Jak wysłać fakturę do KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowa platforma Ministerstwa Finansów, która od 2022 roku umożliwia przesyłanie faktur w sposób elektroniczny. Już wkrótce każda firma działająca w Polsce będzie zobowiązana do wystawiania i przesyłania faktur wyłącznie za pośrednictwem tej platformy.

Proces ten może wydawać się skomplikowany, ale na szczęście istnieją narzędzia, które go ułatwiają. Jednym z nich jest program do faktur KSeF afaktury.pl, który nie tylko pozwala na wygodne wystawianie faktur, ale także automatycznie przesyła je do systemu. Jak to działa? Oto szczegółowa instrukcja

Bez konta w KSeF nie wyślesz faktury

Aby wysyłać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), konieczne jest posiadanie indywidualnego konta w tym systemie. Rejestracja jest obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury w Polsce, ponieważ to właśnie na konto KSeF trafiają wszystkie faktury sprzedażowe i kosztowe. Bez tego kroku nie będziesz mógł poprawnie przesyłać faktur do systemu Ministerstwa Finansów, co może skutkować niezgodnością z przepisami podatkowymi.

Jak założyć konto w KSeF?

Proces rejestracji jest stosunkowo prosty, ale wymaga kilku kluczowych kroków. Najpierw należy wejść na oficjalną stronę KSeF: ksef.mf.gov.pl. Następnie logujemy się za pomocą jednej z dostępnych metod uwierzytelniania, takich jak:

• Profil Zaufany (ePUAP) - rekomendowana metoda, umożliwiająca szybkie i bezpieczne założenie konta,
• Podpis kwalifikowany - jeśli posiadasz elektroniczny podpis zgodny z wymaganiami KSeF,
• e-Dowód - nowoczesna metoda logowania dla osób posiadających dowód osobisty z warstwą elektroniczną.

Po pomyślnym zalogowaniu się należy przejść do sekcji nadawania uprawnień i wygenerować indywidualny token dostępu, który pozwoli na integrację konta KSeF z programami do fakturowania, takimi jak afaktury.pl.

Połącz swój program do faktur z KSeF

Jak połączyć program do faktur z KSeF?

Aby zintegrować swój program do faktur z KSeF, wykonaj następujące kroki:

• Skopiuj wygenerowany token w Krajowym Systemie e-Faktur i zaloguj się do programu afaktury.pl.
• Wejdź w „Ustawienia” → „KSeF/JPK” i w odpowiednim polu wklej token.
• Zapisz zmiany - Twój program jest teraz połączony z KSeF i gotowy do wysyłania faktur bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów.

Dokładną instrukcję oraz film instruktażowy znajdziesz na stronie: Integracja z KSeF

Jak wystawić fakturę i wysłać ją do KSeF?

Wystawianie faktur i przesyłanie ich do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to kluczowy obowiązek każdego przedsiębiorcy, który chce działać zgodnie z nowymi przepisami. Proces ten może wydawać się skomplikowany, ale dzięki zintegrowanym programom do fakturowania, takim jak afaktury.pl, można go zautomatyzować i uprościć do kilku prostych kroków.

1. Wystawienie faktury w programie

Najpierw należy zalogować się do swojego programu do faktur i przejść do sekcji „Wystaw fakturę”. Wprowadź wszystkie niezbędne dane, takie jak:

• Dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres, nazwa firmy),
• Lista produktów lub usług – ich nazwa, ilość, cena jednostkowa i stawka VAT,
• Forma płatności i termin zapłaty,
• Dodatkowe informacje, jeśli są wymagane (np. numer zamówienia, opis transakcji).

Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij „Zapisz”, aby upewnić się, że faktura jest poprawna.

2. Wysyłka faktury do KSeF

Jeśli Twój program jest zintegrowany z KSeF, proces wysyłki odbywa się automatycznie. Po zapisaniu faktury wystarczy wybrać opcję „Wyślij do KSeF”, a oprogramowanie samo prześle fakturę do Ministerstwa Finansów. Jeśli integracja nie jest jeszcze skonfigurowana, można ręcznie pobrać fakturę w formacie XML i przesłać ją przez stronę KSeF.

3. Otrzymanie numeru KSeF i potwierdzenie

Po poprawnym wysłaniu faktury system KSeF przypisze jej unikalny numer KSeF, który potwierdza, że dokument został zarejestrowany w bazie Ministerstwa Finansów. Ten numer możesz znaleźć w podglądzie faktury w swoim programie do fakturowania. Warto go zachować, ponieważ może być wymagany przy ewentualnych korektach lub reklamacjach.

4. Jak sprawdzić status faktury w KSeF?

W programie do faktur przedsiębiorcy mogą na bieżąco monitorować status swoich faktur. System automatycznie pobiera aktualizacje z KSeF i informuje, czy faktura została zaakceptowana, odrzucona lub jest w trakcie przetwarzania. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad dokumentami bez konieczności logowania się na stronę Ministerstwa Finansów.

Kontroluj czas wysyłki faktur do KSeF

Jednym z kluczowych udogodnień, które oferuje afaktury.pl, jest możliwość ustawienia opóźnienia wysyłki faktur. Funkcja ta pozwala na dostosowanie momentu, w którym faktura trafi do KSeF, co jest szczególnie przydatne w sytuacjach, kiedy chcesz mieć dodatkowy czas na dokonanie zmian lub sprawdzenie poprawności dokumentu.

Program umożliwia opóźnienie w wysyłce faktur do Krajowego Systemu e-Faktur o:

• 2 minuty,
• 5 minut,
• 10 minut,
• 30 minut,
• 1 godzina,
• 2 godziny,
• Na koniec dnia (po 22:00).

Jak opóźniona wysyłka faktur do KSeF działa w praktyce?

Załóżmy, że wystawiłeś fakturę w oprogramowaniu i chcesz wysłać ją do KSeF z opóźnieniem 10 minut. Wybierasz odpowiednią opcję w ustawieniach programu, a po zapisaniu faktury system automatycznie prześle ją do KSeF dokładnie 10 minut po jej zapisaniu na liście dokumentów. Dzięki temu masz dodatkowy czas na dokładne sprawdzenie wszystkich danych, co zmniejsza ryzyko popełnienia błędów.

Zarejestruj się i zacznij wysyłać faktury do KSeF

Nie czekaj dłużej - załóż konto w afaktury.pl już teraz i skorzystaj z 30-dniowego darmowego okresu próbnego. To doskonała okazja, aby przetestować program do faktur i zobaczyć, jak wygodne może być zarządzanie dokumentami księgowymi zintegrowanymi bezpośrednio z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki afaktury.pl możesz wystawiać faktury, wysyłać je do KSeF oraz kontrolować cały proces w sposób łatwy i intuicyjny, bez konieczności poświęcania czasu na skomplikowane procedury.

Zarejestruj się teraz, wystawiaj faktury bez błędów i wysyłaj je bezpośrednio do KSeF.