Program do faktur online za darmo
Zaloguj
Utwórz konto
Aby przedłużyć ważność twojego konta należy dokonać płatności.
W przypadku problemów z płatnością, skontaktuj się z nami.
Afaktury.pl  >> Podpisy dokumentów

Podpis na fakturze

Program do faktur afaktury.pl oferuje funkcję dodawania podpisu osoby upoważnionej do wystawiania dokumentów. To narzędzie nie tylko pozwala zachować profesjonalny wygląd faktur, ale również ułatwia organizację i zarządzanie dokumentacją firmową. Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje, jak korzystać z tej funkcjonalności oraz dlaczego warto wybrać afaktury.pl.

 

Zapisz swój podpis w bazie programu do faktur

Aby zapisać swój podpis w bazie programu do faktur, należy wykonać kilka prostych kroków:

  1. Przejdź do ustawień programu do faktur - W pierwszym kroku musisz otworzyć ustawienia programu do fakturowania. Zazwyczaj znajduje się ono w górnym menu lub w panelu bocznym aplikacji.
  2. Wybierz "Dane firmy" - Po otwarciu ustawień znajdź sekcję „Dane firmy” i kliknij na nią. To tutaj znajdują się wszystkie podstawowe informacje o firmie, które możesz edytować.
  3. Zlokalizuj pole "Podpis / pieczątka graficzna" - W sekcji „Dane firmy” znajdziesz pole o nazwie „Podpis / pieczątka graficzna”. Kliknij w to pole, aby rozpocząć proces dodawania swojego podpisu.
  4. Załaduj plik z podpisem - Po kliknięciu w pole „Podpis / pieczątka graficzna” otworzy się okno, w którym możesz załadować wcześniej przygotowany plik z podpisem. Upewnij się, że plik jest zapisany w jednym z akceptowanych formatów graficznych (.jpg, .jpeg, .png, .gif).
  5. Zapisz zmiany - Po wybraniu pliku, kliknij przycisk „Zapisz”, aby zatwierdzić zmiany. Twój podpis lub pieczątka zostaną zapisane w bazie programu do faktur, dzięki czemu będą automatycznie dostępne do umieszczania na wszystkich fakturach, które wystawisz w przyszłości.

Dzięki temu zapisany podpis będzie łatwy do wykorzystania przy każdej fakturze, co przyspieszy proces wystawiania dokumentów i zapewni ich profesjonalny wygląd.


Dodaj podpis do faktury

Aby dodać podpis do faktury podczas jej wystawiania, wykonaj następujące kroki:

  1. Wystaw fakturę - Rozpocznij proces wystawiania faktury, przechodząc do odpowiedniego formularza w programie.
  2. Przewiń formularz w dół - W trakcie wypełniania faktury, przewiń formularz w dół, aby przejść do sekcji „Dodatkowe informacje faktury”.
  3. Rozwiń sekcję „Dodatkowe informacje faktury” - Kliknij na ikonę lub tekst, który pozwoli rozwinąć dodatkowe opcje w formularzu.
  4. Załaduj stopkę graficzną - W tej sekcji znajdziesz pole o nazwie „Załaduj stopkę graficzną” lub podobne. Kliknij w to pole, aby załadować wcześniej przygotowany plik z podpisem lub pieczątką.
  5. Wybierz plik z podpisem - Po kliknięciu w opcję „Załaduj stopkę graficzną”, otworzy się okno, w którym wybierzesz plik z podpisem lub pieczątką. Upewnij się, że plik jest zapisany w jednym z akceptowanych formatów (.jpg, .jpeg, .png, .gif).
  6. Zapisz zmiany - Po załadowaniu pliku podpisu, kliknij przycisk „Zapisz” lub „Załaduj”, aby zatwierdzić dodanie podpisu do faktury.

Dzięki temu podpis zostanie automatycznie umieszczony w stopce faktury i będzie widoczny na wystawionych dokumentach.

 

Kto powinien podpisać fakturę w firmie?

Zgodnie z przepisami, faktura powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy lub przez pracownika, który ma odpowiednie pełnomocnictwa. W praktyce oznacza to, że podpis na fakturze składany jest przez osobę, która ma prawo do zatwierdzania dokumentów finansowych, co może obejmować:

  1. Właściciela firmy - w przypadku małych firm, gdzie właściciel pełni wszystkie kluczowe funkcje zarządzające, to on najczęściej podpisuje faktury.
  2. Prezesów i dyrektorów - w większych firmach osoby te mają uprawnienia do reprezentowania przedsiębiorstwa i podpisywania dokumentów finansowych, w tym faktur.
  3. Księgowych i pracowników działu finansowego - w organizacjach, które posiadają rozbudowane działy księgowości, faktury mogą być podpisywane przez wyznaczone osoby z tego działu, zazwyczaj po wcześniejszym zatwierdzeniu przez osoby zarządzające. Często księgowi mają pełnomocnictwa do podpisywania faktur w ramach procedur wewnętrznych firmy.

