyjnego interfejsu i prostego menu.