Aktualności programu do faktur

Kaucja, kod CN, dokumenty kasowe i KSeF - co zmieniliśmy

Ostatni rok przyniósł przedsiębiorcom sporo zmian. W październiku 2025 r. ruszył system kaucyjny, a w 2026 r. KSeF stał się obowiązkowy. Wiele firm, które do tej pory wystawiały proste faktury, musiało zmierzyć się z nowymi polami, nowymi zasadami i pytaniami od klientów oraz księgowych. Te zmiany obserwujemy na co dzień, także w zgłoszeniach od Was, i na tej podstawie zdecydowaliśmy, co w programie powinno się zmienić.

W tym artykule wyjaśniamy, jak wykazywać kaucję za opakowania i dlaczego nie dolicza się do niej VAT. Piszemy też, czym jest kod CN i kiedy warto go podawać, po co na dokumentach kasowych sposób płatności, jak poprawić fakturę wystawioną w złej walucie i czym są certyfikaty KSeF, które niedługo pojawią się w programie. Przy każdej zmianie znajdziesz odwołanie do przepisów, żeby łatwo było sprawdzić, skąd wzięły się nasze rozwiązania.

Kaucja za butelki, puszki i szkło

System kaucyjny działa w Polsce od 1 października 2025 r. Obejmuje napoje sprzedawane w jednorazowych butelkach plastikowych do 3 l, w metalowych puszkach do 1 l i w szklanych butelkach wielokrotnego użytku do 1,5 l. Wysokość kaucji określa rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 8 lipca 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1046): 0,50 zł za butelkę plastikową i puszkę oraz 1 zł za butelkę szklaną.

Ważne jest to, jak kaucję traktuje VAT. Zgodnie z art. 29a ust. 12c ustawy o VAT kaucja pobrana w systemie kaucyjnym nie wchodzi do podstawy opodatkowania. Na fakturze trzeba ją więc oddzielić od ceny napoju. Jeśli wpisze się ją w cenę albo jako zwykłą pozycję ze stawką 23%, wartości na fakturze i w ewidencji VAT przestają się zgadzać, a później potrzebna jest korekta.

Dlatego kaucję można teraz przypisać bezpośrednio do produktu. W karcie produktu, w polu „Rodzaj kaucji”, wybierasz typ opakowania: PET, aluminium lub szkło, a w polu obok wpisujesz kwotę. Od tej pory program pamięta, że ten napój sprzedaje się z kaucją, i przy każdej fakturze wykazuje ją osobno. Dla sklepu czy hurtowni, w których te same napoje pojawiają się na fakturach codziennie, oznacza to, że kaucję ustawia się jeden raz, zamiast pilnować jej na każdym dokumencie.

Zdarzają się też sytuacje nietypowe, np. jednorazowa sprzedaż albo produkt, którego nie ma w kartotece. Wtedy kaucję można dodać do pojedynczej pozycji bezpośrednio na fakturze, przyciskiem „Kaucja” obok nazwy towaru.

Kod CN w karcie produktu

Kod CN, czyli kod Nomenklatury Scalonej, to unijna klasyfikacja towarów. Dla większości firm działających wyłącznie w kraju pozostawał dotąd w tle. Znały go głównie przedsiębiorstwa sprowadzające towary z zagranicy, wysyłające je za granicę albo rozliczające akcyzę. Dla napojów bezalkoholowych, takich jak woda smakowa czy lemoniada, jest to na przykład 2202 10 00.

Sytuację zmienił KSeF. Struktura e-faktury FA(3), obowiązująca od 1 lutego 2026 r., zawiera pole na kod CN dla każdej pozycji faktury, co opisuje broszura Ministerstwa Finansów dotycząca struktury FA(3). Coraz więcej kontrahentów, zwłaszcza większych, oczekuje go na fakturze, bo ułatwia im to dalsze rozliczenia.

Kod CN wpisuje się w karcie produktu, w polu „Nr CN”. Jeśli chcesz, żeby pojawiał się na fakturze, wystarczy zaznaczyć „Nr CN” nad tabelą pozycji, w tym samym miejscu, w którym włączasz PKWiU, GTU czy EAN. Raz wpisany kod jest dostępny przy każdym kolejnym dokumencie, więc nie trzeba go za każdym razem sprawdzać w taryfie celnej.

Sposób płatności na KP i KW

Dowody KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wyda) to podstawowe dokumenty kasowe: potwierdzają, że pieniądze wpłynęły do firmy albo z niej wyszły. W praktyce pod hasłem „wpłata do kasy” kryją się różne sytuacje: gotówka, płatność kartą przy odbiorze, bon, czek czy rozliczenie przez kompensatę. Dopóki dokument tego nie rozróżnia, przy uzgadnianiu kasy z wyciągiem bankowym i terminalem trzeba odtwarzać to z pamięci albo z notatek.

