Każda działalność gospodarcza ma koszty. Stanowią one nieodzowny element umożliwiający uzyskanie przychodu, stąd pomniejszają wartość podatku regulowanego do urzędu skarbowego. Co ważne, nie każdy wydatek firmy może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu albo utrzymania źródła przychodów. Wszystkie informacje na ten temat można znaleźć w aktualnych przepisach. Warto również skorzystać z dobrego programu do fakturowania, który ułatwi przygotowanie wszystkich dokumentów oraz prowadzenie księgowości. 

Faktura kosztowa – co to takiego?

Jeszcze zanim skupimy uwagę na programie do fakturowania i przydatnych funkcjach, przyjrzyjmy się dokładnie określeniu faktura kosztowa. Wiedza na ten temat zdecydowanie ułatwi ewidencję i pozwoli rozróżnić, które dokumenty mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu, a które się nie nadają. 

Faktura kosztowa to jeden z dokumentów księgowych występujących w firmie. Dokument zostaje wystawiony po zakupie towarów albo usług niezbędnych do wygenerowania przychodów. Bez towarów/usług widniejących na dokumencie, firma nie osiąga zysku. To właśnie faktura kosztowa odgrywa ogromną rolę i warunkuje wysokość uzyskiwanego przez przedsiębiorstwo przychodu. 

W trakcie obliczania podatku dochodowego, który trzeba zapłacić do urzędu skarbowego, dochody osiągnięte przez firmę zostają pomniejszone właśnie przez faktury kosztowe otrzymane w danym miesiącu. Faktury kosztowe, a raczej ich wartości warto wprowadzać do programu do fakturowania, a w dalszej kolejności do ewidencji. Gromadzenie wszystkich dokumentów i informacji w jednym miejscu pozwala na uniknięcie bałaganu oraz bezbłędne rozliczenia z urzędami. 

Na fakturach kosztowych widnieją wszystkie produkty, półprodukty, towary, narzędzia, sprzęt oraz usługi nabywane przez firmę potrzebne do osiągnięcia zarobku. Przedsiębiorca musi pamiętać o przestrzeganiu wszystkich przepisów związanych z kosztami,  na przykład nie może odsprzedać dóbr zakwalifikowanych jako koszty. 

Pozycje widniejące na fakturze kosztowej są niezbędne do prowadzenia działalności. Rozliczając każdy miesiąc, przedsiębiorca od przychodów odejmuje zsumowane koszty i na podstawie dochodu opłaca podatek. W przepisach prawa można sprawdzić, jakie wydatki nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty. Wymienia się wśród nich koszty reprezentacji i wiele innych.  

Program do faktur kosztowych – dla kogo?

Faktury kosztowe występują w każdej firmie, stąd program do fakturowania powinien umożliwiać prowadzenie ewidencji dokumentów oraz sumowanie wartości kosztów. Takie działanie jest szczególnie ważne, kiedy w przedsiębiorstwie występuje bardzo wiele dokumentów i nietrudno o pomyłkę. Źle wprowadzone faktury kosztowe albo pominięte dokumenty sprawiają, że sytuacja firmy wydaje się lepsza, niż jest w rzeczywistości, a do tego uniemożliwia prawidłowe wyliczenie podatku dochodowego. Aby uniknąć tych błędów, warto skorzystać z nowoczesnych systemów i zaawansowanych technologicznie rozwiązań. 

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się wybrać zaawansowany technologicznie program, zyska dodatkowe możliwości, a wśród nich wybór indywidualnego szablonu, czcionki oraz numeracji. Dostępne są także kategorie dokumentu czy możliwość dodania zdjęć na faktury. Takie opcje nie występują w każdym systemie, a stanowią przydatne narzędzia używane do prowadzenia księgowości firmy oraz sprawowania kontroli. 

Program do faktur kosztowych – jakie funkcje?

Ewidencja faktur kosztowych odgrywa bardzo ważną rolę w funkcjonowaniu całej firmy – nie ma ku temu żadnych wątpliwości. Co ważne, jest to bardzo łatwe zadanie i nie powinno dostarczać większych problemów nawet przedsiębiorcy, który na co dzień nie korzysta ze zaawansowanego technologicznie sprzętu i dopiero oswaja się z używaniem programu do fakturowania. 

Nowoczesne narzędzie używane do prowadzenia ewidencji kosztów pozwala sprawdzić, czy wpisany numer NIP oraz pozostałe dane są prawdziwe. W dalszej kolejności kontroli podlega status przedsiębiorcy (czynny podatnik VAT i inne). Można sprawdzić również, czy numer konta widnieje na Białej Liście Podatnika. Po sprawdzeniu wszystkich wymienionych danych przedsiębiorca jest pewien, że dokument może zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu. 

Program do fakturowania, który został wzbogacony w szereg dodatkowych funkcji, jest bardzo przydatny i odgrywa ważną rolę w funkcjonowaniu całego przedsiębiorstwa. Po wystawieniu faktur i dokumentów magazynowych oraz wprowadzeniu faktur kosztowych można sprawdzić, jak dokładnie kształtuje się sytuacja firmy zarówno w danym miesiącu, jak i na przestrzeni czasu. W tym celu stosuje się zaawansowane analizy oraz statystyki. Najważniejsze, że przedsiębiorca nie musi nic liczyć czy wpisywać ręcznie. Wystarczą podstawowe informacje, a następnie kontrola wybranych elementów czy czynników. Dzięki statystykom i wglądzie do sytuacji panującej w firmie można szybko i sprawnie wprowadzać niezbędne zmiany i poprawić sytuację przedsiębiorstwa. 

Program do fakturowania, który pozwala stworzyć i uzupełniać bazy kontrahentów oraz towarów i usług pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Tak samo ważne jest przygotowanie dokumentów cyklicznych oraz wsparcie pracowników w prowadzeniu księgowości – można przygotować dla nich subkonta z ograniczonym dostępem do oprogramowania.