Kolejne usprawnienie jakim jest możliwość dodawania załączników w momencie wysyłania faktury do kontrahenta, właśnie zostało wdrożone. Opcja przede wszystkim ułatwi komunikację między Państwem a kontrahentami, gdyż w jednej korespondencji można teraz wysyłać dodatkowe pliki do wystawionej faktury, dotyczące danej transakcji.
Jak dodać załącznik do wysyłanej faktury lub innego dokumentu ?
W momencie, gdy mamy już utworzony dokument i chcemy go wysłać naszemu kontrahentowi bezpośrednio z programu, klikamy przycisk '
wyślij dokument'
Tym sposobem otwiera nam się okienko wysyłki dokumentu, w jego prawym dolnym rogu pojawił się przycisk
wgrania dodatkowego pliku
Poniższy obrazek prezentuje okno z przyciskiem do zaciagnięcia pliku jaki chcemy dołączyć do wysyłanej faktury.
Kliknięcie otwiera okno systemowe, gdzie wybieramy z naszego komputera plik jaki chcemy dodac do wysyłanej faktury, po czym zaznaczamy dany plik lub kilka na raz (przytrzymując przycisk CTRL i zaznaczając kilka plików jednocześnie).
Kolejny krok to załadowanie tego pliku, co następuje automatycznie w oknie wysyłki.
Warto zuważyć, że program od razu po załadowaniu podpowiada nam ile plików mamy załadowane, jakie to pliki i jaką mają wielkość. Akceptowane są wszystkie rozszerzenia plików poza: exe, bat, php, js, bin, dll, conf, php3, sys.
Maksymalna wielkość jednego pliku to 2 Mb natomiast łączna wielkość wszystkich plików wysyłanych jednorazowo, nie może przekroczyć 10 Mb.
Przykład załadowanego pliku gotowego do wysyłki wraz z fakturą.
Cała procedura kończy się po kliknięciu przycisku
wyślij dokument - nasz kontrahent wraz z faktura otrzyma dołączony plik.
W systemie pocztowym wygląda to mniej wiecej tak jak na poniższym obrazku (w zależności od klienta poczty, wygląd może się różnić)
Oprócz faktury w przesłanej wiadomości znajduje się również dołączony załącznik.
Dodatkowo każdy mail, który wysyłany jest z dodatkowym plikiem opatrzony jest klauzulą informującą odbiorcę o zachowaniu szczególnej ostrożności.
W jakiej sytuacji dodajemy dodatkowe pliki do faktur lub innych dokumentów ?
Jak widzimy cała procedura dodawania plików jest bardzo prosta i szybka, za to może być bardzo pomocna w przypadku, gdy nasz kontrahent życzy sobie dostarczenia dodatkowych dokumentów do wystawionej faktury potwierdzającej jej zapłatę.
Takimi dokumentami mogą być CMR, zamówienie, oferta handlowa, WZ, potwierdzenie odbioru czy tez inny dokument uwierzytelniający zakup lub usługę za wystawioną fakturę.
Oczywiście zastosowań jest zdecydowanie więcej, jednak są one podyktowane specyfikacją każdej działalności indywidualnie.
Ważną informacją jest fakt, że nowa opcja
dostępna jest wyłącznie w abonamencie PRESTIGE - spowodowane jest to znaczącym obciążeniem naszych serwerów poprzez wgrywanie i przesyłanie owych plików.
Jak zawsze czekamy na wszelkie uwagi i sugestie odnośnie funkcji dołączania plików, do wysyłki faktur i innych dokumentów.