Na KP i KW jest teraz pole „Sposób wpłaty” z pełną listą form płatności: od gotówki, karty płatniczej i kredytowej, przez przelew, płatność mobilną i online, po bon, czek, barter, kompensatę i płatność mieszaną. Jeśli informacja o formie płatności nie powinna trafić na wydruk dla klienta, można wybrać opcję „ukryj na wydruku”. Wtedy zostaje ona tylko w Twojej ewidencji. Biuro rachunkowe dostaje dokumenty, z których od razu wynika, jak rozliczono każdą operację, i nie musi o to dopytywać.

Nowe możliwości faktur korygujących

Od kiedy faktury trafiają do KSeF, faktura korygująca stała się podstawowym narzędziem do naprawiania pomyłek. Faktury przyjętej przez system nie da się anulować ani podmienić na nową, dlatego każdy błąd poprawia się korektą. Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT wystawia się ją m.in. przy pomyłce w cenie, kwocie, stawce podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Dlatego rozszerzyliśmy możliwości korekt w programie do faktur.

Korekta danych nabywcy i sprzedawcy. Literówka w nazwie firmy, nieaktualny adres po przeprowadzce kontrahenta albo zmiana nazwy spółki to drobne błędy, ale klienci i ich księgowi słusznie zwracają na nie uwagę. Teraz poprawisz je bezpośrednio na fakturze korygującej, zarówno w danych kontrahenta, jak i w danych sprzedawcy. Wyjątkiem jest błędny NIP nabywcy: w KSeF nie poprawia się go korektą. Fakturę z błędnym NIP koryguje się do zera i wystawia nową, z prawidłowym numerem.

Korekta faktury zaliczkowej. Przy zaliczkach plany często się zmieniają: zamówienie się zmniejsza, część wpłaty wraca do klienta albo zmienia się zakres usługi. Fakturę zaliczkową skorygujesz teraz tak samo jak każdą inną, bez obchodzenia problemu dodatkowymi dokumentami.

Korekta waluty. Faktura dla zagranicznego kontrahenta wystawiona w złotych zamiast w euro to jedna z częstszych pomyłek przy sprzedaży eksportowej. Walutę zmienisz teraz fakturą korygującą, a program przeliczy kwoty. Ma to znaczenie, bo przy fakturach walutowych VAT wykazuje się w złotych, według właściwego kursu.

Certyfikaty KSeF

Certyfikat KSeF to elektroniczne poświadczenie wydawane przez Ministerstwo Finansów, które potwierdza Twoją tożsamość w Krajowym Systemie e-Faktur. Są dwa rodzaje certyfikatów. Pierwszy służy do logowania do KSeF, także automatycznego, gdy łączy się z nim program do fakturowania. Drugi jest potrzebny do wystawiania faktur w trybie offline, czyli wtedy, gdy KSeF jest niedostępny, np. podczas awarii po stronie ministerstwa. Szczegóły znajdziesz na stronie Certyfikaty KSeF w serwisie Ministerstwa Finansów.

afaktury.pl jest już technicznie przygotowane do obsługi certyfikatów, a funkcja zostanie udostępniona w najbliższym czasie. Gdy będzie gotowa, opublikujemy osobny artykuł z opisem, jak uzyskać certyfikat i podłączyć go do programu.

Nowa strona główna, logowanie i rejestracja

Odświeżyliśmy też stronę główną afaktury.pl oraz okna logowania i rejestracji. Chcieliśmy, aby od pierwszej chwili było jasne, czym jest program i w czym może pomóc w codziennej pracy, zwłaszcza teraz, gdy fakturowanie wiąże się z KSeF.

Najważniejsze informacje są dziś na wyciągnięcie ręki. Łatwiej sprawdzić, co potrafi program, odnaleźć potrzebną funkcję albo pokazać afaktury.pl współpracownikowi czy księgowej. Logowanie i zakładanie konta są prostsze i przyjemniejsze w odbiorze, a cały serwis zyskał spójny, nowoczesny wygląd.

Bezpieczeństwo

Dane, które wprowadzasz do afaktury.pl, czyli kontrahentów, faktury i historię sprzedaży, traktujemy z taką samą starannością jak dokumenty własnej firmy. Bezpieczeństwo systemu rozwijamy stale, równolegle z nowymi funkcjami, dlatego każda aktualizacja to także krok w tej dziedzinie.

W tej wersji programu wdrożyliśmy kolejne zabezpieczenia i usprawnienia ochrony danych. Działają automatycznie, od pierwszego logowania. Nie musisz niczego ustawiać ani zmieniać. Pracujesz tak jak dotąd, a o resztę dbamy my.