Na naszych oczach tworzy się nowa historia księgowości, która jest uwarunkowana cyfryzacją prowadzenia firmy, rozwojem technologii oraz koniecznością podjęcia odpowiednich działań zmierzających do ograniczenia przestępstw podatkowych. Kto ma obowiązek korzystania z KSeF i od kiedy platforma będzie obligatoryjna dla polskich przedsiębiorców?

Krajowy System e-Faktur, czyli nowy system fakturowania dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF jest systemem teleinformatycznym opracowanym przez Ministerstwo Finansów i nadzorowanym przez Krajową Administrację Skarbową. Przedsiębiorcy mogą z niego korzystać od 2022 roku i już teraz warto zapoznać się ze sposobem funkcjonowania platformy oraz funkcjami dostępnymi w systemie, aby uniknąć błędów i nieścisłości. Dla czynnych podatników VAT KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku, a dla podatników przedmiotowo i podmiotowo zwolnionych z VAT obowiązek wejdzie w życie 1 stycznia 2025 roku.

KSeF spełnia kilka podstawowych funkcji – przede wszystkim umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, czyli dowodów sprzedaży przygotowanych zgodnie z wyznaczonym przez ustawodawcę wzorem i w formacie XML.
W systemie można także przechowywać faktury (są archiwizowane przez 10 lat), a także przekazywać dostęp do dowodów sprzedaży.
Data wystawienia elektronicznej faktury to dzień, kiedy została wprowadzona do systemu. Odpowiednio zaprogramowane algorytmy odpowiadają za weryfikację informacji w dokumencie i sprawdzają jego poprawność. Jeżeli faktura nie zawiera błędów, zostaje jej nadany numer identyfikacyjny i jest dostarczona do odbiorcy,

Kto musi korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF został nałożony na czynnych podatników VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT, a także podatników zidentyfikowanych w Polsce dla szczególnej procedury unijnej OSS, którzy uzyskali polski NIP. Zarówno rozmiar prowadzonej działalności, jak i branża, a także osiągane obroty nie mają żadnego znaczenia.

KSeF nie jest obowiązkowy dla podmiotów, które nie mają siedziby działalności gospodarczej albo stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na obszarze Polski. Ta sama zasada dotyczy podatników, którym przysługują procedury szczególne omówione w dziale XII w rozdziale 7, 7a oraz 9 ustawy o VAT warunkującej sposób korzystania z KSeF i wszystkie zasady z nim związane.

 W jaki sposób wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Podmioty zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą korzystać z dwóch narzędzi. Pierwszym jest bezpłatna aplikacja udostępniona przez Ministerstwo Finansów (można korzystać również z aplikacji mobilnej). Z kolei drugim rozwiązaniem jest używanie oprogramowania komercyjnego, które musi być kompatybilne z KSeF.

Faktury ustrukturyzowane są wykorzystywane do dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu, do których zaliczamy krajowe dostawy towarów, a także świadczenie usług między przedsiębiorcami (określanego jako B2B), na rzecz organów publicznych (znane jako B2G), a także konsumentów (mowa o B2C).
Jeżeli przygotowana i dostarczona do KSeF faktura zawiera błędne dane czy informacje i wymaga poprawy, przedsiębiorca albo upoważniona do tego osoba wystawia fakturę korygującą, która również zostaje przygotowana jako faktura ustrukturyzowana. Należy podkreślić, że noty korygujące i tradycyjne faktury korygujące przestaną obowiązywać.

Krajowy System e-Faktur umożliwia przygotowanie faktur VAT RR oraz faktur korygujących VAT RR. Dostępne są również e-faktury uproszczone.
Bardzo istotne, aby podmioty biorące udział w transakcji ustaliły sposób odbioru dokumentu – jest to szczególnie istotne dla kontrahentów, którzy nie mają zarejestrowanej własnej działalności gospodarczej — są odbiorcami prywatnymi/indywidualnymi. Akceptowane jest dostarczenie faktury listownie albo mailowo, jednak faktura musi zostać wcześniej zarejestrowana w KSeF. Identycznej zasady należy przestrzegać dla przedsiębiorców nieposiadających siedziby działalności gospodarczej bądź stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w RP.

Jakie korzyści ma wprowadzenie KSeF dla przedsiębiorców?

Wśród zalet związanych z wprowadzeniem KSeF można wymienić:
- zdecydowanie szybszy obrót dokumentów między przedsiębiorcami – faktury są wystawiane, a następnie od razu przekazywane do odbiorców, dzięki czemu cały obieg dokumentów nie wymaga dużych nakładów czasu,
- jeden wzór dokumentów obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców – Ministerstwo Finansów opracowało jeden wzór dla wszystkich podmiotów, co pozwoli uniknąć błędów i usprawni cały system fakturowania,
- realizacja płatności będzie mniej problematyczna i znacznie szybsza,
- przedsiębiorcy zostanie przekazany szybszy zwrot VAT – czas oczekiwania skróci się z 60 do 40 dni,
- maksymalne bezpieczeństwo podczas archiwizacji faktur – dokumenty nie zostaną zniszczone albo zgubione, czyli przedsiębiorca prowadzi swoją działalność bez ryzyka, bez konieczności przechowywania papierowych dowodów sprzedaży, a także unika konsekwencji ich braku,
- KSeF automatycznie archiwizuje wszystkie dokumenty na okres 10 lat.

Jak postępować w przypadku awarii w KSeF?

Prace nad KSeF trwają bezustannie, system jest cały czas uzupełniany, wprowadzane są również udogodnienia mające na celu uniknięcie awarii i problemów z systemem, jednak nie można ich całkowicie uniknąć. Jeżeli w trakcie korzystania z systemu pojawiają się usterki, stosowna informacja zostanie przekazana użytkownikom. W tym czasie przedsiębiorców obowiązuje ten sam wzór faktury, a dokument należy wprowadzić do systemu, gdy zacznie funkcjonować normalnie. Faktura wystawiona w komercyjnym programie musi trafić do KSeF w terminie 7 dni, liczonych od momentu naprawienia usterki.

Jakie kary przewidziano dla przedsiębiorców, którzy nie korzystają z KSeF?
Jeżeli przedsiębiorca nie korzysta z Krajowego Systemu e-Faktur, musi mieć świadomość, że naraża się na nałożenie kary, która wynosi maksymalnie 100% wysokości kwoty podatku widniejącego na fakturze niedostarczonej do systemu. Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, nałożona kara to 18,7% wysokości kwoty należności widniejącej na fakturze.

Brak faktury albo dokument niezgodny z dostępnym wzorem przekłada się na nałożenie kary o minimalnej wartości 1000 zł.
Faktury muszą zostać przekazane do KSeF w odgórnie wyznaczonym terminie – jeżeli ta zasada nie będzie respektowana przez przedsiębiorcę, może spodziewać się nałożenia kary w wysokości minimum 500 zł.

Kto musi korzystać z KSeF - podsumowanie

Używanie KSeF będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 roku. Z kolei podatnicy korzystający z podmiotowego albo przedmiotowego zwolnienia mają czas do 1 stycznia 2025 roku. Oczywiście, przed wskazanymi terminami system jest używany dobrowolnie.
Wielu przedsiębiorców obawia się obowiązkowego KSeF, dlatego, że platforma rządowa jest trudna w obsłudze i skomplikowana. Wystarczy używać kompatybilnego programu do księgowania np afaktury.pl, który usprawni cały proces. Korzyści wprowadzenia systemu jest więcej niż wad, trzeba je tylko dostrzec.