KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur. Przedsiębiorcy korzystają z zupełnie nowej platformy stworzonej przez Ministerstwo Finansów. Niedługo system będzie obowiązkowy, tymczasem już teraz warto zapoznać się ze sposobem funkcjonowania KSeF. Odpowiadamy – co to KSeF, od kiedy będzie obowiązkowy i jakie są korzyści wprowadzenia platformy.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Do 1 lipca 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne dla każdego przedsiębiorcy. To czas, kiedy warto zapoznać się ze sposobem funkcjonowania platformy, aby w późniejszym czasie uniknąć błędów i trudności.
Czynni podatnicy VAT mają obowiązek stosowania KSeF od 1 lipca 2024 roku, a podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego i przedmiotowego z VAT są zobowiązani do używania systemu  od 1 stycznia 2025 roku.
Ustawodawca wyznaczył grupę podmiotów, które nie będą miały obowiązku korzystania z KSeF, co oznacza, że bez zmian przygotowują faktury w formie elektronicznej albo papierowej.

Sprzedaż odbywająca się na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie jest dokumentowana w KSeF oraz w przypadku dostaw towarów albo świadczenia usług wskazanych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.
Ta zasada odnosi się między innymi do podatników, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca jej prowadzenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, oraz dla podatników niemających siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale mieszkających na stałe w Polsce, pod warunkiem że nie biorą udziału w dostawie towarów bądź świadczeniu usług, którym poświęcona jest wystawiona faktura.

Ta sama zasada odnosi się do podatników stosujących szczególne procedury wyznaczone w XII w rozdziale 7, 7a oraz 9 ustawy o VAT służących do udokumentowania czynności rozliczanych w tych procedurach.

Co to jest KSeF i jak z niego korzystać?

Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, archiwizowania oraz przesyłania faktur przygotowanych w formacie xml. Faktura ustrukturyzowana musi zostać zaakceptowana przez odbiorcę.
Aplikacja KSeF jest zintegrowana z programami księgowymi, dlatego przedsiębiorcy mogą korzystać z dotychczasowego oprogramowania, dzięki czemu sposób wystawiania faktur nie ulegnie sporej zmianie, wymagane będzie jedynie przekazanie dowodu sprzedaży do aplikacji rządowej.

Czym jest KSeF i jak funkcjonuje?

KSeF umożliwia przygotowanie faktur ustrukturyzowanych, odpowiadających standardom wyznaczonym przez Ministerstwo Finansów, co zdecydowanie ułatwi obieg dokumentów i sprawowanie kontroli nad przedsiębiorcami. To również skuteczny sposób uniknięcia przestępstw podatkowych i unikania obowiązku podatkowego.
Każda faktura wystawiona w systemie otrzymuje unikalny numer. Wystawcy przekazane zostaje urzędowe poświadczenie odbioru, określane jako UPO. Aby odbiorca otrzymał dostęp do faktury, konieczne jest wykonanie uwierzytelniania w KSeF albo opcjonalnie wskazanie wymaganych danych ściśle związanych z fakturą – w drugim przypadku mamy do czynienia z dostępem anonimowym.

Zgodnie z art. 106 ust. 2 ustawy o VAT, odbiorca musi zaakceptować fakturę przygotowaną w KSeF, jednak ustawodawca nie wyznaczył, w jaki sposób przekazana zostaje zgoda. Można więc wykorzystać drogę mailową albo na przykład zaakceptować regulamin fakturowania dostawcy. W praktyce może mieć miejsce sytuacja, kiedy odbiorca nie wyrazi zgody na odbieranie faktur w taki sposób i wtedy przedsiębiorca cały czas wystawia faktury w KSeF, jednak ma obowiązek przekazać je w innej formie, czyli jako dokument papierowy albo elektroniczny.

Jakie są korzyści wprowadzenia obowiązkowego KSeF?

Przedsiębiorcy, którzy zaczęli korzystanie z dobrowolnego KSeF wskazują na sporo korzyści związanych z jego wprowadzeniem, mimo iż wiele podmiotów podchodzi do tego tematu sceptycznie. Pierwszą zaletą używania systemu jest krótszy czas zwrotu podatku, który zamiast 60 dni, jest zwracany w ciągu 40 dni.
W dalszej kolejności należy zwrócić uwagę na wysoki poziom bezpieczeństwa, a mianowicie ryzyko zgubienia albo zniszczenia faktury, która musi być przechowywana przez 5 lat, zostaje maksymalnie ograniczony. Dla przedsiębiorcy to ograniczenie ryzyka, a także pewność, że podczas kontroli skarbowej wszystkie wymagane dokumenty są przechowywane w jednym miejscu i nie zostanie na niego nałożona kara za nieprzestrzeganie wyznaczonych przez ustawodawcę przepisów i zasad archiwizacji faktur.

Księgowość firmy będzie zoptymalizowana, wszystkich przedsiębiorców obowiązywać będzie jeden schemat postępowania, co pozwoli uniknąć błędów, wystawiania dokumentów dla niewłaściwych odbiorców i wielu innych konsekwencji.
Krajowy System e-Faktur umożliwi także uniknięcie przestępstw podatkowych, pozwoli sprawować kontrolę nad przedsiębiorcami, co w efekcie poprawi sytuację całej Rzeczypospolitej Polskiej.

Przedsiębiorcy nie mają obowiązku przekazywać plików JPK_FA na żądanie urzędu.
Wszystkie dokumenty są wysyłane w czasie rzeczywistym, a do tego potwierdzane, dlatego można szybko zweryfikować ewentualne błędy albo braki, a także dokonać ewentualnej korekty.
KSeF będzie miał pozytywny wpływ również na środowisko, gdyż spora część faktur papierowych zostanie zastąpiona, co nie oznacza jednak, że znikną one zupełnie z obrotu gospodarczego.  

Co to jest KSeF - podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to platforma rządowa wykorzystywana do przygotowywania, odbierania, wysyłania i archiwizacji faktur udostępnianych w formacie xml. Korzystanie z jednego wzoru i systemu przyczynia się do stworzenia spójnego rejestru w obrocie gospodarczym, gdyż wszystkie dokumenty są udostępniane w jednym miejscu.

Komercyjne programy do fakturowania i księgowania zostają połączone z KSeF. Niewątpliwą zaletą jest zabezpieczenie dostępu do danych, dzięki czemu poufne informacje ważne dla firmy są bezpieczne.
Każda faktura otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny za przyznanie, którego odpowiada system. Niezwykle istotna jest także możliwość weryfikacji zgodności ze wzorem faktur ustrukturyzowanych, a także analiza i kontrola danych z dokumentów i dostarczenia komunikatów związanych z wystawianiem, odrzucaniem albo brakiem możliwości wystawiania faktury ustrukturyzowanej.

Fiskus zyskuje wszystkie informacje o transakcjach zakupu oraz sprzedaży, których dokonują podatnicy, co ułatwi kontrole odbywające się na gruncie podatku VAT. Uczciwi przedsiębiorcy nie mają powodów do zmartwień, gdyż dla nich wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie będzie miało żadnych przykrych konsekwencji.