Warto dodać, że w zależności od specyfiki firmy i jej struktury organizacyjnej, podpis na fakturze może być również pełnomocnictwem, które nadaje odpowiednią wagę dokumentowi i zapewnia jego zgodność z przepisami podatkowymi. Ponadto, w przypadku faktur elektronicznych, podpis może być złożony w formie elektronicznej (np. podpis kwalifikowany), który ma takie samo znaczenie prawne jak podpis odręczny.

Wszystkie te procedury mają na celu zapewnienie, że faktura jest poprawna i spełnia wymagania prawne, a osoba, która ją podpisuje, ma odpowiednie uprawnienia do zatwierdzenia transakcji.

 

Wymogi prawne dotyczące podpisu na fakturze

Wymogi prawne dotyczące podpisu na fakturze w Polsce są dość elastyczne, ale warto znać zasady, które je regulują. Zgodnie z przepisami prawa, faktura nie musi zawierać podpisu, aby była uznana za dokument ważny z punktu widzenia VAT.

Mimo że podpis nie jest obowiązkowy, w praktyce często jest stosowany, szczególnie w przypadku faktur papierowych, by potwierdzić autentyczność dokumentu i jego zatwierdzenie przez osobę upoważnioną w firmie. Taki podpis pełni rolę zapewnienia, że faktura została wystawiona zgodnie z prawem i zatwierdzona przez odpowiednią osobę. 

 

Dodaj podpis, logo lub zdjęcie produktu na fakturze

W darmowym programie do faktur masz możliwość dodania nie tylko podpisu graficznego, ale także logo swojej firmy czy zdjęć produktów - to świetne narzędzie, które pozwala Ci na pełną personalizację faktur. Wyjątkowo prosta w obsłudze opcja pozwala na wzbogacenie faktury o profesjonalny wygląd, który podkreśli wizerunek Twojej firmy. 

Dzięki tej funkcji, faktura staje się nie tylko obowiązkowym dokumentem, ale także skutecznym narzędziem marketingowym, które przyciąga uwagę i buduje profesjonalny wizerunek Twojej firmy.

 

Wiarygodne faktury - dlaczego podpis ma tak duże znaczenie?

Podpis na fakturze to nie tylko formalność - to element, który ma kluczowe znaczenie dla wiarygodności całego dokumentu. Choć z punktu widzenia przepisów prawnych faktura może funkcjonować bez podpisu, to jednak obecność podpisu (zwłaszcza w formie graficznej) daje pewność, że dokument został zatwierdzony przez osobę upoważnioną i jest zgodny z rzeczywistością. Podpis stanowi również zabezpieczenie przed ewentualnymi wątpliwościami co do autentyczności faktury. 

Dzięki niemu, zarówno Ty, jak i Twój klient, możecie mieć pewność, że dokument jest prawdziwy i odpowiednio zaaprobowany. Zatem nie zaniedbuj tego kroku - podpis na fakturze to element, który buduje zaufanie i profesjonalizm w oczach kontrahentów. 

Jeśli chcesz wystawiać faktury szybko, sprawnie i zgodnie z przepisami, wybierz najlepszy program do faktur - afaktury.pl i wystaw fakturę z podpisem, który zapewni jej pełną wiarygodność.

faktury.pl - efektywne fakturowanie dla Twojej firmy
Proszę czekać...
Styczeń|Luty|Marzec|Kwiecień|Maj|Czerwiec|Lipiec|Sierpień|Wrzesień|Październik|Listopad|Grudzień
Pn|Wt|Śr|Cz|Pt|So|Nd
ZGŁOŚ UWAGI
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E01. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.
W przypadku tego błędu najczęstrza przyczyna, to zerwanie połączenia z internetem - odśwież swoją aktualną stronę www.
W przypadku dalszych problemów skontaktuj się z nami.
Akcja została wykonana poprawnie.
Nie jesteś właścicielem tego elementu.
Błędne dane, nieprawidłowy nip lub numer konta
Brak uprawnień do wykonania akcji.
To pole nie może być puste.
Brak wyników.
Podałeś błędny kod weryfikacyjny
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E04. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.
Nie można wysłać formularza. Sprawdź czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione