Jak zintegrować program do faktur z KSeF

KSeF czyli Krajowy System efaktur to obowiązek, narzucony przez Ministerstwo Finansów,. Zgodnie z rozporządzeniem wystawione faktury, faktury zaliczkowe, rachunki oraz wszystkie faktury korygujące wysyłać trzeba bezpośrednio do strony urzędowej ap.ksef.mf.gov.pl

Każdy podmiot wystawiający dokumenty księgowe na terenie Polski musi posiadać indywidualne konto w KSef, na które trafiają dokumenty sprzedażowe oraz kosztowe.

Instruktaż filmowy integracji afaktury z KSeF.

Integracja programu do faktur z KSeF

Program afaktury.pl jest przygotowany na nowe zasady. Poprzez serwis można jak dotychczas wystawiać faktury i bezpośrednio z programu wysyłać je do KSeF.

Potrzebna jest jednak integracja z własnym kontem KSeF

Jak założyć konto KSeF

Wchodzimy na stronę główną Krajowego Systemu efaktur ap.ksef.mf.gov.pl i poprzez profil zaufany zakładamy konto.

Jak zintegrować KSeF z programem do faktur

Po udanym założeniu konta i zalogowaniu się na Ksef z menu bocznego wybieramy Tokeny a następnie generuj token

Wygenerowany token należy skopiować ( dostępny będzie wciąż w liście tokenów ).

Następnie przechodzimy do programu afaktury.pl i wchodzimy w Ustawienia -> dane firmy lub KSef/JPK

Pod danymi na fakturze znajduje się miejsce konfiguracji KSeF. W tym miejscu należy wkleić wygenerowany token.

Dodatkowo można również na stałe skonfigurować generowanie JPK ale nie jest to obowiązkowe i nie związane z wysyłką faktur do KSeF.

Program do faktur afaktury.pl oferuje zaawansowane możliwości zarządzania wysyłką dokumentów, w tym opcję opóźnienia autowysyłki faktur. Dzięki tym funkcjom, użytkownicy mogą dostosować czas, w którym dokumenty zostaną automatycznie przesłane do KSeF, zgodnie z indywidualnymi potrzebami i preferencjami firmy.

Opcje opóźnienia wysyłki faktur do KSeF

System afaktury.pl umożliwia ustawienie opóźnienia autowysyłki dokumentów w różnych przedziałach czasowych. Oto dostępne opcje:

2 minuty
5 minut
10 minut
30 minut
1 godzina
2 godziny
Na koniec dnia (po 22:00)

Jak działa opóźnienie wysyłki faktur do KSeF

Jeżeli zdecydujesz się na automatyczne wysyłanie dokumentów, możesz wybrać jeden z powyższych przedziałów czasowych. Na przykład, jeśli wybierzesz opóźnienie o 10 minut, dokument zostanie automatycznie wysłany do KSeF dokładnie 10 minut po zapisaniu go na liście dokumentów. Dzięki temu rozwiązaniu możesz zweryfikować dokument, wprowadzić ewentualne poprawki oraz przesłać go do kontrahenta do akceptacji, zanim faktura zostanie wysłana do KSeF.

Jak wystawić fakturę KSeF w programie do faktur

Wystawianie dokumentu w zasadzie się nie zmienia. Obowiązkowe dane na dokumencie nie ulegają zmianie. Nadal do poprawnego wystawienia są potrzebne dane sprzedawcy oraz nabywcy, daty, numer dokumentu jak również przedmiot sprzedaży w ustalonej cenie wraz ze stawką vat.

Każdą fakturę zapisuje się do listy dokumentów.

Jeżeli nie mamy ustawionej automatycznej wysyłki KSeF oraz jak jeszcze nie wysłaliśmy ręcznie to dokument można poprawić i zapisać ponownie.

Dokumentu wysłanego do KSeF nie można edytować - w przypadku błędu należy wystawić fakturę korygującą.

Wystawiony dokument można od razu wysłać do KSeF przyciskiem Zapisz i wyślij do KSeF

Jeżeli dokument zapiszemy tylko do listy dokumentów to wysyłka do KSeF odbywa się z poziomu dokumentu lub listy.
Po wysłaniu dokumentu do KSeF automatycznie pojawia się czas wysyłki, status oraz numer KSeF

Dane które są przekazywane do KSeF

Pola zaznaczone na czerwono są wysyłane do KSeF

Przeczytaj również: KSeF Faktury

Wszystko, co warto wiedzieć o KSeF

Czy mogę połączyć się z programem za pomocą certyfikatu

Nie, na ten moment połączyć się z KSeF można tylko za pomocą tokenu. Pracujemy nad bezpiecznym użyciem certyfikatu i jeżeli MF nie wycofa się z ich użycia to oczywiście będzie można połączyć się certyfikatem.
Tokeny ważne są jeszcze do końca 2026 roku.

Do czego służy zaznaczenie „KSeF włączony” w konfiguracji KSeF

Zaznaczenie KSeF włączony uruchamia pracę w środowisku KSeF, zarówno dla dokumentów wysyłanych jak i pobieranych. Jednakże można też tylko odbierać dokumenty z KSeF nie wysyłając sprzedażowych.

Czy muszę włączyć - opóźnienie wysyłki do KSeF

Nie, nie trzeba ustawiać opóźnienia wysyłki, jednakże wówczas trzeba pamiętać o ręczym kliknięciu przycisku zapisz i wyślij do KSeF, widocznym podczas wystawiania dokumentu lub w liście dokumentów.

Czy faktury zakupowe będę widoczne w programie afaktury

Tak, po połączeniu Afaktury z KSeF jest możliwe zaciąganie takich dokumentów.

Czy każde subkonto, aby mogło wystawiać i wysyłać dokumenty do KSEF musi mieć nadane uprawnienie w KSEF, czy też token łączy afaktury z KSEF automatycznie

Wystarczy połączenie się w koncie administratora, aby każdy Użytkownik mógł wysyłać dokumenty do KSeF. Nie trzeba nadawać żadnych dodatkowych uprawnień w KSeF.

Czy jeżeli zaznaczyłem opóźnioną wysyłkę faktur do KSEF na koniec dnia to muszę jeszcze coś robić ?

Nie, jeżeli zaznaczona jest wysyłka na koniec dnia, to faktury zostaną wysłane przez program. Nic więcej nie trzeba robić.

Czy jeżeli mam ustawione opóźnioną wysyłkę do KSeF to mogę wyłączyć komputer?

Tak, można wylogować się z Afaktury i wyłączyć komputer. Program wyśle takie dokumenty mimo wyłączonego programu.

Gdzie będę widział że te faktury zostały wysłane z całego dnia

Informacja o poprawnej wysyłce będzie w liście dokumentów w kolumnie KSeF. Pojawi się tam numer referencyjny, który świadczy o poprawności wysyłki oraz taka informacja będzie na danym dokumencie.

Czy będzie komunikat, że pojawił się błąd z wysyłką faktury np. problem z serwerem ministerstwa

Tak, będzie komunikat, że próba wysyłki nie powidła się i nie nada się numer referencyjny. Numer referencyjny, który pojawi się w liście dokumentów, świadczy o poprawnym wysłaniu dokumentu.

Jeżeli będę chciał zmienić jednego dnia wysyłkę opóźnioną np. na 22:00 to czy po zmianie ustawień program do faktur od razu wprowadzi zmiany czy potrzebuje czasu

Jeżeli w pewnym momencie zostaną dokonane zmiany w opóźnionej wysyłce to będą uwzględniane dokumenty wystawione po zapisaniu tych zmian. Zmiana nie będzie obejmować wcześniej zapisanych dokumentów.

Gdy wyśle się fakturę poprzez przycisk ręcznie wyślij do ksef to czy w tej opóźnionej wysyłce ta faktura będzie wysyłana jeszcze raz czy program widzi, że ona już została wysłana ręcznie

Automatyczna wysyłka będzie dotyczyć tylko faktur, które nie zostały wysłane ręcznie. i Tak, wysyłka nastąpi po wybranym okresie od momentu zapisu. Nie da się dwa razy wysłać do KSeF tej samej faktury

Czy mogę tylko odbierać faktury z KSeF ale ich nie wysyłać

Tak, połączenie z KSeF możliwe jest tylko dla odbierania dokumentów kosztowych. W takim przypadku nie należy włączać automatycznej wysyłki i nie korzystać z przycisku „Wyślij do KSeF”

Co w przypadku, gdy zapisze fakturę w programie i zapomnę wysłać do KSeF

Z reguły nic się nie stanie. Należy wysłać ją kolejnego dania ale należy pamiętać, że program zmieni datę wystawienia faktury.

Jak mogę pobrać faktury kosztowe z KSeF

Afaktury.pl umożliwiają zaciąganie faktur kosztowych z KSeF. W menu górnym znajdują się Koszty-KSEF. Jeżeli konto jest połączone z KSef to w tym miejscu będą takie dokumenty widoczne.

Jakie informację będę widział po pobraniu faktury kosztowej z KSeF

Koszty pokażą się w tabeli i zawierać będą następujące informacje: Numer dokumentu, data wystawienia, data przyjęcia w KSeF, data nadania numeru KSeF, data zapisu w KSeF, sprzedawca, nabywca, netto, brutto, typ fakturowania, rodzaj faktury, numer KSeF, status, operacje na dokumencie.

Jak dostarczyć faktury księgowej

O sposobie przekazywania dokumentów do biura księgowego najlepiej porozmawiać i ustalić to bezpośrednio z księgowością. Nie mniej jednak w programie afaktury można wygenerować zestawienia dokumentów w formacie pdf, excl, csv oraz już niedługo xml zgodym ze strukturą KSeF. Podobnie, xml będzie można wygenerować z dokumentów koszowych. Dodatkowo bezpośrednio w KSeF można nadać księgowości upoważnienie do logowania się na konto w KSeF w celu samodzielnego pobierania dokumentów. Kolejnym rozwiązaniem jest posiadania w afaktury.pl darmowego konta dla księgowości, w którym księgowość, po wcześniejszym nadaniu uprawnień, może mieć ciągły dostęp do dokumentów. Na ten temat najlepiej porozmawiać z nami pod nr tel. 601 131 900.

Jak poprawnie wystawić fakturę zaliczkową

Faktura zaliczkowa musi zawierać pełną treść zamówienia, czyli przedstawić musimy towary lub usługi, na które kontrahent złożył zamówienie. Muszą być również podane ceny jednostkowe, ilości oraz stawka VAT. Drugą niezbędna informacją jest kwota zaliczki. Wpisujemy ją jako brutto. Tak wystawioną fakturę zaliczkową wysyłamy do KSeF.

Jak poprawnie rozliczyć fakturę zaliczkową

Program afaktury.pl umożliwia rozliczenie zaliczki przez konwertowanie dokumentu. Zatem wystarczy przycisną przycisk ROZ do zaliczki. Otworzy się faktura, która będzie posiadała dane z faktury zaliczkowej. Obowiązkowo należy sprawdzić treść, ewentualnie poprawić lub dopisać informacje. Fakturę rozliczającą zaliczkę należy wysłać do KSeF.

Czy fakturę zaliczkową muszę wysłać do KSeF

Tak, faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym i obowiązkowo należy wysłać ją do KSeF.

Co jak się okaże, że faktura, którą wysłałem do KSeF zawiera błędy

Faktury wysłanej do KSeF nie można w żaden sposób edytować i poprawiać. Błąd skorygować można tylko fakturą korygującą. Fakturę korygująca obowiązkowo należy wysłać do KSeF-u

Co się stanie jak pominę numer faktury i będzie luka w numeracji

Jeżeli pominięcie numeru dokumentu będzie rzadkim zdarzeniem to nie będzie żadnych konsekwencji. Wystarczy tylko informacja, że dany numer został pominięty. Natomiast, jeżeli sytuacji będzie zdarzała się często to Urząd Skarbowy może wystąpić o wyjaśnienie a nawet nałożyć karę.

Czy mogę cofnąć datę wystawienie faktury

Nie, data sprzedaży nie może być inna niż data wysyłki do KSeF. Co za tym idzie, nie można cofnąć daty wystawienia i nie można z datą wsteczną wysłać faktury do KSeF.