Wystawianie faktur to jeden z obowiązków każdego przedsiębiorcy. Dowód sprzedaży może zostać przygotowany przez księgową albo samodzielnie. W obu przypadkach nie można obejść się bez odpowiedniego narzędzia umożliwiającego wystawienie estetycznej faktury, która zawiera wszystkie wymagane informacje i elementy. Brak błędów, przejrzystość oraz spójny wygląd sprawiają, że kontrahenci mają bardzo dobrą opinię o sprzedawcy, chętnie korzystają z jego usług i jednocześnie zyskują gwarancję wysokiej jakości oferowanych towarów czy świadczonych usług. Aby nie pominąć ważnych danych, warto zapoznać się ze wzorem, a dopiero później przystąpić do przygotowania dokumentu. 

Przykład faktury VAT, jako skuteczny sposób uniknięcia błędów

Ustawodawca wyznacza, jakie elementy musi zawierać każda przygotowana faktura VAT. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji dowód sprzedaży ma moc prawną, a do tego jest wprowadzany do ewidencji przedsiębiorstwa (powiększa przychód albo zostaje zaliczony do kosztów). Jednak przed wprowadzeniem danych, warto sprawdzić dostępne przykłady, można skontrolować, jak wyglądają dokumenty, ja dobrze rozplanować wszystkie informacje, a także jakie dodatkowe zapisy mogą pojawić się w dowodzie. 

Obowiązkowe elementy każdej faktury VAT:

- data wystawienia, 

- kolejny numer zgodny z przyjętą numeracją (numer pozwala na jednoznaczną identyfikację i pozwala uniknąć błędów), 

- imiona i nazwiska albo nazwa firmy podatnika i nabywcy towarów, albo usług, razem z adresami, 

- numer używany do identyfikacji podatkowej, 

- numer używany przez nabywcę towarów albo usług do identyfikacji na potrzeby podatku, albo podatku od wartości dodanej, 

- data wykonania albo zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi, albo data, w której uregulowana została zapłata, pod warunkiem że odbyła się przed sfinalizowaniem sprzedaży (dwie daty podaje się tylko w przypadku, gdy różnią się między sobą), 

- nazwa (rodzaj) towaru albo usługi, 

- miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów albo zakres wykonanych usług, 

- cena jednostkowa towaru albo usługi, nie wliczając w to kwoty podatku (cena jednostkowa netto), 

- kwoty wszystkich przyznanych upustów albo obniżek cen, wliczając w to rabaty z tytułu wcześniejszej zapłaty (oczywiście pod warunkiem, że zostały przyznane i nie zostały doliczone do ceny jednostkowej netto), 

- wartość dostarczonych towarów albo wyświadczonych usług, które są zgodne z transakcją bez kwoty podatku (nazywane sprzedażą netto), 

- stawka podatku, 

- suma wartości sprzedaży netto ze wskazaniem sprzedaży objętej poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolniona od podatku, 

- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto ze wskazaniem kwot dotyczących poszczególnych stawek podatku, 

- kwota należności ogółem. 

Wyznaczone elementy są zgodne z ustawą o podatku od towarów i usług (art. 106e ust. 1).

Przykład faktury VAT, czyli kto może wystawić dokument?

Faktura VAT to dokument, który zawiera wszystkie szczegółowe informacje związane z konkretną transakcją, a dokładnie informacje o stronach i przedmiocie transakcji, terminach rozliczeń i innych ważnych informacjach. Fakturę można określić jako szczególny rodzaj rachunku, który wystawia się głównie przedsiębiorcom, ale jeżeli zajdzie taka potrzeba może ją otrzymać również osoba fizyczna (w tym celu musi zgłosić żądanie w terminie maksymalnie 3 miesięcy od zrealizowania transakcji). 

Faktura może zostać wystawiona przez osobę fizyczną, która prowadzi działalność gospodarczą w trakcie wykonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu oraz podatnik zwolniony z VAT (nie ma znaczenia, czy wykonał rejestracji w US na druku VAT-R albo ta kwestia została przez niego pominięta). Dowiedz się więcej na temat: Kto wystawia fakturę?

Intuicyjny program do wystawiania faktury VAT – dlaczego warto?

Program do fakturowania to bardzo ważne narzędzie używane zarówno przez przedsiębiorców prowadzących księgowość samodzielnie, jak i przy pomocy pracowników lub księgowych. Na szczególną uwagę zasługuje intuicyjna obsługa i brak problemów z używaniem poszczególnych funkcji. Wystawianie dokumentów (nie tylko faktur) nie zajmuje dużo czasu i pozwala sprawować kontrolę nad firmą. 

W darmowym programie do wystawiania faktur z KSeF dostępna jest opcja tłumaczenia dokumentów. Dostępnych jest 31 języków, gdzie wystarczy zmienić ustawienia, a następnie dostarczyć kontrahentom bezbłędne dokumenty. Kolejną dodatkową i jednocześnie bardzo przydatną funkcją jest prowadzenie pełnej ewidencji. Wystawianie faktur wystarczy, aby automatycznie podliczyć osiągnięty przez przedsiębiorstwo przychód. Następnie trzeba wprowadzić wartości faktur kosztowych. Program automatycznie obliczy dochód, podatek do zapłaty, a także wartość składek ZUS. Automatyczne uzupełnianie ewidencji pozwala zaoszczędzić sporo czasu, co doceni każdy przedsiębiorca. Nie trzeba też wykonywać specjalistycznych obliczeń, wszystko odbywa się w pełni automatycznie, po podaniu kilku podstawowych informacji. 

Statystyki, raporty i analizy, które można wykonać w programie do fakturowania ułatwiają sprawowanie kontroli nad firmą, odszukanie ewentualnych błędów, a także pracę nad uzyskaniem nowych klientów. To właśnie statystyki pozwolą sprawdzić, którzy klienci zamawiają najwięcej, jakie produkty cieszą się największą popularnością, a co leży w magazynie i zabiera cenne miejsce. W programie można uzupełniać stany magazynowe i generować zamówienia, dzięki czemu firma prosperuje bez żadnych problemów. 

W programie do generowania fakur online dostępnych jest wiele dokumentów, a wśród nich każdy rodzaj faktury, dowody magazynowe, KP, KW, oferta handlowa, która pozwoli zdobyć nowych klientów, a także wspomniane już zamówienia. Działania wykonywane przez przedsiębiorcę nie należą do skomplikowanych, wszystko odbywa się w pełni automatycznie, jedyne, co trzeba zrobić to wprowadzić odpowiednie wartości. 

Dane kontrahentów pozyskiwane są z bazy GUS – to przyspieszy cały proces przygotowania dokumentów, a przy tym pozwoli uniknąć ewentualnych błędów. Dostęp do systemu mogą otrzymać także pracownicy, a od właściciela konta głównego zależy, jakie będą wykonywać zadania i do jakich paneli oraz funkcji będą mieć dostęp.