Status faktury

Zarządzanie dokumentami w firmie jest kluczowym elementem prowadzenia działalności. Gdy liczba faktur rośnie, ich sprawna organizacja może stać się wyzwaniem. Aby pomóc przedsiębiorcom, program afaktury.pl wprowadził funkcję nadawania statusów dokumentom, co znacząco usprawnia proces zarządzania finansami i dokumentacją.

Czym jest status dokumentu?

Status faktury to oznaczenie, które określa bieżący stan dokumentu w procesie obsługi. Dzięki tej funkcji użytkownik w prosty sposób może kontrolować, na jakim etapie znajduje się dana faktura lub związana z nią transakcja. System afaktury.pl oferuje szeroki wybór statusów, które można przypisywać każdemu dokumentowi, a dodatkowo wizualizuje je za pomocą kolorowych oznaczeń.

Przeczytaj więcej na temat: Status dokumentów

Jak działa nadawanie statusów fakturze?

Na liście dokumentów w programie do faktur znajduje się dedykowana kolumna, w której użytkownik może przypisać odpowiedni status do każdej faktury. Wystarczy kliknąć w pole statusu i wybrać jedną z dostępnych opcji. 

Statusy te mają przypisane kolory, co znacznie ułatwia ich identyfikację na liście dokumentów. Kolory pomagają także w szybkim przeglądaniu listy i wychwytywaniu dokumentów wymagających uwagi.

Dostępne statusy na liście faktur

W darmowym programie do faktur dostępne są następujące statusy:

• Anulowano - dokument został unieważniony i nie jest brany pod uwagę w rozliczeniach.
• Przyjęto - dokument został zaakceptowany, ale nie przeszedł jeszcze dalszych etapów.
• Rozliczono - płatność za dokument została zakończona.
• Towar wydano - wskazuje, że związany z fakturą towar został przekazany klientowi.
• W realizacji - dokument jest w trakcie przetwarzania.
• Wydrukowano - dokument został wydrukowany.
• Wymaga uwagi - dokument wymaga dodatkowej weryfikacji lub działania.
• Wysłano - faktura została przesłana do klienta.
• Zaakceptowano - dokument został zatwierdzony przez odpowiedzialną osobę.
• Zakończono - transakcja została zakończona, a dokument zamknięty.
• Zaksięgowano - dokument został ujęty w księgowości.
• Zapłacono - wskazuje na dokonanie płatności przez klienta.
• Zrealizowano - proces związany z dokumentem został w pełni zakończony.
• Zwrot - dokument dotyczy zwrotu towaru lub środków.

Jak zacząć korzystać z funkcji nadawania statusów fakturze?

Aby korzystać z funkcji nadawania statusów w programie do faktur, wystarczy:

1. Zalogować się w programie do faktur - przejdź na stronę główną afaktury.pl i zaloguj się.
2. Przejść do listy dokumentów - wybierz zakładkę „Faktury” lub „Dokumenty”.
3. Wybrać odpowiednią fakturę - znajdź dokument, któremu chcesz nadać status.
4. Przypisać status do faktury - kliknij w kolumnę statusu i wybierz odpowiednią opcję z listy.

Twórz własne statusy faktur

Aby stworzyć własny status, wystarczy przejść do zakładki Ustawienia, a następnie wybrać opcję Statusy i dopiski. W tym miejscu możesz wprowadzić nazwę nowego statusu, przypisać mu odpowiedni kolor oraz zapisać zmiany.

Po zapisaniu nowo utworzony status automatycznie pojawi się na liście dostępnych opcji zarówno w podglądzie faktur, jak i podczas ich tworzenia. Dzięki temu możesz precyzyjnie oznaczać faktury zgodnie z procesami zachodzącymi w Twojej firmie, na przykład dodając statusy takie jak „Do sprawdzenia”, „Czeka na akceptację” czy „Wysłano do klienta”.

Indywidualne oznaczenia nie tylko usprawniają identyfikację dokumentów, ale także pozwalają na lepszą organizację i kontrolę nad realizacją zadań. Wybór kolorów sprawia, że statusy są bardziej intuicyjne, co pozwala szybko zorientować się w bieżącej sytuacji w firmie. To proste narzędzie, które może znacząco poprawić efektywność codziennych obowiązków.

Zarządzaj fakturami sprawniej

Zarządzanie fakturami i monitorowanie płatności z programie do faktur afaktury.pl to prawdziwa rewolucja w codziennej pracy przedsiębiorcy. Dzięki inteligentnym statusom i sprytnym oznaczeniom masz wszystko pod ręką jak: termin płatności, aktualny status faktury i sygnały ostrzegawcze, które pomogą Ci działać błyskawicznie.

Fakturze minął termin płatności? Czerwony dzwoneczek natychmiast zwraca uwagę, że faktura wymaga uwagi. Status „Wysłano” w połączeniu z alarmującym oznaczeniem jasno wskazuje, że czas skontaktować się z klientem i przypomnieć o zaległości. To jak osobisty asystent, który dba, by żaden dokument nie wypadł z obiegu.

Każda zaległość staje się widoczna na pierwszy rzut oka, co pozwala działać szybko i efektywnie. Dzięki afaktury.pl Twoje finanse są zawsze pod kontrolą, a Ty możesz skupić się na rozwoju swojej firmy, zamiast tracić czas na chaotyczne przeszukiwanie faktur. 

Program do faktur afaktury.pl to najlepsze narzędzie do kontroli opóźnionych płatności.

Przypomnienie o płatności za fakturę w jednym kliknięciu

Z poziomu naszego programu zarządzanie nieopłaconymi fakturami jest szybkie, proste i niezwykle skuteczne. Bez konieczności opuszczania programu do faktur możesz w kilka sekund wysłać przypomnienie o płatności bezpośrednio na e-mail klienta. Co więcej, masz możliwość dostosowania treści przypomnienia, aby idealnie pasowało do sytuacji lub relacji z odbiorcą.

Ale to nie wszystko! Jeśli przypomnienie nie przyniesie efektu, z tego samego poziomu możesz wysłać monit lub bardziej stanowcze wezwanie do zapłaty. A jeśli sytuacja tego wymaga, program do fakturowania umożliwia również zlecenie windykacji profesjonalnej kancelarii, co pozwala oszczędzić czas i uniknąć żmudnych procedur.

To kompleksowe rozwiązanie daje Ci pełną kontrolę nad procesem odzyskiwania należności od przypomnienia po działania windykacyjne. Afaktury.pl to idealny partner każdego przedsiębiorcy, który stawia na efektywność i profesjonalizm.